科研院所改革背景下人事档案数字化管理的思考与探索

陈 俊

浙江省淡水水产研究所

科研院所改革是党和国家深入实施创新驱动发展战略的重要举措。创新驱动的实质是人才驱动，人才是科研院所发展的第一资源。干部人事档案材料是反映干部、人才情况的基本凭证和重要依据，通过数字化管理模式，重点收集干部个人自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善其中的内容，是教育培养、选拔任用干部的重要基础。

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。机构改革是党和国家简政放权的重要途径，干部人事档案工作的好坏直接体现了对党和国家方针政策的执行力度。随着机构改革的不断深入，科研院所人事工作的规范化要求越来越高，人事档案数字化管理的重要性越来越凸显。

1 科研院所人事档案数字化管理存在的问题

1.1 职责定位不够明确

科研院所以科学研究为主，人事档案管理工作是一项需要长期坚持的基础性工作，短期内看不出成效，因此干部人事档案管理工作职责定位不明确。主要表现为：一是未设置专职人事档案管理岗。科研院所科技人员编制数量多，管理人员编制数量紧张。人事部门一般不会设置专职人事档案管理岗，此项工作基本是由人事部门职工兼顾的，该岗位的定位和职责不清。二是机构改革使得人事部门工作量激增，难以确保人事档案管理工作质量。机构改革过程中，人事部门工作人员既要完成日常人事工作，又要完成机构改革前后的衔接工作，工作时间紧，任务重，难以确保人事档案管理工作质量。

1.2 管理方式不够规范

在人事档案管理工作实践中，存在管理方式不规范的问题。一是材料收集不齐全。科技人员来源渠道多，有应届毕业生、企业人员、军队转业人员等，各单位重视程度不同，造成前期人事档案材料收集水平不同。二是归档不及时，手续不到位。在改革过程中，部分人员在部门设置和岗位变动安排过程中发生的职务任免、岗位调整材料需要及时补充到本人的人事档案中。同时，科研院所改革面临职工流动，人事档案转递工作增加。《干部人事档案材料收集归档规定》第三十条规定：在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。实际工作中，人事部门工作任务重，不一定会及时收集归档，履行归档手续。

1.3 作用发挥不够全面

目前，科研院所人事部门对干部人事档案的管理、利用仍以纸质件为主，一般通过翻看档案原件达到利用目的，这不但会造成原件的损坏，还难以全面发挥人事档案的作用。在实际工作过程中效率较低、归类不细化、文件易丢失，增加工作难度以及强度。《干部人事档案工作条例》第二十六条要求提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全干部人事档案信息化管理体系。开发人事档案信息资源，推进干部人事档案信息建设，已成为干部人事档案数字化管理工作的重要方向。

2 科研院所人事档案数字化管理探索

2.1 重视人事档案管理，加强工作制度保障

科研院所应充分重视干部人事档案数字化管理工作，加强制度建设，加强物资和人员投入。首先，建立健全人事档案管理工作制度，使人事档案管理工作有章可循。其次，加强物资和人员投入。改善人事档案保管条件，设立专门的库房，做好对实体档案的防护。建立由人事部门牵头、综合档案室协助的实体管理模式，对人事档案进行管理。人事部门可与单位综合档案室进行合作，将人事档案实体放入综合档案室托管，这样既减轻了人事部门的工作压力，也可以充分利用档案人员的专业知识。最后，加强对人事档案管理人员的业务培训，组织人事及档案管理人员系统学习人事档案管理相关法律、法规、政策，提高档案业务素质。

2.2 规范人事档案管理工作流程，实行标准规范操作

提升档案管理人员的管理能力，规范人事档案管理工作的流程，严肃认真开展人事档案的资料收集、整理鉴别、分类归档以及查（借）阅、转递等各项工作。一方面，保证人事档案材料收集完整、归档及时、手续齐全。根据工作人员业绩和工作变化及时收集、更新材料，提升人事档案信息的实效性、真实性。另一方面，加强与上级行政部门的联系，及时获取相关政策，组织专业培训，充分掌握人事档案管理相关政策，对人事档案管理政策的变化保持敏锐性。

2.3 打造人事档案系统，实现档案数字化管理

人事档案管理工作越来越细化，为了减少人事档案管理工作中出现纰漏，必须加强数字化管理。利用现代信息技术，将传统纸质件里的内容转化为数字信息，构建数字化人事档案信息系统。围绕建设数字化人事档案信息系统目标，统筹运用数字化技术，注重顶层设计、科学开发、标准制定，把数字化、一体化、现代化贯穿到人事档案数字化系统的设计、开发和利用全过程，实现自动著录、全文检索、数据分析等功能，将人员信息、社会关系、学习经历、工作经历、任免信息、奖惩信息等通过系统展现出来。通过系统分析、精确研判，实现科研院所跨专业、跨学科整合人才资源，为人才引进提供数据支撑，为研究团队的组建提供科学依据。

总而言之，人事档案数字化管理既是深入贯彻全省数字化改革精神，又是贯彻落实从严管理干部要求；既是充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，也是推动干部人事档案管理工作科学化、制度化、规范化的必然选择。接下来要继续加大人事档案数字化管理工作步伐，以数字化建设成效推动人事档案整体工作再上新台阶，为全省数字化改革增添亮丽风景，推动人事档案管理工作整体智治。