国土资源档案管理工作中的问题和对策

文 / 鄂梅英

国土资源档案管理主要是对国土资源开发和利用过程中的重要成果进行详细的记录，并为接下来的国土资源开发和利用提供参考，保证开发合理、利用得当。随着现代信息技术的不断进步，我国的国土资源档案管理工作也不断借助先进的技术手段,将国土资源管理工作中形成的文字材料、图纸、图表、声像等历史记录资料逐渐转移到网络技术信息化的管理空间，不断增强管理工作的效率化、系统化和便捷化。

一、国土资源档案管理的必要性

首先，有利于减少部门的日常工作量。社会的不断发展促使部门信息资源海量增加，而国土资源档案管理工作可以有效促进档案管理的有序性，使部门日常的工作变得有迹可循，一旦遇到紧急事项也能够及时定位所需档案的准确信息，避免出现手忙脚乱的现象，减少部门的日常工作量，促进部门整体工作的有序进行，提高工作效率。[1]

其次，有利于为部门提供重要参考依据。国土资源的档案管理工作能够为国土资源局提供真实有效的信息数据，保障其决策质量。

再次，有利于记录部门的成长轨迹。国土资源档案管理会对国土资源局自身的成长历程进行有效记录，对其管理模式、原则以及管理理念和流程进行记载，并通过对比不断优化下一步的工作流程。

二、现阶段我国国土资源档案管理工作中出现的问题

（一）管理观念落后，缺乏创新意识

部门领导由于自身专业素养的缺乏、管理观念较为落后，对于国土资源档案的管理工作并没有重视起来，疏于对档案管理工作的检查落实。国土资源档案管理在长期的工作中并没有受到人们的充分重视，相关管理人员也缺乏创新意识，一味沿用过去的管理模式和工作观念，使得各类业务档案管理出现各自为政、档案资料积累、残缺不全的现象，使后来的整理和归档出现各种困难。[2]

（二）管理模式落后，管理工作的设施欠缺

社会的进步使得现阶段信息数据海量增加，但是传统管理模式下遗留的历史记录资料繁多，工作效率的低下也使得档案管理不到位，国土资源档案管理的工作量与日俱增。

目前网络信息化的档案管理逐渐普及，科技设备和基础设施较多，部分基层国土局对设施的配备没有到位，出现一部分档案已经网络信息化，一部分档案还是传统纸质载体的现象，使得相关档案管理人员在档案的管理工作中需要进行双向查阅的工作，这在增加工作量的同时加大了工作难度，使得国土资源档案的管理工作效率比较低。

（四）电子档案出现后管理经验欠缺

计算机技术在国土资源档案管理工作中的应用逐渐普及，随之出现了大量的电子档案。受到传统管理模式的制约，现阶段的管理经验还相对欠缺。一些管理人员对电子档案管理所需要的设备设施操作不熟练，影响档案管理工作的正常进行。

（五）档案管理人员的综合素质不高

国土资源档案管理工作本身繁重的工作量、繁琐的工作内容以及较高的专业知识要求都会使档案管理工作人员出现各种不良情绪，出现工作不认真、不耐烦的现象，影响档案管理团队的正常管理工作。这部分管理人员在整理档案中出现的小误差也会直接影响到档案查阅人员的工作。

三、国土资源档案管理工作的优化措施

（一）加强部门领导对国土资源档案管理工作的重视

部门领导的重视是国土资源档案管理工作顺利实施的重要保证。部门领导要不断加强自身的学习，顺应时代发展的潮流做好自身知识的更新，正确认识我国现阶段经济发展的主要方向以及国土资源档案管理工作对于现代化建设的重要意义，避免墨守成规，要采取积极有力的措施提升国土资源档案管理水平，保证资源档案的完整性、真实性，确保国土资源档案能够充分发挥自身作用，推动社会的进步与发展。[3]

（二）建立健全集中统一的档案管理网络

这要求建立健全统一的档案管理网络，加强对国土档案工作的集中统一管理，保证国土资源档案的齐全、完整、规范。相关管理人员要遵照统一领导、统一制度、统一管理的原则，做好档案管理队伍的建设，统一协调国土资源档案的实际管理工作。同时，对档案制度建设要重视起来，不断加强修订档案岗位责任制以及档案管理制度的实行，实现国土资源档案管理工作的系统化、规范化、标准化。

（三）结合国土档案特点分类整理以及归档

为了保证资源档案的规范性，最重要的是要对资源档案进行整理以及归档。现阶段我国的国土资源档案主要分为综合类、计划财务类、地籍管理类、土地利用规划类、建设用地类、土地监察类、宣传科技类以及矿产资源类。这九类资源档案中建设用地类的报批以及声像材料类形成的文件极易在整理归档中被忽略而造成遗失，因此需要档案管理人员建立档案收件簿，及时完整地将这些文件材料装订成正规卷，这在避免遗失的同时也方便工作人员的查阅，有助于档案管理工作的规范化、科学化。

（四）努力提高从业人员素质，提高国土资源档案管理水平

国土资源档案管理人员是档案管理工作中主要的执行者，其本身的专业素质水平直接影响到档案管理工作的水平。因此，需要对在岗人员以及兼职档案管理人员进行长期、系统、正规的培训工作，要促使他们明确工作内容，避免工作中出现差错；要加强对管理人员的思想培训，树立正确的工作价值观以及职业态度；可以有针对性地建立奖惩制度，调动管理人员的工作积极性，真正提高国土资源档案管理水平。[4]

（五）合理开发利用档案信息，促进档案管理工作

国土资源档案管理工作的有序性能够为国土资源管理工作的开展提供重要的参考依据。这要求管理人员将资源档案进行整理归档后，利用计算机平台为各类业务提供依据，而业务人员在实际工作中可以借助电脑提供的准确数据，更好地开展国土管理。对国土资源档案进行的这种合理开发和科学利用，能够为国土资源管理工作奠定良好基础，促进国土档案管理工作的顺利开展。因此，合理开发和利用档案信息能够为整个部门的业务开展提供便利，进而促进档案管理工作的规范化、科学化。

（六）做好档案利用过程中的保密工作

这要求加强制度建设，对资源档案的阅览制度、外借制度、复制制度等不断进行完善，同时在国土资源档案管理部门中也要对档案使用人员、档案使用范围进行级别限制以及使用范围的限制，确保档案管理工作有章可循，保证国土资源档案不失密、不泄密以及档案文件的完整无缺。

相关的档案管理人员应当在档案管理工作中对不同使用对象进行有效监督，并对工作人员查阅过的档案进行二次检查，避免出现案卷和文件的丢失而导致泄密。[5]

（七）完善硬件设施，做好监督工作

在国土资源档案管理工作中，计算机设备、监控设备等硬件设施能够有效保障管理工作的规范化进行，对员工的行为也有一定的约束作用。因此，部门要加大资金的投入力度，完善硬件设施，同时对资金的运用也要做好全程监管，避免出现中饱私囊现象，以此确保国土资源档案管理工作的有序进行，促进相关管理水平的有效提升。

除了要对计算机设备、监控设备等硬件设施进行完善之外，也需要组织人员进行实地的考察监督，部门可以选择一些专业素质过硬、思想道德水平较高、政治思想较先进的人员组建一直监管队伍，并成立一个专门监督国土资源管理档案的监督管理机构，同时明确该机构的岗位职责以及人员分工，建立健全相应的监督管理制度以及监管人员的定期考核制度。监督管理制度是对国土资源档案管理工作人员进行监管的制度依据，而监管人员的定期考核制度是对监督管理机构的队伍进行监督的依据。这旨在避免出现假公济私等利用职务违法犯罪现象的出现，保证管理工作以及监管工作的规范化、透明化，从根本上提高国土资源档案管理工作的质量与效率。

（八）积极探索档案管理的新方法

首先，不断借鉴和吸收国外先进的电子档案管理经验，对电子档案的形成、积累、归档、保管和利用等各环节进行有效的统筹，集中统一管理档案的全过程，并充分利用计算机技术完善档案信息系统建设，在档案的储存、应用等方面实现科学化。

其次，不断利用先进的信息技术进行国土资源档案管理软件的开发，对现代化管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机等基础设施进行及时配置，为档案管理工作提供物质基础，并充分利用先进技术规范国土资源档案的储存、利用。[6]

再次，国土资源档案管理工作的信息化建设对信息技术应用的要求较高，需要管理部门通过继续教育、培训、自学等方式学习档案管理、计算机等相关知识，提高自己的国土资源档案管理水平，逐步适应国土资源管理信息化建设的需求，从而为更好地管理国土资源档案奠定良好基础。