“互联网+”背景下的智慧档案服务建设

文 / 徐洁

“互联网+”是创新2.0时代的发展产物。近年来，“互联网+”以迅雷之势渗透各行各业，“互联网+旅游”“互联网+餐饮”“互联网+金融”“互联网+教育”等新兴模式应运而生，档案行业亦然，“互联网+档案”引发了传统档案机构服务模式的创新。因此，响应国家“建立方便人民群众的档案利用体系”的号召，将“死档案”转变为“活信息”、将“档案库”转化为“思想库”[1]，于隐藏的海量数据中深入发掘有效信息，实现对用户智力的支持，并建立可迅速解决问题的智慧档案服务平台，是“互联网+档案”发展进程中值得探讨的问题。

一、“互联网+”背景下智慧档案服务理念的解读

在“互联网+”背景下，智慧档案的建设应依循以人为本的核心服务观、共建共享的资源整合观、注重效率的公共服务观以及持续创新的发展服务观，促进档案服务由封闭转向开放、由静态转向动态、由被动转向主动，进而切实提升档案服务水平。

（一）以人为本的核心服务观

以往档案馆只服务于“官”，普通大众难以接近，这种“官本位”思想，无益于档案服务水平的提升。在“互联网+”时代下，为了推行智慧档案，还需明确用户需求，积极践行“以人为本”的核心服务观，为用户提供一个广泛参与、社会协同的开放型空间，解决用户的显性需求，激发他们的隐性需求，促进档案服务的纵深发展。智慧档案服务系统应是一个涵盖公众的档案资源体系、兼容安全的档案管理体系以及方便大众的档案服务体系。它的用户不仅包括“官”，还涉及“民”。因此，智慧档案工作者应始终坚持以人为本的核心服务观：一是要秉承人性化和智慧化理念，加快档案服务方式创新；二是要树立生态化和可持续化理念，确保档案服务效果的绿色、低碳和环保；三是坚持创新理念，通过大众创新、开放创新和协同创新，打破传统档案服务的封闭性，进而形成档案服务新机制。

（二）共建共享的资源整合观

“互联网+”背景下，智慧档案需要面向大众提供公共服务。为提升公共服务水平，档案馆还需对分散的资源进行整合并建立资源共享数据库。就当前现况而言，任何单一的档案馆或档案机构均难以充分提供用户所需档案资源，只能走共建共享之路，实现档案资源的优化配置，为档案公共服务的开展奠定基础。因此，在智慧档案建设中，应始终践行共建共享的资源整合观，在有关部门的统筹规划下，以档案服务主体自愿、平等及互惠为前提，依托云计算、大数据及物联网等技术，对档案资源进行网络整合与优化配置，将用户所需资源一“网”打尽。上海市智慧档案馆在共建共享资源整合观的指导下构建起区域协同分级管理服务系统，为公众提供了全面的档案信息资源，实现了真正意义上的便民、惠民。

（三）注重效率的公共服务观

“互联网+”的推进，对传统档案信息开发与利用无疑是一个巨大的冲击。传统政务模式下，档案公共服务流程过于繁冗，不仅涉及诸多审批环节，而且议事程序漫长，导致社会资源白白浪费，档案利用效率难以提升。而智慧档案以用户满意为出发点，秉承注重效率的公共服务观，通过优化档案业务流程，实现档案需求与供给的无缝对接，不仅充分发挥了档案资源的利用价值，还有效提升了档案公共服务效率。所谓的“注重效率”，主要体现在三大层面：一是注重档案服务行政效率，强调通过档案公共服务流程的优化，保障公共服务各环节的互通流转；二是注重档案服务技术含量，要求以“互联网+”思维为指导，积极引入新技术，实现传统服务技术与新兴技术的深度融合，在保障服务效率的同时，促进档案公共服务质量的稳健提升；三是注重档案公共服务效益，积极寻求行之有效的公共服务成本控制法，最大化地压缩经济、社会及时间成本，在最优成本下提供高效、高速及高质的档案公共服务。[2]

（四）持续创新的发展服务观

在“互联网+”战略的推行之下，云计算、大数据及物联网等技术“各显神通”，促进了档案工作全过程的智慧化发展。云计算技术为智慧档案的建设提供了基础平台，为档案存储空间的拓展与资源的备份提供支持；大数据技术全面渗入档案资源的收集、处理及服务等环节，为档案的智能化管理、数据分析、信息处理及预测提供了技术支持；物联网技术实现了智慧档案各要素的联结，形成了集档案识别、定位、追踪、监管及服务等于一体的网络架构，为促进档案共建共享奠定基础。当然，在智慧档案建设中，云计算、物联网及大数据等技术并非孤立存在，而是相互联通、相辅相成的。因此，智慧档案应树立发展的服务观，借助新技术，实现服务模式的优化升级与创新发展。

二、“互联网+”背景下智慧档案服务的优化策略

（一）基础设施建设

为加快智慧档案基础设施建设，应依托云平台、大数据、物联网及人工智能等技术，建立档案协同管理系统。

1.构建“智慧档案云”，实现资源共建共享。档案馆应加快构建基于云计算的智慧档案网络，形成“智慧档案云”。一是将各地数字档案及民生类档案存储于“云端”，依托虚拟技术，向馆舍科学分配计算能力与存储空间；二是着力推进馆际一体化、馆室一体化与文档一体化，使原本分散、孤立而存的档案馆借助“云端”实现互通互联；三是积极整合各类档案资源，立足于大档案格局，全面推行“智慧档案”模式，大力接收国土、医疗卫生、环保及教育等涉民档案，促进档案资源共建共享；四是构建一体化公共服务平台，为广大用户提供“一站式检索”等便民服务。[3]

2.建立智能感知系统，实现实体档案智能监管。档案馆应借助物联网技术，将档案馆库房、密集架及实体档案相联结，构建智能感知系统，精准定位并追踪实体档案的具体方位，实时显示档案馆温湿度与馆内画面，实现实体档案的智能监管。其一，一旦档案出入库，电子门禁系统将感应报警，并识别出档号及数量等信息，将其及时传送至智慧档案系统，同时，将该监控画面自动保存，便于查看；其二，借助物联网技术实现了档案数量的自动清点，这不仅简化了盘库清点流程，还优化了档案馆库房管理工作；其三，利用跟踪系统可迅速定位有误档案的位置，提升了档案工作效率。[4]

3.创建智能数据仓库，实现档案深度挖掘利用。档案的智慧化源自对数据的精准分析与科学利用。因此，应充分利用大数据技术，构建智能数据仓库，以便深入挖掘档案价值，提高档案的开发与利用效率。首先，应立足于公共服务要求，确立数据模型的构建需求；其次，应结合模型需求，就结构化、非结构化海量数据展开细致筛选、转换与提取，并建立智能数据仓库；再次，应对模型进行修正、优化，结合实验结果对参数与规则等进行调整；最后，应结合最终模型就档案关联信息进行挖掘、分析、预测，为公共服务提供支持并为科学决策提供依据。

4.搭建智能服务平台，享受智慧查档新体验。智慧档案中查档过程能带给用户最直观的感受。因此，档案馆可借助人工智能技术提升查档效率与用户体验。其一，在智慧档案系统中增加指纹识别功能，对新用户进行指纹信息采集，使指纹关联其个人信息，待下次查档之时，用户只需录入指纹即可识别；其二，在档案馆库房管理中引入人脸识别功能，以保障员工出入库的安全性；其三，在系统搜索引擎中引入语音识别功能，用户可利用人机对话，连接系统搜索引擎，通过语音的转化与处理，完成查档过程，使档案检索与查阅过程更灵活。[5]

5.开发“掌上档案馆”，提供便捷优质的档案服务。移动互联网时代，档案部门应把握契机、科学布局，构建“掌上档案馆”，为广大用户提供更加便捷与优质的服务。一方面，应树立开放思维，大胆创新，自主设计跨平台、多功能的移动应用程序，开发微信等公众平台，开放检索及查阅等多项服务，拓宽用户的查档渠道；另一方面，积极利用新平台发布最新档案资讯，推送优秀资源，利用媒体加强宣传与推广，吸引更多人关注。

（二）软环境建设

智慧档案的建设，除了需要加快推进基础设施建设以外，还需加强软环境建设。

1.加快出台政策法规，完善管理体制。当前，国家针国内有关智慧档案建设，仍未出台具体政策法规。因此，有关部门必须加快整体规划与顶层设计，明确智慧档案建设的技术规范、管理规定及安全要求等。地方政府应严格执行国家政策法规，结合地方实际进行适当调整，以便引领智慧档案的建设。政府相关部门应积极牵头，加快成立智慧档案领导小组，立足全局进行统筹规划、协调管理与分步实施，促进智慧档案建设的稳步推进。

2.制定共性应用标准，形成行业规范。明晰的应用标准是智慧档案资源实现共享的基础。因此，有关部门应借鉴国内外先进经验，建立智慧档案标准体系，对数据采集、各类接口、数据质量及数据安全等共性标准进行构建。此外，还应加快构建一套与国际标准相兼容、与国家标准相统一的行业标准，包括智慧档案建设指南、数据共享规范、实施要求及管理规定等，为智慧档案的建设提供依据。

3.构建多元融资机制，保证资金到位。智慧档案建设需投入大量资金，单纯依靠政府投入仍显得捉襟见肘。为此，应在政府的引导下，广泛吸纳民间资金，构建起多元融资机制，通过金融贷款、企业融资、设备租赁及项目合作建设等多重方式实现“开源”。与此同时，档案馆应用好每一笔资金，通过加强项目预算、严格项目审批、强化过程监管及构建绩效考核机制等方式，保障智慧档案建设的质量与效益，达到“节流”之效。

4.加强人才队伍建设，优化发展环境。在“互联网+”背景下，为推进智慧档案建设，还需积极引进专业档案人才，全面落实人才优惠政策，优化人才发展环境。首先，档案馆应深化与科研院校专家学者的合作，充分发挥他们的决策与顾问作用，为智慧档案建设建言献策；其次，提升职业素养，加强技能培训，定期组织档案馆员工开展智慧档案学习与技术练兵，使其适应智慧档案的发展；再次，在高校专业教学中，应增设物联网、云计算及大数据等课程，培养兼具统计、计算机与经济管理等多门学科的复合型档案人才。

5.注重品牌宣传推广，牢记服务使命。智慧档案的建设并非一劳永逸。因此，档案工作者只有与时俱进，深化各界联系，牢记为民服务的重大使命，才能充分发挥智慧档案的价值。在智慧档案试点推行中，档案工作者应积极运用电视、广播等传统媒体以及微信、微博等新兴媒体，立足于智慧档案的特色与创新，加强品牌推广，逐步提升品牌知名度，使更多人了解、熟悉并善用智慧档案，切实履行好档案服务的神圣职责。[6]

三、结语

“互联网+”以强大的跨界融合、创新驱动、重塑结构、开放生态、尊重人性、连接一切等特征引发了传统档案工作模式的巨大变革。[7]未来“互联网+档案”发展模式将以“智慧档案”的形式呈现。借助云计算、物联网、大数据、人工智能及移动互联网等技术，智慧档案实现了馆际间的互联互通与信息资源的共建共享，使人们享受到“一站式服务、一键式检索”的便利，真正响应了国家“让信息多跑路，群众少跑腿”的号召。