国有施工企业工程项目档案收集归档问题及对策探讨

文/张秀国

项目档案管理工作是项目企业经营生产活动中的重要组成部分，作为企业领导，应务必对本单位的档案工作给予足够重视；作为企业档案管理人员，要坚持执行“四同步”制度，在项目建设的各个阶段及时对档案资料进行收集、整理和归档，为工程的建设、验收、竣工、维修、运行提供有力依据

施工企业做好对自身项目档案的收集与归档工作，对企业的发展有着无可替代的重要作用。作为企业领导，应务必对自身的档案管理给予足够重视，而身为企业档案管理人员，要以身作则，按规章制度，确保档案收集与归档工作的有序开展。

一、国有施工企业工程项目档案收集归档中存在的问题

1.项目施工人员档案意识淡薄

目前国有施工企业重生产，轻管理，从工程项目经理、工程技术人员等均未对工程项目档案给予足够的重视，没有固定的资料员，大多数为外聘资料员。工程完工后，人员解聘，只留项目结算的工经人员，工经人员只重视与甲方结算，不注重资料归档，导致项目收尾资料处于不受控状态，往往对于企业维权来说，很重要的工程收尾结算资料缺失非常严重，以至于企业在项目清收清欠工作中处于无资料依据的被动的局面。再者，由于国有施工企业项目遍布全国各地，人员流动性大，频繁调配，资料员外聘不固定，工程项目施工过程中产生的资料档案不能统一集中管理，往往由项目部各部门各自负责等一系列问题，从而导致资料收集归档不完整、不规范，移交企业档案室的项目档案五花八门。

2.施工企业缺少专职资料员和对档案人员的业务指导培训

随着企业子公司以及项目部门的增多，相应的资料档案人员却并未有所增长，资料档案搜集工作职能依赖于工程项目的技术人员或项目办公室职员来兼职完成。由于这些兼职人员毕竟此前并未接触过专业培训，以致其所开展的档案管理工作，无论是在归档资料的质量、整理标准、归档规范以及搜集范围等各方面均难以达到专业化要求。此外，企业改制要求岗位定编，好多企业只设综合档案室，管理企业各门类档案，而且定编只有一人，甚至有些还兼职办公室其他岗位，导致他们只忙于应付基本的档案管理，而不能有效、及时地对项目档案归档情况进行现场检查、指导，项目档案收集过程中的问题不能得到及时督导整改。上述诸多因素致使资料搜集不及时、不完整或是不规范现象极为常见，项目档案的归档质量也就无法得到有效保障。

3.施工企业工程项目规章制度执行不到位

许多国有施工企业因将目光过于集中到效益的追求与成本的节约方面，故而在资料档案的归档整理上，大多仅是以满足甲方要求为目标，管理制度形同虚设，执行力不够。为不影响项目管理人员绩效考核兑现，交给企业档案室的资料全部为复印件。如此管理档案的态度，势必导致项目档案资料不完善，质量严重不合格，从而无法反映建筑项目实际情况，对企业的生产经营、科研开发、企业维权发挥不了应有的价值和作用，这不仅是对企业的不负责，甚至将严重影响企业的发展。

二、解决国有施工企业工程项目档案收集归档问题的策略

1.企业各级领导重视是项目档案收集归档有效开展的重要基础

要想确保企业项目档案归档与收集工作的有效落实，身为企业领导，无论任何时期，均应对企业的项目档案管理工作给予足够重视，继而积极将档案收集与管理的思想传达至每一名员工，提高企业全员档案管理意识。项目部应建立项目档案工作人员网络体系，项目总工程师为项目档案管理第一负责人，并成立项目档案工作领导小组，明确每个人的工作职责，各个部门指定一名档案管理归档联络人，收集本部门在项目建设过程中形成的档案资料，将档案资料收集归档工作纳入员工日常考核中。身为项目档案管理工作负责人的项目总工程师，应积极参与到项目档案管理工作中，确保项目档案工作与项目进度同步进行。定期召开项目档案归档进展工作会议，确保工程项目档案工作从立项开始顺利进行。

2.保证人员到位、稳定，加强业务培训

其一，严格实施资料员持证上岗制度。施工企业需结合实际情况，把资料员培训归纳到“五大员”，即安全员、施工员、材料员、监理员以及预算员的培训行列当中。其二，确保工程项目资料员的稳定，资料员不得随意更换，避免出现工程部技术人员代签代交资料的现象，以防因人为因素造成档案资料丢失，确保项目档案资料收集工作的连续性、完整。其三，加强项目部各部门之前的沟通，确保资料档案收集渠道的通畅，对工程项目技术人员开展档案业务知识、信息以及法律法规知识的培训，以此促进其档案意识的提升，掌握工程项目档案的归档范围、整理标准以及归档要求等等，积极主动配合资料员的档案收集归档工作。同时企业应不定期组织档案人员参加内、外部相关业务培训，从而优化档案管理人员的知识结构，提高业务水平。

3.建立健全项目档案管理制度，坚持执行“四同步”制度

首先，建立健全项目档案管理制度。建设项目由于规模大、工期长、形成的材料多，特别是重难点项目，涉及的部门和环节众多，所以要想使项目档案管理做到规范、标准，就要对档案管理制度予以有效完善。相关管理者需结合工程建设的实际情况，根据法律法规要求建立切实有效的项目档案管理制度。同时，企业档案管理部门在企业已有档案管理制度的基础上，结合企业各部门管理职能范围，编制针对项目的档案归档指南，指南中应明确项目部各部门应归档、移交的资料范围、时间期限，移交对应的企业各职能部门。这样在很大程度上避免因项目工期长，甚至项目收尾过程后续资料归档不完善的情况，同时让企业各职能门参与到项目档案收集工作中，而不是单靠档案部门与项目部对接。以此为基础，构建监管体制，增强管理制度的执行力度，并定期对各个部门予以检查，若发现存在问题应在第一时间进行处理与纠正，确保项目档案收集与归档工作在一个健康的环境当中进行，做到有法可依有章可循。

其次，坚持执行“四同步”制度，即项目前期策划与提出项目文件材料归档要求同步，检查项目进度与检查项目文件材料积累同步，项目成果的验收、鉴定与验收项目档案资料归档同步，项目总结与项目档案资料完全归档同步。

总之，项目档案管理收集工作是国有企业经营生产活动中的重要组成部分，企业应对此给予足够重视，积极对档案管理工作中存在的问题进行分析和解决，不断提高项目档案质量，更好地为企业发展壮大发挥作用的同时确保工程质量，创造更高的社会效益。