近十年关于基层档案工作中问题与对策的研究综述

2018-05-10袁爱洁

山东档案 2018年2期

文·袁爱洁

伴随着科技的发展与时代的进步，作为记录基层单位日常工作的关键性文献，基层档案及与之相关的各项工作也迎来了新的机遇与挑战，无论是顺应潮流做出变革，还是保持现状再图渐进，不可否认的一点是基层档案工作的效果优劣很大程度上决定了其他基层工作开展的顺利程度。因此，将当前基层档案工作中存在的问题及其相应对策进行整理与分析，明确其现实状况，就成为新时代基层档案工作开展的必由之路。

在CNKI中对2007-2016年十年间的主题包含“基层档案”与“问题”或“对策”的相关论文进行检索，最终得到共558条命中结果。首先通过相关论文的发表年度趋势图，可以发现关于基层档案工作中问题与对策的研究呈现上升趋势，可以说明近十年中，基层档案工作的改善受到更多研究者的重视，相关研究在未来会更加具有意义。具体如图1所示。

接着通过导出这558条命中结果的引文信息，在NoteExpress中进行相应关键词的统计分析，总共包含1289个关键词，对其中39个出现次数10次以上的相对高频关键词进行提取并排列，可以从中分析出近十年关于基层档案工作中问题与对策研究的重点着力方向。具体如表1所示。

图1 近十年关于基层档案工作中问题与对策研究的年度发展趋势图

表1 近十年关于基层档案工作中问题与对策研究的相对高频关键词表

通过对表1中关键词的整理分析，能够得出近十年基层档案工作中问题与对策研究主要着重于基层档案本体的管理、基层档案管理人员的管理与基层档案数字化建设这三个方面。

一、基层档案本体的管理

基层档案本体的管理是整个基层档案工作中最本质的内容，当前针对基层档案本体管理中问题与对策的研究主要集中在档案信息安全、档案价值鉴定、档案交接工作及不同类型基层单位应当如何进行档案本体管理等方面。

在保障档案信息安全方面，崔海莉[1]认为面对随大数据时代而来的新技术、新环境和新威胁，在基层档案管理工作中，尤其应当注意档案信息管理的安全性，其中包括档案数据采集和档案信息管理系统等方面。当前，档案数据采集的安全问题主要包括目前的档案信息的收集范围与形式不恰当、纸质档案数字化的过程与结果存在隐患，因此应当重新整理档案信息的收集范围并避免冗余的产生，在纸质档案数字化的过程中应当严格考察供方资质、遵守相关规范和建立完善的管理制度；档案信息管理系统的安全与档案信息的安全息息相关，其安全问题主要包括数据支持平台和数据计算环境的安全，前者应当致力于监控管理、风险控制和规则遵从等方面，后者应当着重于为不同人群提供不同的展现界面与工具上。

在档案价值鉴定方面，贾丽丽等[2]从微观的角度出发，阐述了档案价值鉴定工作中存在的问题，如需鉴定的档案数量多而质量偏低、鉴定工作缺少计划性、鉴定工作观念保守和理论研究滞后、鉴定原则与鉴定标准混为一谈、鉴定程序复杂等，并提出了做好档案价值鉴定工作的对策，包括加强鉴定理论研究、转变鉴定观念、优化档案馆藏、加强法制建设、固定档案接受进馆制度、设立专门的档案价值鉴定机构等。

在档案交接工作方面，田凤菊等[3]认为由于基层档案管理机构的人员流动现状，基层档案的交接工作往往是基层档案管理工作中非常重要的一部分，但是当前的基层档案交接工作中存在着档案交接不及时、档案交接手续不严密、档案监交工作不严格等问题，针对以上问题，提出了将档案交接纳入基层单位的规章制度中、档案人员离岗离职前认真做好档案移交准备工作、认真做好档案监交工作、加强档案交接中的思想教育工作等对策来解决。

基层档案工作具有相似性，但同时又具有差异性，具体表现在不同类型的基层单位中。针对企业的档案工作，刘建华[4]分析了当前企业档案管理现代化工作中存在的种种不足，包括档案工作不规范、基层档案管理不平衡、技术设备没有物尽其用、对于档案管理现代化的认识不足、管理人员素质低等，并逐一提出解决方案，如进行系统化的管理、加大资金投入、实现档案管理思想的现代化、建设德才兼备的档案管理队伍等，为企业的档案管理工作提供了思路。从基层机关的角度出发，刘艳花[5]阐述了当前基层机关中档案管理工作主要存在的问题包括档案工作人员意识薄弱、档案交接工作不完善、经济投入和创新不足三个方面，并提出相应解决方案，包括强化档案管理意识、提高档案管理的科学水平、加强档案管理队伍的建设等，对广大基层机关的档案管理工作有一定的参考价值。站在高等院校的立场，陈海英认为[6]高校档案管理中存在的问题包括管理工作不规范、基础设施落后、管理人员素质有待提高、管理观念落后等四个方面，并阐述了上述问题产生的原因，并针对问题提出了解决方案，包括提供更强大的组织保障、完善管理体制和工作机制、加强人才队伍建设、加强信息化建设等。

通过对上述论文的整理，可以发现当前关于基层档案本体的管理中，各种类型的基层档案管理机构都在整个档案管理流程上存在一定程度的问题，但同时也都在提出积极的对策以期解决，最重要的是从制度与意识两个方面入手，双管齐下将当前基层档案本体管理中不合理的现象向合理的方向进行改善。

二、基层档案管理人员的管理

基层档案管理人员是宏观档案工作中的基本力量，在基层档案工作中扮演着非常重要的角色，因此对其管理效果的优劣对基层档案工作的顺利开展具有很大的影响。当前，基层档案管理人员出现的问题主要包括素质方面、心理方面和不稳定性方面。

针对基层档案管理人员的素质方面，普遍的认识为当前基层档案管理人员的素质偏低，其中，施朝霞认为[7]政府机关档案管理人员应当具有的素质包括职业道德、进取精神、服务意识、创新意识等四个方面，并分析了当前政府机关档案管理人员存在的问题，如创新意识不足、业务素质偏低、运用信息化技术能力不足、单位领导档案意识不强、专业人才偏少等，并提出了提高档案管理人员素质的途径，包括加强思想作风和工作作风建设、加强学习和教育培训、树立与时俱进的工作意识和不断更新创新服务观念等。陆晓惠认为[8]基层单位档案管理人员素质偏低的问题主要是由非专业人员进行档案管理和缺乏对相关人员进行业务培训两方面造成的，并针对上述问题提出了相关对策，包括提高领导的认识、重视学习并提高业务素质、提高服务层次与水平等。

针对基层档案管理人员的心理方面，刘慧芳[9]分析了基层档案管理人员心理问题的类型及产生的原因，主要包括闭塞、枯燥、焦虑和缺乏存在感等方面，从而提出相应措施以调适，包括构建和发展组织文化以提升组织和职业认同感、提高档案管理人员的认知水平以克服倦怠情绪、加强业务培训来克服职业焦虑感等。

针对基层档案管理人员的不稳定性方面，林白华认为[10]基层档案管理人员的队伍没有达到相对稳定的状态，档案工作就无法顺利开展，而当前基层档案管理人员出现的不稳定性通常是由于档案数量少且工作量小、基层档案管理人员未对基层档案工作重视、相关领导与人事部门的档案法制观念不强、基层档案室的劳动条件较差等造成的，因此提出相应的对策，包括加强档案工作宣传和提高档案管理人员待遇、加强档案管理人员的培训以提升责任感、实行专业技术职务制度以提高档案管理人员的荣誉感、改善基层档案室的工作条件等，以期能够解决基层档案管理人员队伍不稳定的问题。

人员的管理一直以来就是各项有人参与的工作中最为关键的一环，基层档案工作不同于其他工作，因其工作性质而导致对管理人员的要求更为严格。目前基层档案管理人员出现的上述问题，往往是由基层档案工作的性质引起的，因此，各研究者都提出了具体的对策，努力将整个基层档案管理人员队伍的综合实力提升到新的高度。

三、基层档案数字化建设

随着时代的发展，数字化早已渗透进各个传统领域中，基层档案工作也不例外。但是，在基层档案数字化建设的进程中，伴随着可以大幅提高的工作效率、更加方便地提供利用等优点之外，也不可避免的要面临各种各样的挑战。

就基层档案数字化建设方面，王佳敏[11]分析了基层档案管理数字化的意义，并提出当前存在的问题主要包括基层档案室的档案数据库建设能力有限、档案管理系统与办公自动化软件之间无法有效对接、数字化档案为其当下的管理与利用带来诸多不便，针对这些问题，提出可以通过逐步建立档案管理数据库、实行档案保管“双套制（同内容的纸质档案与电子档案双套保存）”、改进档案信息管理系统、加强数字档案的安全保护、适时建设本单位档案数据网等对策解决。黄彩珍[12]认为数字化是新时代基层档案工作的必由之路，并且存量数字化和增量电子化是当前基层档案数字化的主要途径和工作内容，同时提出当前基层档案数字化的问题主要包括观念落后、经费缺乏、缺少专业人才与知识、内容较少、标准不够健全等，因此要更新观念、增加经费、扩大专业人才队伍、提升专业知识、以民生为内容进行丰富、健全相关标准、注重数字化安全等。

档案数字化建设是一项较为专业的工作，而鉴于绝大部分基层档案管理部门并没有足够的技术条件来推动数字化建设，因此往往采取外包的方式来完成。赖相燕认为[13]基层档案数字化建设可以采取外包的方式完成，但是由于档案信息的特殊性，在数字化外包的过程中也产生了一些关于安全保密的问题，如外包程度高而监管不到位、安全保密责任知晓率低、制度不健全、人员流动性大而保密意识不强等，因此提出了相应的对策，包括加强教育并提高安全保密意识、执行规章制度并强化安全保密监管、加强技术保障等，以期可以解决外包中安全保密的问题。

作为基层档案保管机构的基层档案室，其数字化水平很大程度上会对基层档案数字化建设的成果造成影响。因此，基层档案数字化建设不仅包含档案本体的数字化，同时也包含基层档案室的数字化。刘华阐述了[14]基层档案室数字化的意义，又提出了当前基层档案室数字化中存在的问题，包括计算机硬件与软件的滞后、档案收集不全面、档案管理人员技术能力不足、数字化档案的安全性不强等，因此提出了相应的对策，如构建合理的基层档案室管理机制、提升数字化档案室的软硬件水平、加强基层数字化档案资源库建设等对策以期能够解决上述问题。

数字化是不可避免的趋势，而且势必会对现有基层档案工作方式造成影响，但如果因噎废食，基层档案工作便只会落后于时代。所以通过对上述论文的整理，能够发现基层档案数字化建设正在步步为营地进行推进，虽然有主观和客观上的问题，但都能提出合理的对策来进行应对。

无论时代如何变化，围绕着基层档案工作的优化都不曾停滞。我们应不断地发现其中问题，并积极提出对策进行改善，只有如此，才能继续推动基层档案工作的前进，并保证其他基层工作的顺利开展。

● 参考文献 ●

[1]崔海莉. “大数据”时代档案信息安全管理新思考[J]. 档案学研究，2015，（01）:93-96.

[2]贾丽丽，阴宏光. 浅谈档案价值鉴定存在的问题和对策[J].黑龙江档案，2007，（03）:12.

[3]田凤菊，姜以敏. 基层单位档案交接工作常见的问题及对策[J]. 黑龙江史志，2008，（13）:37.

[2]赖相燕，陈雪. 基层档案数字化外包安全保密的问题与对策——以浙江省某县为例[J]. 城建档案，2016，（02）:16-17.

[3]黄彩珍. 论基层档案数字化建设[J]. 档案天地，2014，（S1）:84-86.

[4]刘建华. 浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策[J]. 经营管理者，2011，（17）:185.

[5]刘艳花，陈汇. 加强基层机关档案管理工作管见[J]. 档案天地，2014，（01）:56-57.

[6]陈海英. 加强高校档案管理工作思考[J]. 现代商贸工业，2009，21（16）:44-45.

[7]施朝霞. 关于提高政府机关档案管理人员素质问题的思考[J]. 黑龙江科技信息，2008，（30）:204.