新常态下企业人事档案新思路——以信息化促发展

杨 丽

(靖远煤电股份有限公司，甘肃 靖远 730913)

随着社会主义市场经济改革的不断深入，我国在社会、经济发展都进入了一个新常态发展阶段，传统的企业人事科变革为现代的人力资源管理部，工作任务从单一的人事管理转变为集管理、培训、激励等为一体的综合化管理，作为其重要组成部分的人事档案管理也出现了传统的档案管理模式和现代企业管理方式之间的不适应问题，这就要求我们要与时俱进，对比时代要求，抢抓改革机遇，找到一条适合新常态下企业人事档案工作新思路。以我所在的靖远煤电集团为例，认真分析具体工作中存在的问题，结合实际条件，找到新的工作方法。

煤炭行业作为关系到国计民生的劳动密集型行业，其管理模式的变化一直是国企改革的缩影，从上世纪六七十年代的“靖远矿务局”到本世纪初股份制改革后的“靖远煤业公司”，直到现在的上市公司“靖远煤电集团公司”，企业形式的不断变化使得其人力资源及其人事档案管理也出现了一些新的问题。

一、历史材料不完整

在一些干部提拔任用或者到龄退休时需要完整的档案资料办理相关手续，有些人员由于档案材料不够完整无法办理，这时就需要本人去原单位补充相关材料，但随着企业的改制和原单位的整合变化，有些单位甚至都已经不存在了，有些因档案不连续，工龄间断，无法正常计算相应的福利待遇，也与企业处理劳动纠纷等问题埋下隐患，随着时间的推移，这样的问题会变得更多。我们可以分两步解决这一问题，首先应该补全历史资料，严格按照档案管理相关文件的规定，组织档案管理人员做一次专项核查，对所有人员的档案逐一检查规范，建立台账，通知本人缺什么补什么，即补全旧账；另外要形成长效的计划和制度，每年底或季末统一由相关部门向档案室提供存档文件，由档案管理人员及时装入相关人员档案，不欠新账。

二、档案内容不全面

新时期对档案内容要有新的变化与要求，传统人事档案记载个人履历，社会关系，政治面貌，工资调整等基本情况的内容较多，反映个人工作能力，技术特长，经济收入等方面内容较少，不能全面反映个人综合素质。

全面详实的个人资料可以为人事部门提供最准确的参考，方便人力资源调配，保证人才的合理配置和合理使用。作为矿井开采企业的特点，随着有些矿井资源的枯竭，需要井口闭坑，人员分流，科学详细的人事档案信息对于顺利开展工作显得尤为重要。

三、管理使用较落后

多年以来，人事档案一直采用纸质存放、人工管理模式，进行人事统计时全靠人力翻阅，存在工作量大、效率不高、统计不准、损毁原件等问题。

四、人员管理不专业

原有国有企业档案工作是在主管机关档案人员的指导下进行，所以现有国有企业档案人员很少参加省、市、区档案系统举办的专业知识培训，致使档案人员业务素质及其工作方法、工作成效难以适应新形势下档案管理的要求。个别国有企业档案人员根本就没有参加过档案业务知识培训，仅凭自身经验办事，档案管理没有章法，缺乏科学有效地管理体制。

以上几方面不协调因素在实际工作中已经制约了档案管理工作的发展，影响了向人事部门提供及时准确的人事档案信息。随着信息技术的飞速发展，经济水平的显著提高，应上级档案管理部门要求，各单位都在加速推进人事档案信息化建设，信息化对我们来说不仅是一种新的工作方式，而且是一个解决历史问题的难得机遇。

(一)在档案信息化过程中，不论是资料不完整的问题，还是内容不全面的问题都可以在信息化的过程中补充完善，同时更加方便以后对信息的管理。档案信息化不仅仅是要求将个人信息录入电脑，有利于平时查阅时快速检索，实现大数据统计，更多的是要实现信息化的高级应用，在实现数据化的过程中，要尽量满足档案信息的网络共享，人事部门领导和各科室主管，各有自己的使用权限，根据工作需要调取与工作相关的内容，这样既可以提高工作效率，又满足了档案工作保密性的要求，不仅使查阅档案更加高效、准确，而且可以更好的保护纸质档案，防止损坏、丢失原件等情形的发生。

(二)通过档案信息化提高档案管理人员素质和水平。以前有些档案管理人员是由行政管理人员兼职，工作性质相当于“档案仓库管理员”，不具备专业的档案管理业务知识，随着人事管理法治化进程的推进，对档案管理人员个人素质和水平提出了一定的要求，首先要求配备政治觉悟合格，工作作风严谨的专业档案管理人员，其次要通过积极参加各级档案管理部门组织的各类专业培训，使档案管理人员掌握现行标准的档案管理方法，能够熟练使用相关的档案管理软件，同时通过网络技术的熟练应用，可以对一些学历、论文等材料进行鉴别审核，增强档案材料的真实可靠性。

人事档案的信息化建设是档案事业发展的重要方向，是企业管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。我们要借着档案信息化建设的有利时机，完善档案工作的硬件设备，提高档案现代化管理能力，让人事档案更好地为人事部门的决策提供服务，进而为企业的可持续发展提供有力的人力资源服务。

[1]张海英.析新常态下的企业人事档案管理工作[J].办公自动化，2015(5).

[2]商晶.中共中央组织部办公厅[S].干部人事档案工作选编，2014(8).