如何加强工程建设临时机构档案管理——以泰顺通用航空机场项目为例

吴学武

泰顺县发展和改革局

近年来，为加强重点工程项目建设档案的管理，国家档案局先后制定印发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等一系列管理规范文件，有效保证了建设项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。但由于各地负责重点工程项目推进的多为工程项目建设指挥部、专班等临时机构，机构队伍不稳定、工程资料复杂、人员业务不足，造成档案管理工作存在一定的难度。

1 工程建设临时机构档案管理的常见问题

1.1 档案意识薄弱

不同于机关部门的专业档案管理人员，工程项目建设临时机构一般由各部门、乡镇抽调临时人员组成，队伍具有素质参差不齐、人员流动频繁等特点，而组织抽调人员更多强调的是工程建设专业技术，负责工程项目建设档案管理的人员素质相对较低，档案管理意识薄弱，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有充分认识到重点工程项目建设档案是项目建设规划和管理的重要依据，导致档案管理混乱问题的出现。

1.2 制度不健全

项目开工后，各个环节文件材料形成、积累、整理、归档制度不健全，大批资料分散在施工单位和工程技术人员手上，工程竣工后人员撤离，增加了后期档案资料收集的难度。有的虽然制订了规章制度，但执行较“软”，致使项目档案资料收集不全、文件材料分类不科学、组卷不合理等档案整理不规范问题。

1.3 硬件落后

工程项目建设临时机构大多采取临时集中办公方式，办公场所优先满足日常工作需要，难以配备专业的档案室保管档案资料，导致出现档案资料随意堆放，档案损坏和丢失的情况时有发生。同时，工程项目建设临时机构大多数没有配备专门的保密计算机，涉及的地形图纸、工程设计图纸也存在泄密风险，严重威胁档案资料的安全。

1.4 档案管理专业性不足

以泰顺通用航空机场项目为例，该项目是泰顺县政府重点建设项目之一，于2014年11月开始谋划项目前期工作，成立泰顺通航项目建设前期指挥部，历时5年，于2019年8月正式取得中央军委关于泰顺通用机场项目场址审查意见的批复，正式转入项目建设阶段。从项目前期审批至建设阶段，所需整理的档案包括各类行政办公文件，机场选址、飞行程序设计、飞机性能分析、电磁环境、文物、古树名木调查、地勘、环评、水保等专业性较强的档案资料，档案管理的专业性要求较高。其间，共收集各类文书档案280件，会计档案48卷，工程图纸档案45套，声像档案45盒850张。

2 如何保证临时机构档案管理工作质量和水平

2.1 加强培训，实现档案管理专业化

要做好档案的收集整理工作，对档案人员的培训是重中之重。一是送培。临时机构档案人员培训必须纳入地方档案主管部门每年的定期培训计划，通过系统学习档案基本理论知识以及档案分类与立卷归档业务，全面提升档案业务水平。二是传帮带。临时机构组建初期，机构领导就要高度重视人员抽调，特别是抽调具有多年档案工作经验的人员，使档案工作以最快速度步入正轨，对于后期以老带新，档案管理传帮带也有事半功倍的效果。

2.2 健全制度，实现档案管理规范化

档案管理与工程建设同步进行，临时机构抽调的人员一般来自多个单位，人员档案知识水平参差不齐，要做好档案工作难度可想而知。所以，在项目初期，领导就需要给予足够的重视，配齐配好档案人员。而且机构一开始就要建立档案管理相关制度，用制度管理档案工作，使各类材料在形成和积累阶段就及时得到收集整理，并符合档案管理规范和标准，档案管理要贯穿项目始终。

2.3 加大投入，实现档案管理信息化

应结合工作实际，在办公条件允许的情况下，建设标准化档案室，并将计算机、复印机、打印机、扫描仪和防磁柜等设备配备齐全。要积极创造条件，为工程项目建设档案管理配备相关的信息化设备，运用信息化技术手段，提升信息存储量和检索效率，提高工程项目建设档案开发和利用的质量。

2.4 高效利用，实现档案价值最大化

档案工作最根本的目的在于档案的利用，发挥档案的最大作用。工程建设一般需经项目建议书、预工可、工可、初步设计、施工图设计、项目施工、竣工验收等多个阶段，工程环环相扣，但由于招投标等因素影响，不同阶段的负责主体发生变更，一些工程报告文本如果不能加以保护，后续新接手的单位极易出现重复设计问题，导致费用增加，工期延误。对不同阶段工程档案的有效保管，既能加快工程进度，节省费用，又能为下一阶段工作的开展提供基础材料和决策依据，具有十分重要的意义。可以说，只有在工程建设过程中，不断分享档案保管带来的好处和喜悦，才能让工作人员真正认识到档案工作的重要性。

总之，在重点工程项目建设过程中，临时机构要在思想上对档案工作予以高度重视，做好重点工程项目建设档案的收集、整理、保管和利用等工作，要建立健全制度，完善设施设备，充分利用信息技术手段，让档案的查询、利用更加便捷、高效，实现重点工程项目建设档案利用高效化。