信息化条件下做好电力企业档案管理的策略探析

吕春兰

（天津华能杨柳青热电有限责任公司，天津 300380）

前言：目前，信息技术已经被广泛应用在各个领域中。其在电力企业档案管理工作中的利用，不仅为企业发展提供了更多的机遇，同时也提高了企业内部档案信息管理的效率。另外，在进行档案管理时，利用网络设备对档案数据进行存储、整理和调阅，既增强了档案的信息管理和信息服务的功能，又促进了档案工作网络化和信息化的发展。

一、电力企业进行信息化档案管理建设的意义

档案管理是电力企业稳定发展中不可缺少的基础工作，关系到电力企业的稳定运行及生产经营中的多个方面，如技术改造、与企业职工利益息息相关的凭证等信息内容，对企业的发展进步具有重要的意义。电力企业档案信息化工作更是提高其为企业为职工的服务效率，具体来说，主要表现在以下几方面：第一，对电力企业的档案进行信息化管理，可以提高信息的实效性，为企业经营发展提供快捷的服务。第二，使用信息化的设备和方式对档案信息进行管理，可以及时发现管理中存在的各种问题，增强了相关信息管理的科学性，进一步提升了管理工作的完善性。第三，利用信息技术和网络进行档案管理，符合时代发展的潮流，提高了电力企业对档案管理的效率，促进了管理工作的有效开展，同时对提高电力企业的竞争力，以及推动企业的现代化发展进程具有一定的促进作用。第四，进行档案信息化建设，可以加强对企业知识产权和其他各项资产的有效管理，促进了企业经济效益的提升[1]。

二、做好电力企业档案信息化管理的策略

（一）做好信息化管理宣传工作

电力企业的档案作为记录企业重要信息数据的资源，可以为企业各项决策的制定，提供更多有效的参考。因此，企业相关领导人在开展各项管理工作时，必须提高对管理方式的重视；企业的信息化水平决定着档案管理的信息化水平，信息部门要加强对软件的开发，并做好相应的宣传工作；档案管理人员要认识到信息化管理方式的优势，充分利用现代化管理手段，提高档案管理的信息化和现代化管理水平，为各项工作的顺利运转提供更好的服务。

（二）加强档案管理的规范化

信息化档案管理属于一种现代化的管理手段，这种方式在使用中，通常将现代科学理论作为管理的依据，并使用现代化的管理方法，实现对档案信息资源开发和利用，以此为电力企业的发展提供有效的信息数据和经营服务。在此过程中，要想保证档案信息作用的充分发挥，还需要注意提高档案管理的规范化程度，根据国家制定的相关标准，对档案进行合理的分类、组卷、著录和编目，确保文件和案卷信息录入详细完整、正确排序、科学分类以及便捷检索，为利用者提供便利快捷地服务。

（三）强化对档案管理信息系统的安全防控

电力企业在运用信息化手段进行档案管理时，就必须做好对档案管理信息系统的安全防控工作，提高网络管理系统的安全性，避免出现信息泄露或损毁问题。在开展档案管理工作时，首先，应使用防火墙等技术对企业的内部局域网与外网环境，进行物理隔离，制定相应的准入机制，加强对进入系统内部信息的控制，避免不良信息的进入，确保档案信息传输的安全性。其次，在档案信息系统平台设置登陆权限，对系统内部档案信息使用人员进行控制，防止出现人员方面的信息泄露问题。再次，不能使用非涉密计算机，作为管理企业涉密档案的载体，使用适合的设备提高对电力企业档案管理系统的安全防控。最后，在使用计算机设备进行档案管理时，需要经常对其进行检查，及时安装防病毒软件，做好对计算机软件和系统的更新、清理工作[2]。

（四）建立高素质的档案管理人才队伍

人才作为企业竞争力的核心，对企业的健康发展具有重要的促进作用。而要想提高电力企业在市场中的竞争力，就必须提高对高素质人才的重视，建立一支适用于企业管理的高素质人才队伍，进而提升电力企业档案管理工作开展的合理性。对此，可从以下几方面进行考虑：第一，针对信息化档案管理，建立一支独立的档案管理队伍，并设置独立的档案信息化管理部门，为管理人员进行信息管理工作营造良好的环境。第二，企业可以使用对外招聘、对内选拔方式，扩充档案管理队伍人才数量，提高人员的整体素质。第三，通过教育和培训途径，加强对内部管理人员的培养，使其掌握相关的管理知识和管理能力。同时，在进行员工培养过程中，还应注意素质培养的全面性，加强管理人员在职业道德、责任感和奉献精神等方面心理服务素质的培养，提升工作人员档案管理方面的综合素养。

（五）创新档案管理观念

在进行信息化档案管理时，为了提高档案管理的效果，确保管理的方式可以满足电力企业发展的需要，起到良好的管理效果，就需要对使用的管理理念进行创新，比如在进行档案管理时，在系统中增加定期自动增量、全量备份功能，进一步保障数据的安全性，避免信息损毁带来的问题；又如，档案管理人员应从幕后走向台前，借助信息平台参与到机构的各种职能活动中，及时、主动地提供决策所。

结论：总而言之，在对电力企业进行档案信息管理时，必须提高对管理方式的重视程度，了解信息管理方式对档案管理的意义，然后做好对信息化档案管理方式的宣传工作，同时还应注意加强档案管理的规范性和安全性，并建立高素质的人才管理队伍，实现对档案管理理念的创新，不断满足企业档案管理需要。