在医院文件管理中纸质与电子文件并存

朱国雄

(肇庆市第一人民医院，广东　肇庆　526060)

当前，卫生信息化建设已经适应时代发展的需要，但是现在需要医院依然使用纸质文件进行数据的储存，而只有实现纸质以及电子文档的储存，才能更好的服务医院的工作以及相应的科研建设。只有实现文档的纸质以及电子相结合，才能更好的避免出现重复工作的现象，不断优化传统的文件管理工作。

一、医院管理人员应该掌握纸质与电子文件管理技能

(一)了解纸质文件以及电子文件管理相关的基本概念

对于纸质文以及电子的方式来管理医院的文件，一般有逻辑归档、物理归档，其中前者是借助计算机在不更改原来储存方式以及位置时，把电子档案转交给其他部门，后者是指把计算机中的文件独立集中保管，比如u盘等物理介质中。

(二)纸质文件与电子文件的标注

相关人员必须掌握以下几个方面的标注，比如电子文件光盘标签以及纸质文件与相应的电子文件的互见标注。一般光盘标签是指在光盘中所保存的电子档案的内容，是否可以规范的刻录到光盘中，这样把电子文件的位置在纸质文件以及电子文件中进行标注，可以便于文件的查询工作。以便于医院的相关人员对光盘标签的内容进行了解。

(三)能够熟练使用办公软件

医院文档管理人员必须掌握相应的网络知识以及计算机操作知识。由于电子文件必须依托于计算机，因此相关人员必须能够熟练的运用计算机操作技术、光盘刻录以及相应的信息处理等，这样可以为档案的管理、使用以及相应的开发提供强有力的保障。

二、领导重视，统一思想

(一)领导应高度重视纸质以及电子文件管理

在不断推进医院文件信息化的进程中，领导应该在其中扮演着举足轻重的作用。首先应该在领导的统一调度下，优化各个科室对该项建设的认识。其次，制定相应的规章制度，虽然在推动纸质化向电子化过渡，其实是以纸质文件管理为基础，并且电子文件的管理过程也存在一定的局限性，可是电子文件的管理方式、记录方式以及载体的不同，因此对于电子文件的保存应该制定新的管理方法。最后，由于在对电子文件进行归档处理的过程中，必须借助纸质文件到纸质归档管理，因此需要注意以下几点：第一，在制作电子文件的过程中，相关的管理工作人员，在对电子文件进行保存的过程中应该加强对电子文件的保管，从而可以使得电子文件真实有效的保存。第二，建立科学有效的电子档案数据库，对于需要进行归档的文件，相关部门都应该对其进行尽早的处理，相关领导应该通过开会的形式对各个工作人员进行指导，这样可以不断提高工作人员对档案归档处理的意识，还可以不断提高他们的工作积极性，制定行之有效的管理方法，在工作中做到有章可循，从而可以使得纸质文件和电子文件更好的促进医院的日常工作。

(二)在制度中凸显纸质以及电子文件管理

医院的相关部门应该把纸质文件以及电子文件归档的过程中，应该将其纳入相应管理制度当中，由于电子文件在不同的环节产生，并且涉及的部分繁多，例如有的文件在计算机网络上产生，而有的则在pc端产生。此外，电子文件由于来源于不同的人员，其具有不同的业务水平，这样使得电子文件存在质量上存在差异性，并且对归档电子的完整性造成影响。只有各个单位把电子文件和纸质文件进行配套管理，才能有效的避免电子文件在进行配套管理工作过程中出现差错。只有将电子文件的如下环节(形成、积累、整理、鉴定、归档)纳入管理制度以及有关工作人员的指责中，才能有效的促进电子文档的形成以及归档同步进行，进而凸显纸质文档的作用。

三、提供配套管理所必须的物质保障

有纸质文件以及电子文件进行保管以及归档的过程中存在一定的差异性。一般情况下，纸质文档主要把存在库房以及装具中，此外可以进行随时的查询。可是由于电子档案文件由于其如下几个方面和纸质版之间存在差异性，比如：记录的方法、载体的形式以及相应的阅读方式等，从而可以看出其对文件的管路环节要求较高。归档纸质和电子文件在实施的过程中，医院的各个部门都应该依据自身的需要设置对文件分类，对于不同的数据采取不同的保管方式，比如核心文件应该使用纸质版，这样可以防止储存在数据库中出现恶意软件的入侵等，对于那些经常使用文件应该使用电子文档进行保存，这样可以提高医院的工作效率，这时需要医院提供给相应的设备，比如打印机以及文件扫描仪等。

四、结论

总之，面对医院海量的信息，只有对其进行有效的管理，才能不断优化医院的工作效率以及相应的科研水平。对于不同的文件配置相应的载体，才能更好的发挥文件的作用。现在如何做好纸质文件以及电子文件的归档已经成为医院办公自动化的重要一步。在进行管理的过程中应该充分利用纸质以及电子文件的优势，从而不断优化医院的工作。

参考文献：

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