创新机关档案工作 服务机关工作大局全力推动省级机关档案工作新发展——在省直机关档案工作会议上的讲话（2018年7月26日）

■省档案局党组书记、局长 黄凤平

同志们：

本次会议的主要任务是：以习近平新时代中国特色社会主义思想为引领，深入学习贯彻党的十九大精神，进一步落实中办国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和我省的实施意见，总结2013年以来省级机关档案工作成绩，交流经验，研究部署今后一段时间的省级机关档案工作任务，推动省级机关档案工作新发展。

刚才，省政府办公厅、省公安厅、省林业厅、省监狱管理局和云南大学分别从依法履行归档文件全程监管、强化公务礼品档案的收集整理，加强系统档案管理和专业档案管理等方面作了交流发言，会后希望大家结合实际，学习借鉴他们好的经验和做法，推动本单位档案工作。

下面，我讲两个方面的意见：

一、开拓进取，服务中心，省级机关档案工作取得新进展

近年来，在省委省政府的正确领导下，各省级机关和单位贯彻落实中央和省关于加强和改进新时期档案工作的意见，进一步健全档案工作的领导和工作机制，完善机关档案工作机构，配齐配强档案工作人员，建立齐全完备的机关档案管理网络，保障和加大档案工作投入，分管领导甚至主要领导经常研究档案工作、组织开展档案检查和督查，协调解决机关档案工作中的实际困难，关心关注机关档案工作的制度建设、人员培训和业务建设，档案保管条件和档案信息化建设等省级机关、单位长期存在的短板问题逐步得到解决，档案保管条件明显改善，档案工作水平明显提高。

（一）机关档案工作环境不断优化

时任省委常委、省纪委书记、省监委主任的陆俊华就加强机关档案资料数据安全作出批示；省委办公厅领导班子多次召开厅务会专题会议听取档案工作情况汇报，研究档案工作，并召开厅档案工作会议；省委副秘书长、省委办公厅主任刘立志召开协调会，对做好档案工作，发挥档案工作资政辅政作用提出明确要求；省政府秘书长杨杰在任省政府办公厅主任期间，多次听取办公厅档案工作汇报，组织研究办公厅档案工作，2017年12月杨杰秘书长亲自主持召开全厅档案工作会议，并到会讲话对办公厅档案工作提出工作要求；省公安厅厅长任军号、省环保厅厅长张纪华调研机关档案工作；省国际博览事务局局长刘琪琳亲自部署第4届南亚博览会档案工作；省监狱局、省移民局、省煤矿安全监察局、省红十字会、云南财经大学等单位将档案工作列为单位年度综合考核内容；省审计厅将审计档案归档情况列为审计机关优秀项目评选重要参考依据；云南农业大学升格档案机构成立处级建制的档案馆；省社会保障厅、林业厅、移民局分别与省档案局组成检查组联合开展社保、国有林场改革、移民档案工作检查；云南艺术学院分别于2015、2017年表彰档案工作人员；省公安厅安排400余万元建设数字档案管理系统；省监狱系统投入500余万元配备档案设施设备，安排档案工作经费共计447万元；省财政厅投入100多万元对档案库房进行改造，重新配备装具、自动报警、防盗报警和视频监控系统等设施设备。

目前，省级机关和单位都落实有档案库房，配备有必要的档案设施设备，绝大多数单位实现了档案人员办公、档案库房、档案查阅的“三分开”，80%的省级单位安装了档案密集架，70%的单位安装了空调、除湿机、消防灭火器和温湿度测量记录等设备。

（二）机关档案工作法治建设不断完善

省级机关和单位认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，贯彻落实监察部、人社部和国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》，增强依法治档的意识，搭建和完善档案管理网络，不断加强机关档案制度建设，制定相关业务规范，明确管理责任，确定档案种类及其归档范围，制定档案分类方案和整理规范，统一档案工作流程和整理标准，强化对新领域、新行业、新门类档案特别是与民生有关凭证类档案的管理。五年来，围绕保障和服务民生，针对精准扶贫、农村土地确权颁证登记、集体林权制度改革和集体林场改革、高等学校学籍、社会保险、婚姻登记、新型农村合作医疗、移民等涉及民生专业档案的管理工作，省扶贫办、农业厅、林业厅、教育厅、民政厅、社会局、移民局等行业主管部门先后与省档案局联合制发机关专业档案业务规范30余个。省环保厅制发档案管理办法；省财政厅档案涵盖了基建、项目、人事、会计、资产评估、产权登记等诸多门类；省监狱局制发了学习贯彻落实加强和改进新形势下档案工作实施意见的文件；云南省艺术学校结合实际，制发《特色档案建设方案》，强化对名人档案、照片档案的收集整理。省级机关和单位基本完成了《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的制订和审批，初步搭建了包含机关档案工作机制、规定，涵盖文书、电子、照片、会计、实物等不同档案门类型，涉及立卷归档、档案保管、鉴定统计、查阅利用、工作职责、安全管理、应急处置等诸多业务建设，以及工作规范、业务流程、质量要求等方面的机关档案制度体系框架，省级机关和单位档案工作的法治化、制度化管理不断推进。

（三）机关档案资源建设不断强化

省级机关和单位已形成了以国家档案局8号令《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为主干，各单位具体规定为枝叶的机关归档制度体系，为积累和丰富国家档案资源奠定了坚实基础。各省级机关和单位严格按照档案法律法规的规定，及时开展机关档案收集、归档和整理工作，170余个单位中，近140个单位完成了2017年度文件材料的整理归档工作。同时，根据机关工作全面发展，机关档案门类不断增加的实际，在做好文书档案的同时，及时拓展机关档案工作的领域，丰富机关档案工作的内容，将反映机关职能活动和行政管理事务的其他载体形式的档案一并收集归档，确保档案的齐全完整。2013至2015年，按照省委办公厅省政府办公厅印发的《云南省档案馆收集档案范围细则》，共有79个省级机关和单位向省档案馆移交文书档案10259卷、432187件，专业、科技档案320740卷，音像档案353盘，实物档案623件。

（四）机关档案规范管理不断加强

自2012年始开展档案工作规范化管理示范认定或复查工作以来，各省级机关和单位突出档案管理的规范化，注重档案干部的责任意识和创新精神，强调档案工作的主动性和积极性，着力从完善工作制度、整合档案资源、加强安全管理、加快信息化步伐、强化工作责任意识、增强工作主动性等方面规范开展机关档案工作，截至2017年底，共有77个省级机关和单位通过档案工作规范化管理示范认定或复查，有力促进了省级机关档案工作的规范化管理水平，强化了省级机关和单位档案特别是凭证类档案的制度化管理。

（五）机关档案信息化建设不断推进

各省级机关和单位紧紧抓住档案数字化这一战略方向，按照省档案局制定的规范标准体系、档案数字化工作流程和质量安全控制体系，全力推进档案信息化建设。省政府办公厅已完成2013年以前正式印发公文档案和2002年以来办结文书档案的数字化加工，建立与纸质档案相对应的档案数据，实现文书档案的网上查询利用；审计署昆明特派办已建成全省第一个数字化档案室，实现了档案工作的数字化管理，已拥有目录数据4.6万条，数字化副本93.1万画幅，电子档案3.8万件；省公安厅启动建设云南公安数字档案管理系统，档案数据达210万画幅；省监狱局系统已初步构建了全系统数字档案体系的基本框架，拥有案卷级目录24.6万条，文件级目录195.5万条，数字化档案达3.1万卷18.9万件；省新闻出版广电局已数字化加工档案32万页，录入机读目录11万条，并全部移交省档案馆；云南艺术学院实现20万页重要档案的数字化保存。截至目前，省级机关、单位绝大多数安装了省数字档案馆档案管理系统功能模块，实现了电子文件归档管理和及时接收的全面覆盖。

（六）机关档案服务能力得到提升

各省级机关和单位积极开展档案利用工作，编辑各种档案汇编，发挥资政辅政作用，服务机关工作和职能履行，为机关制定政策、人事管理、行政后勤、财务管理、工作总结、编史修志以及年度考核、纪检巡视等工作提供了大量的凭据性材料，有力促进了机关的科学管理和高效运行。据不完全统计，近五年来部分省级机关和单位共提供档案查阅利用服务近6万余人次，仅省监狱局系统各单位就接待查阅2.5万余人次，提供档案5.5万卷次、11.1万件次，编辑组织沿革、大事记、文件汇编等共617种1700余万字。

近年来，省级机关档案工作取得了长足进步，值得肯定。但也要清醒地看到，省级机关档案工作与新时代中国特色社会主义建设的要求还不能完全适应，与云南“三个战略定位”的要求还不能完全适应，与云南经济社会发展的需求还不能完全适应，依然存在着社会对机关档案工作的要求与档案工作发展不平衡不充分的问题，表现在：少数单位对档案工作认识不到位，未将档案工作纳入议事日程，缺乏人员和经费保障，档案管理设施设备不足，保管条件差，档案安全隐患突出；档案人员变动频繁，新手多、兼职多，档案管理业务能力不强，重纸质轻电子档案、重管轻用的情况广泛存在，难以适应新时代档案工作需要；一些单位档案法治意识不强，对待档案整理归档纯属任务观念，尚未形成自觉行为。

二、提高站位，创新工作，全力推进省级机关档案工作新发展

当前和今后一个时期省级机关档案工作的总体要求是：以习近平新时代中国特色社会主义思想为引领，深入贯彻中办15号和云办18号文件精神，贯彻创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，服务全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党战略布局，持续推进档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，充分发挥档案工作服务机关各项工作的作用，以及省级机关档案工作在全省机关档案工作中的引领作用。

（一）着力把牢机关档案工作的政治方向

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”2017年，习近平总书记瞻仰中共一大会址和嘉兴南湖红船并查看历史档案时指出：我们是为了不忘初心，坚持真理而来，我们的初心、真理就蕴含在这些档案之中。”

机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是机关治理的工具，是协调机关各项事务和各方面利益的凭据，是领导决策、工作查考、单位和职工维权的依据，是行使和发挥本机关职能的重要帮手，是国家档案资源的最重要来源和组成。做好机关档案工作首先要站稳政治立场、把牢政治方向，分清大是大非，始终坚持机关档案工作的政治属性，始终坚持“档案工作姓党”，始终坚持“为党管档、为国守史、为民服务”，筑牢对党绝对忠诚这一机关档案工作的政治基础，在机关档案工作中始终将政治纪律、政治规矩挺在前面，严格涉密档案的安全管理，始终做政治上的明白人，纪律上的规矩人。

（二）全面贯彻落实中办15号和云办18号文件精神

中办15号和云办18号文是当前和今后一个时期加强和改进档案工作、推动我省档案事业科学发展实现新跨越的纲领性文件，两个文件适应我省全面深化改革的新需要和档案工作发展的新变化，对档案和档案工作的重要性作出了新概括，对各级党委政府和各地区各部门各单位如何重视、支持档案工作提出了新要求，对如何进一步完善档案工作体制、健全三个体系，加大支持保障力度提出了一系列明确而具体的措施。各省级机关和单位要加深对机关档案工作的理解和认识，正确界定档案工作在机关工作的定位，切实履行国家调整档案事务的法定义务，深入学习贯彻落实中办15号和云办18号文件精神，切实将档案工作纳入机关的议事日程，将档案工作有机融合于机关职能活动和行政管事各项工作中，同部署、同落实、同检查、同考核，在积累和丰富国家档案资源的同时，充分发挥机关档案工作在提升机关行政效能和治理水平，开展信息公开、提高行政透明度，完善自我监督、推行依法行政等方面的作用。

（三）全面强化机关档案资源建设

省级机关和单位要根据信息技术发展的新形势和各方面对档案利用的新需求，继续适时修改和完善本单位文件归档范围和保管期限表，进一步扩大归档范围和延长保管期限。要根据专业档案具有种类繁多、数量巨大、管理复杂，与业务工作联系密切的特点，本着尽可能地扩大归档范围和延长保管期限的原则，尽快明确各种专业档案的归档范围和保管期限表，确定其流向，将专业档案纳入机关档案工作管理范畴，实施有效管理。管理专业档案时，要按照专业领域独有、管理方式迥异的原则去确定专业档案范围，既不能不合理缩减，也不能无限扩张。要突出重点，优先抓紧抓好关系国计民生和群众利益的专业档案，要注重新的专业内容或新型载体、新形态档案的形成和管理。在此重申，不管什么专业档案，除了国家法律另有规定的以外，都应该纳入机关档案部门的监管，都应该由档案部门集中统一管理，如条件限制，不能实现集中统一管理，机关档案部门也要参与监督和管理，确保其完整齐全，真实准确，安全保密，规范好用。机关档案工作中，要特别注意收集、归档、管理住房档案、住房公积金档案、人事档案、职工工资表等涉及机关职工个人权益的档案。机关网站、政务微博、政务微信等新兴发布平台，是机关内部管理和对外联系的新平台，是履行机关职能的新手段。各省级机关和单位要充分认识网站信息的档案属性，探索建立工作机制，将机关网站等中反映机关职能活动、与机关职工利益及人民群众利益密切相关、具有保存价值的栏目、内容纳入归档范围，纳入机关档案工作范畴，实施有效的归档、管理。

（四）全力确保机关档案实体信息安全

档案安全是档案工作的生命线和高压线，也是档案工作永恒的主题，任何时候都只能加强，不能削弱。各省级机关和单位要严格按照国家规范和标准确定机关档案库房，提高机关档案库房的安全防灾标准。档案库房要与档案存量及年增长量相匹配，至少应满足未来10年档案存放需要。档案库房不宜设置在地下室，不宜邻近卫生间，朝向尽量避免南向和西晒，使用密集架时的楼面活荷载不应小于12kN／m2。档案库房、阅览室、办公室要分别设置，避免交叉。实施档案数字化加工中，要切实落实档案管理主体责任，健全数字化加工管理的制度与措施，着力加强档案业务外包风险防控和安全管理。特别要加强对数据存储和加工现场的安全管理，杜绝档案信息外流和失泄密等各类安全隐患。

（五）全面推进档案规范化管理示范认定

档案工作实现规范化管理是各单位提高规范化和科学化管理水平，确保单位各项管理活动保持连续性、稳定性和严肃性的基本前提，是全面依法治国背景下实行档案依法行政、加强档案科学管理、确保档案资源安全的必然要求，同时也是云办18号文件和全省档案事业发展“十三五”规划明确的工作目标。各省级机关和单位要提高对认定复查工作重要性的认识，主动积极而为，已认定的单位，认定到期后要主动申请复查；尚未认定的，要积极向单位领导汇报，对照标准，认真梳理，查缺补漏，主动申请认定。各单位要通过档案管理规范化示范认定和复查，不断推进省级机关档案工作在制度建设、资源建设、安全管理和信息化建设等方面实现新的突破，推动全省档案工作的规范化管理上一个新的台阶。

（六）大力推进机关档案信息化建设

信息化的机关档案工作就是未来机关档案工作的基本形式。省级机关和单位要对此高度重视，高位推动。

一要加强整体规划。要积极争取让领导把档案信息化工作纳入本机关信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案信息化与机关信息化协调发展。要精确掌握机关档案资源现状和发展趋势、经费投入情况和技术支撑条件，精准定位功能需求，科学制定长期目标和阶段任务，统筹合理地安排和使用财力、人力、物力，协调行动，确保其规划科学、合理和可行；实施过程中，要特别注重解决资金合理分配、安全防范体系建设和增量电子档案管理机制等问题，确保数字档案室建设科学、安全、有序开展，避免失误、浪费和低水平建设，力争15年左右时间，省级机关和单位基本建成数字档案室。

二要规范数字化工作。目前，一些单位存在办公自动化系统与电子档案管理系统两张皮的现象，这是机关信息化与机关档案信息化不同步造成的，将会严重影响电子文件的顺利归档，造成后序工作的不必要浪费。要严格按照档案数字加工的规范标准大力推进传统载体档案数字化工作，做到流程规范、格式统一、字段完整，符合安全保密要求，数字化时要以需求为导向、以必要为原则，确定数字化对象，做好规划，分清主次，把需要永久保管或者利用率特别高的档案优先数字化，以提高利用效率。数字化过程中，要高度重视数字化成果的真实性问题，保证依法依规确定数字化对象，对数字化成果的处理要保持原貌，并把数字化过程的元数据收集齐全。

三要着手开展数字档案室建设。国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，这将是今后一段时间机关档案工作的重要内容和发展方向，希望省级机关和单位予以重视、关注，按照《数字档案室建设指南》要求，积极推进本机关数字档案室建设，做到“基础设施够用、管理系统好用、档案资源适用”。“基础设施够用”就是基础设施能够满足基本要求，又留有足够冗余，能够承担文书、照片、声像、专业档案以及数字化成果的管理需要。鼓励依托机关信息化基础设施进行相关建设，已经具备基本条件的，要按照数字档案室建设要求进行适当调整。“管理系统好用”就是要按照《电子文件管理系统通用功能要求》规定做好管理系统的需求设计、开发工作，做到功能齐全、便于扩展、方便易用。管理系统建设要充分兼顾当前需要和未来发展趋势，既要有利于提高档案管理效率，又要有利于档案信息长期保存和安全保密。“档案资源适用”就是要求档案资源命名统一规范、文件格式和品质符合标准要求、元数据齐全完整。要特别注意文书类电子文件红头红章等样式要求和正本、定稿、公文处理单的版式要求。对一时无法达到这些要求的电子文件，各单位档案部门也要应收尽收、应管尽管，为以后的数字档案室建设积累档案信息资源。

（七）严格依法移交到期档案

定期向省档案馆移交档案是省级机关和单位的法定职责。各单位要按照移交计划继续做好档案进馆准备工作，做到“进馆范围不缩减、进馆要求不降低、进馆时间不拖延”。进馆范围不缩减，是要求不但文书档案要进馆，而且照片、声像以及印章等实物档案也要进馆；不但传统载体档案要进馆，而且电子档案和档案数字化成果也要进馆。特别要指出的是，礼品档案作为国家公职人员因公务活动接受境内外的组织或者个人赠送的实物档案，字画档案作为重要历史事件的佐证凭据，对于丰富国家档案资源的构成，多角度反映历史事件具有重要意义。省政府规章《云南省国家档案馆管理办法》规定，各级机关和单位应建立公务礼品档案管理制度，按照规定向同级综合档案馆移交公务礼品档案。希望省级机关和单位在建立公务礼品档案和书画档案管理制度并及时移交公务礼品档案和书画档案方面作表率。进馆要求不降低，就是要抓好进馆档案质量，注意把日常业务工作与档案进馆协调起来。不能平时不归档、不整理，临时抱佛脚，突击归档整理，不仅导致档案案卷质量得不到保证，而且会出现有些应归档文件材料散失的情况，造成国家档案资源的损失。进馆时间不拖延，就是要按时移交档案。《云南省档案条例》规定，档案形成10年内须向同级综合档案馆移交。各省级机关和单位必须按照计划，在规定时限内完成移交，移交时限最迟不得超过10年，是法律规定，必须不折不扣地严格执行。

（八）切实加强机构改革档案的管理

深化党和国家机构改革是推进国家治理体系和治理能力现代化的一场深刻变革，是新时代坚持和发展中国特色社会主义的必然要求，是加强党的长期执政能力建设的必然要求，是社会主义制度自我完善和发展的必然要求，是实现“两个一百年”奋斗目标、建设社会主义现代化国家、实现中华民族伟大复兴的必然要求。改革涉及的省级机关和单位要高度重视这次机构改革中档案的管理和处置工作，将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署，科学制定档案管理和处置工作方案。档案管理与处置工作方案应包括档案工作负责和人员安排，档案收集、整理要求，档案清点、交接程序以及日常保管、保用要求等，方案需经省档案局同意后方可实施。新组建、职责优化、部分职责发生变化等改革涉及的部门和单位应及时明确档案管理机构和档案管理人员，建立健全档案管理工作制度，并应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求和重新确定的单位职能，重新编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，报省档案局审查同意后执行。在机构改革中优化职责或部分职责发生变化的，沿用原档案全宗，部分职责划入其他机构的，划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗。更名、调整领导管理体制的部门和单位可继续沿用原有的档案全宗和文件材料归档范围和文书档案保管期限。不再保留、撤销建制部门和单位，要明确专门的机构和人员负责档案的处置，档案实行封口管理，规范整理后连同单位的重要资料一同及时移交省档案馆，任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移档案和重要资料，档案处置不到位的，机构和人员不能散；丢失和销毁档案，按《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关单位和个人的责任。

（九）加大对机关档案工作的支持保障

根据云办发15号文件，各机关必须有领导分管档案工作。分管领导要定期听取档案部门工作汇报，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障，真正研究并协调解决档案工作中的重大问题，切实担负起领导责任。各省级机关和单位要切实加强对机关档案工作的领导，建立完善机关档案机制，健全档案工作网络，把档案工作纳入本单位年度工作计划，科学合理核定档案工作经费，将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、安全保密、提供利用、编纂等方面的经费列入单位预算。特别要保障档案数字化、档案信息化建设以及设施设备运行维护的费用，为机关档案工作的开展提供足够支持。希望各省级机关和单位进一步关心档案干部成长，把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用规划，为档案干部学习培训、挂职锻炼、交流任职等创造条件，培养一批有信息知识、懂档案业务、会知识管理的复合型高素质档案人才。

同志们，省级机关档案工作直接为省级机关工作服务，做好省级机关档案工作责任重大、使命光荣。让我们紧密团结在以习近平同志为总书记的党中央周围，以新时代中国特色社会主义思想为引领，锐意进取、开拓创新、真抓实干，齐心协力推动省级机关档案工作的新发展。