新形势下档案管理工作的规范化

马小荣

(云南省丽江市华坪县档案局，云南 华坪 674800)

当前我国处于历史发展的新时期，档案管理工作中也越来越多的应用了现代的科学技术，这给新形势下的档案管理工作带来了机遇也带来了挑战，那么怎样进一步改善档案管理工作，使档案管理更科学化、规范化成为了当前我们亟待解决的问题。

一、档案管理工作规范化的意义

档案管理工作是一个单位进步与发展的重要性基础资料，是衡量单位工作人员工作素质的重要信息，是推进社会发展的重要资源，因此任何一个的单位都必须重视档案管理工作的正常开展。档案资料不仅记录了企业及个人的发展历程，同时也是各项评价工作顺利高效开展的重要前提，在日常工作中如何使档案管理更加的规范化成为了我们必须要重视的问题。档案管理工作规范化不仅能够提高单位决策的科学性和合理性，还能促进单位各项工作规划的顺利进行，更能进一步增强企业的综合竞争力，实现我国经济的快速发展。

在档案管理工作中需要格外重视各项档案资源的保管和维护，要积极引用当前较为先进的档案管理模式，通过新的管理模式来实现档案资源的优化管理，进而方便档案资源的运用，保证档案工作的科学性。新时期下档案管理工作发生了很大转变，档案管理呈现出信息化、数据化的趋势，这就对当前的档案管理提出了新的要求，一是要重视现代档案管理信息化技术的持续运用；二是要持续优化档案管理工作设计；三是要重视档案管理工作人员的整体素质，不断提高档案管理工作人员的信息化技术等等，通过这些转变可实现档案管理的科学性、安全性和合理性。

二、在新形势下档案规范化管理存在的问题

虽然当前我国的档案管理取得了一定的成绩，但是在日常工作过程中仍然存在着许多问题，具体如下：

(一)档案管理体系不健全

随着社会经济的快速发展，各行各业都开始注重建立相应的管理体制，档案管理也是如此需要建立与之配套的管理体系，确保档案管理工作的正常开展，使各项管理制度都符合规范。然而当前我国的档案管理中存在着许多不切合实际的情况，如当前的档案管理体系不健全，这样的管理体系不仅不能保证正常档案管理工作的正常开展甚至会阻碍档案管理工作的规范化进程，造成档案管理工作效率低。

(二)档案管理员素质无法满足当前档案管理的要求

新的形势下对档案管理工作提出了更高的要求，要求相关工作要更加规范化和信息化，进而对档案管理工作人员提出了更高的要求，但是当前档案管理工作人员的素质普遍较低，给档案管理工作的规范化和信息化带来了很大的影响。特别是信息化技术的管理和应用，很多档案工作人员还不能掌握，在日常工作中只是简单地对档案资料进行归纳和整理，缺乏科学、系统地采集，不利于档案管理的信息化。此外，档案管理人员在工作中缺少相应的培训，其现有的知识和技能无法满足新形势下档案管理的要求，不能适应信息化和规范化档案管理工作的需求。

(三)档案管理方法落后、信息化程度较低

信息化时代的到来给当前的档案管理工作带来了巨大的挑战，如何能够快速地将现代化的信息技术应用于档案管理当中是当前必须要解决的问题。此外将这些先进的技术应用于档案管理工作中，符合当下新形势对档案管理工作的要求。如何将档案管理和现阶段技术进行有效结合成为了当前我们必须面对的问题，当前我国档案管理信息化程度低，一是未按照要求创建网络管理平台，档案管理信息化程度较低；二是不能紧跟时代脚步采用先进的管理方法，仍然采用过去的手工登记方法，造成档案资料缺乏准确性和完整性，不利于档案的合理利用，降低了档案管理工作的质量和效率；三是档案管理工作中受人为因素影响太大，没有突出当前信息化技术在档案管理中的作用，使档案管理工作存在很多安全隐患，档案信息化及规范化程度亟待提高。

(四)对档案管理工作的重视程度不够

新形势下档案管理工作难度大，涉及范围广、内容多，对档案管理工作人员的水平也提出了更高的要求。然而当前很多单位的档案管理者对档案管理的重要性认识不足，不仅没有紧跟形势对档案管理工作进行创新化管理，就连基础的档案管理工作都没有做好，进而导致档案管理工作存在很多的隐患，不能适应现代化档案管理工作的要求，这严重影响了新形势下档案管理工作的工作质量和效率。这主要体现在：一是未按照档案管理工作要求建立完整的档案管理制度，使档案管理工作缺乏规范化的约束；二是档案管理方法落后，不能满足档案管理工作的要求；三是大部分单位只注重档案的运用，却忽视了档案管理工作的开展，在档案管理工作上投入较少，导致资源配置工作受限，不仅无法提供良好的硬件设备，也没有先进的软件设施，给档案管理工作的规范化发展带来了巨大的挑战。

三、新形势下档案管理规范化措施

(一)进一步健全档案管理体系

新形势下要更加注重档案管理体系的建立，不断对旧有的档案管理制度进行创新和改革，从各个方面来解决当前档案管理制度中存在的问题，进而使得档案管理体系及相关制度能够满足当前档案管理工作的需求。一是要注重档案管理工作的质量，细化档案管理制度，使档案管理工作人员能够清楚地知道自身的职责，并严格按照各项规章制度来开展档案管理工作；二是要从整体上对档案管理制度进行阶段性的更新和改革，加大对制度本身的优化和弥补，确保档案管理工作的规范化开展。

(二)提高档案管理者的整体素质

档案管理工作的进一步规范化是新时代的要求，然而由于档案管理工作内容繁杂，工作量较大，这在一定程度上给档案工作人员自身素质提出了更高的要求，作为档案管理工作人员，不仅需要具备基本的档案管理知识，还应具备现代化的档案管理信息化技术，才能满足当前档案管理信息化的要求。此外，要提高档案管理者的整体素质，主要针对档案管理人员的实际情况来进行有效性的培训，尽可能地补齐短板，发挥优点；

(三)持续优化档案管理的方法和技术

新形势下，过去的档案管理技术和方法已经无法满足当前档案管理规范化的工作要求，因此在日常管理工作中要想实现档案的规范化管理，就必须重视一下几点工作的开展：一是要持续加强信息化技术的应用，了解信息化技术在档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出相应的策略，使信息化技术和档案管理工作完美结合在一起；二是要注重档案管理工作的规范性和保密性，将现代化技术融入到档案管理工作当中，确保档案的安全性，避免档案丢失现象的发生；三是要对电子档案系统进行日常监管及备份，防止系统出现错误，造成档案丢失；四是要按照信息化档案管理的要求，配备相应的硬件设施，逐步将现有的纸质档案电子化，进一步提高档案管理工作的质量和效率。

(四)按照要求逐步实现档案管理工作的规范化

档案管理单位要意识到档案管理工作规范化的必要性和重要性，并严格按照相关要求来开展档案管理工作，通过日常的点滴工作来实现档案工作的规范化管理，进一步提高档案利用效率，为单位的持续发展奠定坚实基础。

四、结束语

综上所述，新形势下实现档案管理规范化是档案管理发展的必要要求，同时也是时代发展的要求，然而当前档案管理规范化过程中存在着许多问题，诸如档案管理体系不健全、档案管理员素质普遍较低、档案管理方法落后且信息化程度较低、对档案管理工作的重视程度不够等，针对这些问题，提出了几点措施，如进一步健全档案管理体系、提高档案管理人员素质、持续优化档案管理的方法和技术等，相信通过这些措施能够推动档案管理工作的规范化。

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