职业学校酒店管理专业档案管理对策探讨

胡梨芳

杭州市中策职业学校

职业学校的教师、学生在开展教学活动期间，会形成具有信息储存价值的相关文字材料，而职业学校酒店管理专业档案管理，一般指的是将这些具备参考意义的材料以文字记录、信息化记录等方式保存下来。这可以为今后教学活动的开展提供参考依据，对职业学校来说有着重要意义。但在步入新世纪后，网络信息技术的快速发展使得传统的职业学校酒店管理专业档案管理模式显得过于落后，档案管理人员的管理理念急需更新，才能满足日益增长的档案管理工作需求。为此，学校要注重对档案管理人员素质的提升工作，且能针对性解决目前档案管理工作中出现的问题。

1 职业学校酒店管理专业档案工作现状

职业学校的酒店管理专业档案资料的来源过于分散，由于专业的特殊原因，必须时刻和旅游景点、酒店、旅行社等单位持有联系，且应届生实习基本都要去上述单位，实习报告的档案材料也来源于这些区域。因此，职业学校酒店管理专业的档案材料来源大致可分成以下几类：教职工及学生基本信息、校内教学活动总结、学生在酒店等地的实习报告、关于各地景区和酒店的相关资料等。这导致档案来源过于分散，如果没有一定的酒店管理经验作为基础，很难对这些档案材料进行分类整理。

职业学校酒店管理专业档案工作开展中暴露出一系列问题，主要表现为：

其一，管理力量薄弱，档案材料过于分散。由于酒店管理专业的档案资料时间跨度较长，范围较广，除了产生于校园内部以外，还产生于酒店、景区等，如，介绍酒店的光盘资料。而且安排学生校外实习时，因受到诸多因素限制，实习地点并不固定，所以学生实习内容和思想汇报来源有所差异。由于配套管理制度不完善，内容局限性较大，导致档案资料无法及时收集和保管，存在重要档案资料丢失和损坏的情况。

其二，职业学校酒店管理专业教师意识薄弱，档案资料不确定性较强，重视程度不够，认为这就是抄抄写写。保管性工作，不能创造经济效益。由于酒店管理专业性较强，需要收集的信息包括学生的实习情况、酒店情况、市场情况等，但是在某个阶段收集哪些信息却不确定，未能指定一个合理计划表来预见性收集信息，更多的是依据某阶段酒店行业市场状况和教学需要来选择，导致信息精准度有所不足。

其三，职业学校酒店管理专业飞速发展，专业档案体系和各软件硬件不够健全。档案资料信息也处于不断更新状态下，但是配套的档案资料却未能及时更新，一定程度上制约了后续工作的高效开展。

2 做好职业学校酒店管理专业档案工作的策略

2.1 健全并完善档案管理制度

现阶段职业学校在全国各地的数量逐渐变多，办学规模也逐渐扩大，对酒店管理专业的档案工作提出了更多要求，整项档案管理工作趋于规范化、科学化。这就要求工作人员能结合职业学校酒店管理专业发展现状，对现有的档案管理制度做出一定优化和革新，不断健全并完善档案管理体系。此外要对档案管理工作的流程等进行规范化处理，这对档案管理工作的水平提高起着正向促进作用。只有完善的档案管理制度作为指引，才能让档案管理工作更加科学、合理，且学校领导应认识到档案管理工作的重要性，给予档案管理部门资金支持。

2.2 对档案信息做数字化处理

职业学校酒店管理专业档案管理工作内容比较特殊，不仅包括校内教职工、学生的基本信息，还包括一些教师教学计划、教学交流材料、学生成绩报告、学生在酒店实习的报告及心得体会、国内外星级酒店相关资料等，这就导致对其进行分类、存储的难度较高。此外酒店管理专业的档案载体也较为复杂，除了传统的纸质资料外，还有光盘、磁带、电子材料等，这也导致有些教师、学生想要查找相关资料时，需要经过烦琐的查找步骤，这降低了档案管理工作的工作效率，为此急需对档案进行数字化处理。数字化指的是利用网络信息技术，将图像、文本、音频、数据、纸质文献等上边存储的信息转化成电子信息，并存储在学校的中央服务器和局域网中，这样做不仅档案信息不容易丢失，且由于搜索引擎的架设，本专业的教职工、学生等查阅资料更方便，而且避免在翻找档案原件时出现多余破损，对其形成必要保护。

2.3 加强工学结合档案业务建设

职业学校主要是培养专业技能型人才，为了推动职业学校酒店管理专业建设和发展，在档案管理工作中一个重要内容是做好工学结合档案业务建设，依据“三纳入、四同步”原则将其纳入学校总体档案管理工作。通过布置、检查和验收等工作同步落实，并形成立卷制度，促使工学结合档案资料准确、完整，做好档案收集和整理把关工作，为后续相关工作开展奠定基础。

2.4 加强档案资料的开发和利用

酒店管理是中职学校的热门专业之一，档案管理工作开展的同时，也要注重档案资料的开发和利用，发挥档案资料的休闲功能。由于职业学校酒店管理专业的档案资料包含不同地区酒店特色，通过校园网发布，可以为非酒店管理专业师生旅游出行提供数据参考，进一步增强学生的法律意识和审美意识，方便了全校师生同时，助力酒店管理专业建设和发展。

综合全文，在职业学校酒店管理专业档案管理发展的过程中，工作人员应认识到档案管理工作的重要性，积极更新自己的管理理念，正视问题和不足，并能结合酒店管理的发展现状制定解决措施，从而有效地解决问题，建设高水平、高素质的专业档案管理团队。让每份档案都得以妥善保存，并发挥其应有的储存信息、调用信息的重要作用，提高档案的利用率，也为职业学校酒店管理专业今后的发展奠定坚实基础。