如何加强档案馆社会服务功能建设

文·高善环

档案馆藏是国家记忆的汇集，是政治、经济、文化、科技和社会的缩影，具有历史价值、科研价值、观赏价值等，这些只有通过档案馆的社会服务功能，才能得以彰显。档案馆本身的性质和任务决定了它具有社会服务功能。档案馆的社会服务功能就是指档案馆面向社会、面向公众、面向未来所具有的档案服务功能。随着信息技术的广泛应用，互联网已经成为经济发展的新引擎，民生服务的新方式、信息传播的新渠道，使得档案工作的传统服务方式已经不能适应当前信息社会发展的需要。充分发挥档案馆的社会服务功能，为社会创造经济效益和社会效益是档案馆的生命力所在。

一、影响档案馆社会服务功能发挥的主要因素

（一）馆藏匮乏，利用价值不高

由于历史的、社会的原因，造成馆内文书档案与其它档案的比例严重失调。这些反映历年政治活动的馆藏资源，虽然有历史凭证作用，却与服务现实、服务经济建设不相适应。档案在收、管、用中存在不平衡，不协调、不匹配等结构性问题，与广大人民群众切身利益息息相关的民生档案资源不足，经常出现“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。馆藏缺乏地方特色，为此应该站在现实和历史的高度，加紧去接收反映新形势下社会急需的，利用率较高的民生档案材料。然而就目前状况而言，接收工作又会遇到档案管理的体制问题，档案工作理论的制约，诸如接收政策，全宗理论，进馆标准等，如何用创新的精神去实践档案馆馆藏的优化，这将从有助于档案利用出发，去思考、去解决问题。

（二）编研工作缺乏成效，利用形式单调

目前大部分档案馆的编研工作停留在基础阶段，不能结合本地的实际情况，深入调查研究，掌握社会对档案信息的需求，对档案资料做更深层次的编研。有一定数量的编研产品，也是为应付升级匆匆而就、质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著，编研工作没有发挥其应有的作用。利用方面，由于基础工作的拖欠，县级档案馆的档案资料基本处于原始状态，没有很好的分类整理归纳，档案信息化也处于初级阶段，且进展缓慢，无法适应现代需求。提供利用方式上，依然是被动地“等客上门”，缺乏针对性、广泛性和有效性，馆藏价值还远未开发出来。

（三）档案宣传力度不够，公众认知程度差

档案部门虽然每年都开展一些业务活动，但这些宣传一般都是针对《档案法》及档案工作自身开展的，对档案馆的宣传不够，流于形式，没有持之以恒，缺乏连续性；宣传对象只限于上级领导和下级档案部门，没有面向基层，面向群众，社会影响小，群众参入性不强。另外，档案工作者历来崇尚“默默无闻”，只满足于踏踏实实地做好本职工作，缺乏对自己所从事的工作及取得的成果加以宣传的意识，从而影响到社会对档案的认识程度。

二、加强档案馆社会服务功能建设的对策

（一）不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构

要加大档案资料征集和接收力度，不断丰富和优化馆藏，突出地方特色。档案收集渠道不畅，是不少基层档案馆面临的一个普遍问题。造成这种局面，主要是档案的来源比较单一。不少档案馆只注重文书档案的接收，对一些反映地方历史文化、社会重大活动、各类专业档案、地方特色档案少有接收。接收渠道不畅，必然造成馆藏结构单一。丰富的馆藏是档案信息资源开发和利用的基础，没有丰富的馆藏资源做基础，发挥档案馆的社会服务功能就成了一句空话。从档案馆工作的实践看，要做好档案资料的征集，主要从以下几个方面入手。

一是面向社会开展档案资料的征集。由于各种历史原因，不少反映本地历史文化的重要资料散存于社会，这些资料从各个角度比较全面地反映了当地各个历史时期政治、经济、社会发展的全貌，如果不能及时收集，这些珍贵的档案资料很可能面临着损毁的危险。因此，社会征集是一项十分紧迫的抢救性工作。档案馆要通过报纸、电台、电视、等媒体发布档案资料征集通告，并可采取上门征集等多种方式，进行广泛征集。

二是及时做好地方重大活动档案的收集。档案馆在重大活动过程中，要主动参入，并协助主办机关做好档案资料的收集、整理，并在活动结束后，督促主办机关及时将这些活动中形成的文件、照片、音像、实物等各类档案收集进馆，确保这些档案不受损失。

三是要做好名人、名胜古迹、名优产品和一些反映地方文化艺术特色档案征集。开展“口述历史”的收集工作，这是一顶极富前瞻性的工作。重视收集利用档案著书立说等“再生信息资源”的收集，这是档案馆突出地方文化特色的一个重要方面。

四是要做好城市建设照片、音像资料的收集。城市建设日新月异，在城市环境不断改善的同时，许多我们熟悉的景观也不断从我们的视线中消失。因此，通过社会记忆工程的开展，完整全面地记录城市的发展和变迁历史，也成为我们档案部门一项十分迫切的工作。

五是要根据社会对各类专业档案的要求，及时接收一批较高利用价值和利用率的专业档案进馆，既丰富了馆藏，又能满足社会对档案的需求。同时，要广泛地开展馆际交流，将其它档案馆、文物馆等保存的一些反映本地重要历史文化的档案资料征集进馆，以方便资源共享。

（二）健全档案馆的社会化服务体系，拓宽档案利用渠道

档案馆的社会化服务体系既是对档案传统保管利用功能的延伸和拓展，又是适应时代要求将档案馆知识含量较高的科技成果、技术报务项目推向社会的途径。要彻底改变“重藏轻用”的观念，打造好档案服务平台，开展多渠道的主动服务，提高全社会的档案意识，充分发挥档案馆的社会服务功能。

一是把满足社会需求作为衡量档案利用工作的标尺。无论是思想观念，还是开放利用和服务的计划、标准、方式及手段，都应置于社会这个大环境中去思考与实践。档案馆要转变角色，履行服务社会的职能。

二是着力向社会宣传档案工作，要通过行之有效的方式和途径，向社会宣传档案馆的职能、作用，宣传档案文化，宣传利用档案产生的效果，扩大档案馆的社会影响与知名度，提高公众的档案利用意识。

三是要向社会介绍馆藏，介绍开放档案情况，多形式公布开放档案目录，适时适度地对外开放档案，确保开放信息畅通，营造一个良好的开放氛围。

四是拓展利用形式，为利用者提供更直接、便捷、高效的档案服务。可以通过新闻媒体、开通查档案咨询服务热线电话，加快网上档案馆建设步伐，举办有特色的展览或陈列等。

五是为利用者创造一个开放、舒适、休闲、优美的档案馆环境。通过创造开放型的环境，体现档案馆的公众形象和社会价值。体现档案大文化、大开放、大服务的气息，营造以档案吸引公众的氛围。

（三）开展深层次档案编研工作，提升档案利用价值

档案编研工作要改变过去那种闭门搞编研的陈旧模式，积极寻求合作编研项目和出资共同编书的伙伴，要有出精品的意识，从“新”字上找突破口，在“活”字上做大文章，在“精”字上下苦功夫，让富有成效的编研成果“激活”毫无生气的”死档案“。加强编研工作，一是要在服务党委政府工作大局上多动脑筋，找准位置，围绕本地区党委政府中心工作和社会热点问题，结合馆藏，有针对性地编发领导决策最急需的信息，为领导决策提供档案支持。二要积极参入本地区文化活动和地方历史文化的研究，发挥馆藏的地方历史文化档案优势，并通过对馆藏资料的研究，积累本地区重大历史事件、历史名人故居、旅游文化、语言文化、饮食文化等方面的大量资料，对其进行编研，通过利用档案举办展览、编辑出版图书、拍摄电视专题片等形式，加快推出具有地方特色的文化产品。用档案馆原件、原物，珍贵的独本，孤本，自然搭建起历史的旧貌，再现真实的历史场景，使人民接受文化与文明的熏陶与洗礼。让档案从封闭走向开放，从被动走向主动，从幕后走向台前，走向人民群众的生活，更好地满足人民群众对档案文化的需求，更好地服务于经济社会。

（四）加快档案信息化建设步伐，实现档案资源共享

以信息化为基础的科技创新深刻影响着各个行业的发展，档案馆也正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的时代。档案信息化建设就是用信息技术支撑档案馆工作，把现代化手段应用到档案工作的各个环节，最终实现档案资源共享、技术共享和管理共享。建立有效、快捷的档案信息网络体系，形成向全社会开放的服务平台，实现档案信息资源共享是拓展档案馆社会服务功能的重要途径。档案馆要加快数字档案馆建设步伐，一是要开发利用功能齐全的档案系统软件，提高档案信息的数字化和电子化，规范电子文件归档管理，强化开放档案与现行文件的网上检索功能，提供部分档案全文浏览，增强社会性、可读性。为档案管理人员加工档案提供便利，为社会提供高效快捷的服务 。二是建设档案网站，通过网面的形式向社会提供档案信息，通过网页，利用文字、图表、声像并茂的形式，向社会作全面的介绍、宣传档案、利用档案，尽快实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享。当然，我们在做好信息上网的同时，不能因服务利用而放松安全保密工作。

总之，随着人类信息化进程的不断发展，档案在社会生活中的作用也越来越显著。拓展档案馆的服务社会功能。既是档案事业自身发展的要求，也是档案馆工作的客观需要。只有加强档案馆的社会服务功能建设，档案事业才能跟上时代的步伐，更好地为经济社会发展服务。

● 参考文献 ●

[1]李世华，在全省档案工作会议上的讲话 [j]，山东档案，2016（5）

[2]杨泽伟，加强档案馆服务能力建设之我见 黑龙江档案，2010（6）