电子发票：财务转型的共享驱动

文/中兴财务云

电子发票是“互联网+”在税务领域的核心应用之一，也是企业财务转型的有效驱动力。

电子发票是“互联网+”背景下，发票形态及服务管理方式变革的新产物，主要指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，以电子数据方式开具、收取、存储的收付款凭证。自2013年6月开具全国首张电子发票以来，电子发票以其信息化传递途径、电子化存储方式和更大的信息承载量等优势，在各行业中得到了广泛的应用。截止2016年5月，国内电子发票累计开票量2.3亿份，在欧盟电子发票渗透率高达40%，全球电子发票的开票量年均也保持在20%以上的增长量，电子发票俨然已成为全球化趋势。

电子发票的应用主要包括：开具、接收、报销和归档。A企业在公司强大财务信息系统的支撑下，借助电子发票服务平台，对客户可以完成电子发票的高效开具和传递，对员工或供应商也支持多途径电子发票的接收以及后续的报销自动入账和电子化归档，实现了电子发票的全生命周期管理。

电子发票的开具

国家出台电子发票相关政策后，A企业积极向主管税务机关申请开通电子发票资格，税务局核定开具范围等信息后，开始备案使用。电子发票的开具与A企业从订单到收款（Order to Cash）的流程紧密相关（如图1所示）。

（1）电子发票在业务流程中的应用。当A企业与客户签订合同后，通过销售订单系统来管理合同文本、商务信息、交付条款、付款条款等关键信息。销售订单系统一方面与企业的发货系统对接，接收采购订单，安排仓库备货，另一方面与电子发票应用平台对接，获取客户开票信息，完成电子发票开具。开票成功后，电子发票服务平台自动推送电子发票，客户或经办人使用邮箱、手机APP、微信等途径接收电子发票，也可以在企业电子发票应用平台上下载PDF格式的电子发票。

图1 电子发票开具应用示意图

（2）电子发票在财务流程中的应用。电子发票开具后在财务流程中的应用体现在三个方面，一是与企业的账务核算系统对接，以电子发票的信息来完成收入和应收账款的确认；二是与电子档案系统对接，电子发票以电子化档案存储，无需打印保管；三是通过电子发票应用平台，可以归集企业开具的发票信息和种类，方便财务大数据分析。

（3）电子发票开具应用的意义。在发票开具环节应用电子发票，一方面可以降低A企业发票各环节的显性成本，如发票本身的纸张成本、发票打印成本、发票管理的人工成本、发票邮寄给客户的成本等，另一方面也降低了票随货走的匹配、等待成本。纸质发票模式下，销售订单完成后，企业仓库首先要定位到物品，完成备货，同时等待开票完成后再与备好的实物匹配，完成发货。在这个过程中，如果开票进度晚于配货进度，货物就会在仓库等待，等待的过程增加时间成本、仓库占用成本和人力成本。在电子发票模式下，仓库安排实物发货，电子发票开具后，通过多途径电子化传递给客户，使发货流和票据传递流分开，互不影响，提升了A企业的库存周转效率和资金使用效率。

电子发票的接收

电子发票的接收与A企业从采购到付款的流程（Purchase to Payment）紧密相关，主要包括电子发票的接收路径、报销入账和存储归档。接收流程（如图2所示）。

（1）电子发票的接收。A企业内部建立了发票验证系统，前端用于接收各类发票，后端通过第三方发票服务平台，与税务局系统对接，完成发票的验证。企业接收的发票主要包含员工零星业务的纸质发票、员工经办的各类电子发票以及电商开票平台直接开具的电子发票。对于员工接收的电子发票，企业一方面读取电子发票的关键信息，转化为报销单据信息，简化了员工报销填单过程，另一方面利用虚拟打印技术，将PDF文件转化为影像，提单审核环节不用逐个打开PDF附件，直接以影像形式展开，快速高效。针对部分有电子发票开具平台的供应商，发票验证系统直接与供应商系统对接，完成电子发票的接收。

企业经办员工可以在此电子发票服务平台上，管理自己的发票，发票状态与报销状态同步变化。查验完毕的电子发票，自动归集为个人发票集合，处于审核中、已通过和已入账的电子发票均被锁定，降低了重复报销的风险。

（2）电子发票的报销和归档。电子发票接收后，后端与网上报账系统或手机版报销APP对接，经办员工可以在“待我报销”的发票清单中勾选，进一步完善报销相关的项目、合同等信息后，实现报销单据的提交。经过业务审批、财务审核，通过与ERP账务核算系统的对接，自动完成入账。

审核通过的电子发票与相应的报销凭证、入账凭证一起，会归集到A企业的电子影像系统，形成企业的电子会计档案，以电子信息的方式永续保管。纸质发票与电子发票在归档和存储方面的流程对比（如图3所示）。

（3）电子发票接收应用的意义。

第一，电子发票降低了员工对发票的管理成本，有效提升了员工满意度。在纸质发票模式下，对员工来讲，与票据管理相关的成本主要包括业务发生后等待拿到发票的成本、粘贴发票、上网填写发票信息的时间成本、发票邮寄的成本等；使用电子发票后，员工的这些成本都可以节省，报销填单也只要勾选电子发票相关信息（金额、供应商、日期等）即可，大大节约了员工的成本。应用电子发票后，员工从报销申请至收到报销款，等待时间至少缩短一半，同时，发票以电子信息传递，避免了因发票丢失和破损而不能报销的尴尬。

图2 电子发票接收示意图

图3 纸质发票与电子发票归档与存储流程对比

第二，电子发票接收应用降低了A企业的运营成本。财务人员无需面对各式各样的纸质发票，提高了财务入账的效率和质量；档案管理的票据接收、扫描、纸质档案调阅人员可以减少，人力成本、邮寄成本等均会降低；财务部门也不必为没有足够大的空间保管原始票据而担忧。据统计，一张纸质发票的成本大约为1.6元，但是其管理成本高达3-12元，电子发票应用后，可以将这些成本至少缩减为原来的四分之一。

第三，电子发票助力A企业实现精细化管理。电子发票应用过程中，外部与供应商系统对接，或者员工输入电子发票信息，内部与账务系统对接，实现了企业上下游数据的互联互通，减少了数据孤岛，真正实现了数据一点录入，全程共享；另外，电子发票也可以帮助A企业归集和管理多平台、多来源的电子发票，降低了假票带来的风险，杜绝员工的虚假报销和重复报销，实现发票的精细化管理。

第四，电子发票可以更好地完善A企业的电子会计档案管理。从电子发票的申请、开具、管理到电子发票入账归档全部由系统完成，员工和企业财务工作者都可以随时查看电子发票的状态，形成企业的电子发票库，同时电子发票影像自动成为电子会计档案，有利于档案的实时检索和查询，真正实现了会计档案的电子化管理。

电子发票是“互联网+”在税务领域的核心应用之一，也是企业财务转型的有效驱动力。电子发票的推行是互联网发展的必然趋势，电子发票逐步替代纸质发票，大幅降低企业经营成本，提高税收征管水平，减少传统会计核算工作投入，推动财务工作重心向决策支持转移。随着电子发票系统的深度开发和应用，企业财务管理的全面转型将指日可待。