人事档案管理中人工智能技术的应用

文 / 韩平

随着信息技术的飞速发展，人工智能技术越来越普遍地应用到生产、生活的各个领域。为了紧跟时代发展的潮流，提高工作效率和质量，人事档案管理的工作人员逐步将人工智能技术应用到档案管理工作中。这一举措对人事档案管理工作有着重要的意义[1]。

人工智能这一概念最初于1956年在Dartmouth学术会议上被提出。随后人工智能广泛地应用到科学、生活的诸多方面，它又被人们称为二十一世纪最重要的三大尖端科学技术之一[2]。人工智能是一种对收集的知识信息进行进一步处理的系统，包括一系列工作程序：首先对数据材料进行采集、确认；紧接着整合、编辑；然后再进行证明以及传播表达等处理；最后呈现出结果或做出相应的反应。科研人员通过对人类思考问题的方式以及各种行为进行分析，利用有关技术使机器获得模拟人类智能行为的能力。例如，机器人能对遇到的问题进行分析并作出相应的处理；能接收大量的数据信息并作出辨别分析；能对复杂的数据加以分析处理等。当今是人工智能的时代，手机智能助手、软件智能推送功能、自动美颜相机等智能工具的出现与应用都说明，人工智能已普及到我们的生活中。

人事档案形成于一系列人事管理的活动之中。它主要是以个人为单元组成，用来记录个人的经历、个人品德、工作表现等信息的一类材料。人事档案管理工作是将大量的人事档案信息资源进行搜集、整理、合理统计及保存的工作。它也需要进行一定的鉴定工作以提高人事档案的真实性，从而为以后的使用提供便利。但是传统的人事档案管理工作存在很大弊端，如档案管理工作不规范、档案收集力度不够、管理制度守旧等。这既需要大量的人力，也会导致工作质量不高。鉴于人工智能具有强大的检索、收集以及智能管理的功能，档案管理的工作人员可以将人工智能应用到档案管理工作中，从而很好地解决上述难题。

一、高效收集档案资料

人们一般都以纸质为载体记录人事档案，但这种传统人事档案的管理方式会带来诸多不便，纸质的档案资料需占用很大空间，不利于存放保管，使用时携带也不方便。伴随人工智能技术的诞生及发展，档案管理工作的无纸化以及自动化等新技术随之出现。这些人工智能技术大大缩短了办公时间，提高了文件管理的效率。近年来，人工智能技术已普遍被人事档案管理工作利用，主要是将人事档案资料进行数字化以及电子化处理变成网络化的档案资料。网络化档案最大的特点是采用数字化、无纸化的形式记录档案。它通过多媒体的方式呈现信息，将数字化的档案信息保存在电脑的光、磁等介质中。显然，经过处理的人事档案资料更加便于收集和保管。这种多以光盘作为载体的电子化档案内容大部分源自两类：一是将原来的纸质档案通过人工再次收录、分类、整理后制作成的电子档案；二是直接采用人工智能技术形成的电子文件档案。

在信息时代，随着数字化网络档案的数量和形式都不断增多，在人事档案的管理工作中还可以借助多种智能主体提高工作效率。智能主体包括很多类型，如学习的智能主体、执行的智能主体以及针对不同模型的智能主体。智能主体有强大的自控性、主动性、应变性以及发展性，能依据档案管理工作人员所设定的规则进行人事档案的收集工作。但不同智能主体的用途不同，工作人员要将各主体结合使用才能更好地发挥其收集、处理档案的功能。

人事档案管理工作应用人工智能技术后，很好地解决了传统模式下档案管理面临的难题。通过研究数十年人事档案管理工作发现：不断完善档案管理的数字化、信息化，创立全面的人事档案数据库，保障机读档案的真实性，是人事档案管理的必经之路，也是相关人员应负的责任。

二、搜索与分类人事档案

数字化的人事档案信息资料通常有两种：一是以多媒体方式保存的档案；二是以文本形式存储的档案。在人事档案工作管理中，人工智能技术可利用普通话处理、智能机器学习以及管理方式识别等多种技术对人事档案进行整理分类。其中，文本分类技术可以高效地将以文本形式收录的人事档案进行分类。这种技术能按照某个已标记的文本组合找出关系模型的具体信息，能根据已获得模型的信息鉴别其它新录入的文本档案[3]。通过这种技术可以将文本类档案资料进行智能化的整理分类。此种文本分类法不仅可以按照人事档案管理人员提前设置的方式对档案数据库内的档案进行分类，还可以将互联网中的资料进行分类整理。除了以上技术，档案管理的工作人员还能借助智能语言识别技术、智能图片及视频辨别技术等对数字化的人事档案进行整理分类。

随着社会发展与时代的进步，人事档案资料的内容和形式不断增多，导致传统档案资料的检索很难满足现代人事档案管理工作需求，故而人们往往采用人工智能技术来提高工作效率。人工智能技术的智能检索功能采用了普通话处理技术以及模式分辨技术。它与传统的人工管理分类检索相比，能够更加精细地筛选出与所输入要求最相符合的人事档案资料。如此一来，人工智能技术可以过滤大量不符合要求的数据，减少档案检索工作所需的时间。人工智能技术不仅能够识别、检索文本形式的档案资料，还能识别和检索图片、语音以及视频等多种类型的多媒体资料。这使人工智能技术在当今信息化高速发展的社会中有着不可或缺的意义。

三、评定人事档案价值性

人事档案的真实性与价值性是评定人事档案管理工作至关重要的一个指标。人事档案的价值评定是一项相当复杂且有难度的工作。这项工作需要考虑到各种各样的工作细则。人工智能技术中的专家系统能够帮助工作人员很好地进行人事档案价值的鉴定工作。专家系统作为人工智能的一个程序，能够模拟人类的知识以及思考问题的方式来解决问题。它的水平相当于各个领域的专家。专家系统具有发散性和机动性的特点，可以根据已有的信息进行合理的推断，灵活机动地解决问题。尤其是人类的档案评定专家需要预约特定的时间、地点，以及存在费用昂贵等一系列问题，而专家系统则不受这类问题的约束，能够随时随地对人事档案的价值进行鉴别及评定，并提出一些可行性建议以供参考。一般情况下，创建人事档案价值评定的专家系统需要三个阶段的步骤：第一步，主要是创建专家系统的数据知识库，即将人事档案价值评定的相关知识、方法以及注意事项等以计算机能够理解的编程形式输入，由专家系统自行创立数据库；第二步，对已经建立好的知识数据库进行合理有序的训练，即利用一定数量且较为简单的人事档案训练及验证建立的系统，使已建立的系统熟悉工作流程；第三步，进一步完善已建立好的专家系统，即对该系统进行多次验证后作出总结，然后对该系统进行改善，最后创立较为完善的人事档案管理专家系统。这种专家系统的使用方法相对简单，档案管理人员可依据专家系统给出的建议管理档案。这既能保障工作的高效性，又能使工作高质量的完成。

四、保障档案的安全性

档案工作最基本的要求是保障人事档案的安全性，唯有确保安全性才可进行后续工作[4]。人工智能通过指纹识别技术、声音识别技术以及人面识别技术等现代智能技术来确保人事档案资料的安全性，可避免人事档案管理工作者携带多把钥匙的不便，让工作人员能够快速地拿取或归还档案，保障工作效率。现在人工智能的监控系统已经发展到第三代，能够对直接拍摄到的视频影像进行检测、分析及计算工作[5]。尤其是升级后的监控系统能够自行发出报警信号，及时提醒工作人员提高防范意识，提前采取行动。由此看来，人事档案管理部门借助人工智能监控技术能够有效地避免意外的发生。人事档案存储室内还可以安装温度和湿度调控系统，以确保档案能在最适宜的环境下长期保存。

近年来，人事档案管理部门主要借助防火墙系统以及监测系统等智能技术进行人事档案的防护工作。监测系统可以随时监测外界的非法入侵行为，起到基本防护作用。防火墙系统则综合了多种技术，具有较强的防护作用。防火墙系统能够阻挡不安全的访问并对这些访问进行分析，从而更好地集中管理数据库。防火墙系统还能在绝大多数境况下自行对网络病毒进行拦截，保障档案系统不受攻击破坏。传统的防御检测系统虽然也能够完成报警监测工作，但过程复杂，花费时间较长。人工智能防火墙技术不仅能够高效地完成监测工作，还能够追回被攻击和被破坏的数据资料。

五、人事档案智能化

一般来说，传统的人事档案工作会提供查阅以及解答疑问的服务。传统的档案管理工作基本上是依靠人力完成，工作量大且繁琐。应用人工智能技术的档案服务工作大都以网络或多媒体的形式来进行，从而减轻工作人员的负担，使档案利用的服务工作更加高效地进行。我国政府于2016年发布的《机器人产业发展规划》将人工智能技术研发的社会公共服务型智能机器人选为重要的标志性产品。在国家政策的推动下，人事档案管理工作人员将这种智能机器人用于档案管理的服务工作。此类型的智能机器人可为利用档案的客户提供更加周到贴心的服务，例如给等待的客户安排座位休息，提供饮水等。它也能根据客户的要求作出更有针对性的指引。在实际工作过程中，人工智能机器人能很好地解决用户过多而工作人员有限的问题。档案管理的工作人员可以借助相关的技术对不同用户的不同需求进行针对性的分析，真正做到为客户提供个性化的服务，最终实现以客户为中心的服务目的。

六、结语

人工智能技术越来越广泛地应用于人事档案管理工作，在档案管理工作中起到了很大作用。档案管理工作人员通过使用人工智能技术不仅省时省力，而且加快了档案管理制度的改进。通过人工智能技术实现人事档案资料数字化、智能化，有利于档案的收集整理；人工智能技术可以对人事档案进行科学细致的分类检索，有利于人事档案的合理利用；人工智能技术还可以评定人事档案的价值，加强了档案工作的安全性和保密性，大大提高了工作的效率，提升了服务水平。