条形码技术在企业档案管理中的应用

2018-11-24曾立春

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

曾立春

宁波海工集团公司

企业档案数字化工作的推进、档案数据化的发展，为档案查询利用提供了更为便捷的方式。条形码技术的应用，进一步加快了档案现代化管理步伐，对企业档案库存统计、档案借阅状态管理、档案实体安全管理、档案部门服务质量和效率提升，都具有重要的现实意义。笔者所在企业在档案管理工作中，导入条形码技术，并逐步扩大应用，取得了良好效果，本文阐述一二，与广大档案工作者共同探讨。

1 条形码技术的概念及主要特点

1.1 条形码技术的概念

条形码技术是条形码自动识别技术的简称，是在当代信息技术基础上产生和发展起来的符号自动识别技术。它将符号编码、数据采集、自动识别、录入和存储信息等功能融为一体，能有效解决物流过程中大量数据的采集与自动录入问题。

条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识别读取信息，并将其录入计算机的技术。

1.2 条形码技术的主要特点

（1）条形码的唯一性。条形码的唯一性与档案编号的唯一性有着雷同的意义。以“件”为整理和保管单位，让条形码有了更专一的特质。在编码过程中，应合理制订编号规则，条码最好能体现档案类别特征。

（2）条形码查询快捷、准确，且操作方便。条形码查询，既可以通过手工键盘输入，也可以用扫描枪扫描，识别速度快、准确无误，且操作方便。

（3）条形码技术提高工作效率。条形码技术的导入应用，为档案利用统计提供了有效参考数据；有助于管理人员对档案资料的核查、统计，降低了管理人员的工作强度，提高了工作效率。

2 条形码技术在企业档案管理中的应用

笔者所在企业近年来信息化速度加快，档案部门数字化、电子化进程突进，但按件整理录入的方式，使大量档案在借阅利用过程中，仍依靠手工登记；涉密档案填写申请单、找领导签字等流程，让利用者苦不堪言，在“最多跑一次”改革的启发下，笔者联系单位信息部门，共同设计条形码，梳理相关数据库，并通过企业OA内网，建立查、借阅流程，让传统手工档案借、还等工作实现了位移信息自动记录。

2.1 条形码的设计

（1）条形码根据档案数据库进行设计，一般情况下，它的唯一性，是设计中必须具备的选项，条形码设计的合理性是开展电脑检索和查找利用的基础。笔者所在企业根据实际情况选择使用普通条形码，增加了印刷内容。以文书档案为例，将条形码分3层设计。第一层是企业Logo＋时间＋档案类别，第二层是条形码，第三层是类别字母＋保管期限＋流水号，如图1所示。

图1 文书档案条形码

再如科技档案：第一层是企业Logo＋档案类别＋分类号，第二层是条形码，第三层是资料大流水号，如图2所示。

图2 科技档案（脱密）条形码

再如干部人事档案：第一层是企业Logo＋档案类别，第二层是条形码，第三层是姓氏第一个字母＋流水号，如图3所示。

以上实例是笔者所在企业档案条形码设计的基本格式，它既符合该企业标准化要求，又能从中看到档案类别，出入库直观、方便取用。

（2）建立条形码编码信息录入的数据库，让条形码批量打印速度更快。

笔者所在单位率先在科技档案数据库导入条形码应用技术。在条形码打印前，首先完善科技档案数据库，将所有成册科技档案按要求导入相应数据库，打印条形码标签时，批量打印，速度更快、更高效。

（3）条形码样式根据需要选择单联或双联，该企业选择了双联，纸质检索目录上和对应档案上各贴一联标签，便于查询。

（4）与企业内网相连，通过内网提交借阅申请，利用系统自动记录档案位移状况。

2.2 条形码的前期工作

（1）设备的准备。条形码设计完成后，与匹配的设备连接。

（2）耗材的选择。条形码的载体，即标签粘贴纸，有白色的非热敏纸和亚银纸，在进行对比后，笔者选择了亚银纸标签，因为白色的非热敏纸依然存在消字的风险，这在档案耗材使用中是一大忌，亚银纸避免了这一致命缺陷，但亚银纸也有弱点，遇到尖锐利器易被刮伤，所以在档案使用保管过程中需要避免刮伤条形码。

2.3 涉密档案借、还的安全

条形码技术在企业涉密档案应用中，成为档案利用过程安全的守护者。遵从相关保密管理规定，涉密档案按照密级分类、录入人员权限和使用记录，实施物理隔离其他档案管理系统和涉密档案使用专用通道。笔者所在企业，通过OA平台，建立涉密文献（脱密）查询目录，设定查、借人员权限，以及阅览、借阅需要的保密流程，档案部门通过涉密借阅系统自动记录涉密资料借、还等信息，使涉密档案位移一目了然。相较于传统借阅中领导审批签字流程、利用统计等等工作，扫码或输入条形码极大地提高了工作效率和档案的安全。