施工企业工程项目档案管理的难点与有效应对

文/周 静

工程项目档案涉及内容多、范围广、周期长，贯穿工程项目建设的整个过程。针对当前工程项目档案管理工作存在的诸多问题，施工企业应予以高度重视，强化责任意识，完善管理制度，提升业务素质，确保工程档案资料的真实性与有效性

工程项目档案属于施工企业工程项目建设过程产生的资料和文件，项目档案管理是工程项目管理工作的重要一环。若不对该环节引起重视，工程项目档案则不能做到完整归档与保存，也就不能对已发生的工程项目具体情况给予有效总结，还无法对后续工程项目施工中可能遇到的问题给予合理指导。所以，总结施工企业工程项目档案管理现存问题，找出相应的解决策略已刻不容缓。

一、施工企业工程项目档案管理的难点

工程项目档案管理关系到工程施工的顺利进行，工程立项文件是对工程项目决策、审批与确立等过程的真实记录。项目开工建设前已形成且积累的文件称作工程准备阶段文件，可为项目经费使用、项目预算编制、招投标与项目的具体实施提供依据，而项目预算、招投标中形成的文件材料又可为项目勘察测量、设计等提供依据。若将这一文件积累过程从工程施工中剔除，工程是不能正常开展的。因而做好工程项目档案管理工作是现代施工企业发展赋予的使命和要求，但当前施工企业工程项目档案管理还存在诸多问题，需引起重视，主要包括：第一，对工程档案管理工作的重视度不够；第二，项目档案管理相关规章制度不完善；第三，工程档案资料缺乏真实性和有效性 (部分施工企业工程档案资料在形成时因制作份数少，或因保管不力而丢失，竣工移交时经常用复制件替代。还可能因项目负责人不在现场，部分重要文件与审批文件、竣工图章签字等，则由工作人员自主代签，降低了工程档案资料的真实性与法律效力）；第四，档案管理人员业务素质有待提升，为完整归档与及时归档增加了困难。

二、应对措施

1.领导重视是落实工程项目档案管理的基本前提

工程项目档案管理要求施工企业相关领导引起高度重视，强化责任意识。第一，需结合工程规模，坚持高效、精干、协调、有力的原则，增设专门的工程项目档案管理机构，并配备专门的专职档案员，在机构与人员编制上着手确保工程项目档案管理工作有人落实、有人严抓；从经费、宣传等着手给予倾斜，使施工现场工程管理人员能够主动参与到项目档案管理工作中。第二，施工单位项目部成立后，项目业主需加强监督、指导，施工单位内部应明确各级职责，项目经理属于项目档案管理的第一责任人，成立以项目经理为组长，总质检师、项目总工与主管项目生产的副经理为副组长，部门主任积极配合的项目档案工作领导小组，促使各部门项目档案管理工作能顺利推进，定期组织和召开施工文件归档会议，商讨解决施工文档整理收集中遇到的问题；同时还需增设独立的项目竣工档案管理具体承办机构（竣工办或档案室），打造由档案室带头、各部门积极配合、主动接受项目业主与监理监督的档案网络化管理体系。

2.制定并完善档案管理相关规章制度

无规矩不成方圆。规章制度是保证施工企业档案管理工作有效落实的指路灯，可为资料整理、归档与管理工作的开展提供法律依据。因而需进一步制定并落实如下规章制度：第一，制定档案管理通报制度。档案管理部门应每月把文件资料的收集、整理、归档移交过程与所存问题，通过月例会的方式上报给相关领导与项目监理部，针对所存问题进行协调解决。第二，制定施工文件预立卷登记制。施工企业内各部门指定的档案专兼职人员需对已办理结束的文件根据档案管理要求进行分类整理存放并制定台账，降低施工文件资料整理、组卷所花费的工作量，促使文件资料完整无误的归档；同时，应积极督促专职档案管理人员及时做好项目档案目录汇编。第三，制定项目档案管理考核机制。项目档案管理考核机制的制定，是保证档案管理工作高效率、高质量完成的可行手段。项目业主需对施工单位给予监督及指导，成立施工文件与竣工档案形成、整理和归档的相关惩罚制度，且和经济利益挂钩。每年年初将项目档案工作纳入项目经济目标考核范畴，作为项目部工作计划之一，对相关施工技术文件、工序质量检查验收文件和单元工程验收评定文件根据分部工程作出检查，把检查结果视作月质量考核内容，为相关责任人的奖惩提供依据。每年年底对不同部门和相关人员项目档案管理目标进展与优劣情况作出考核与奖惩，如若存在施工文件不齐、施工文件未和施工进程同步形成，或企业内各部门没有依照规定定期进行文件资料移交的，则对相关的负责人给予通报批评与惩处，达到监督职能的作用，想方设法克服工作中存在的“短板”，促项目档案管理与施工文件产生、收集、整理同步，实现管理有制度、开展有人员、执行有举措，真正将项目档案管理工作落到实处。

3.确保工程档案资料的真实性与有效性

项目施工中，为保证所产生文件资料的真实性与有效性，应明确文件的法律责任，该由责任人签字的，绝不可由他人代签。如确实因特殊原因无法亲自签字的，责任人应出具相应的委托授权书，由受托人代签，授权委托书和竣工文件同时归档保存，增强档案资料的严谨性，提高资料的法律效率。工程档案的形成与产生，如因意外而导致文字表述或数据出错，责任人需及时作出修改，并在修改处盖上修改人印章，使档案资料更真实。

4.加强档案管理人员业务索质的提升

定期对工程档案管理人员与相关技术人员展开培训。在改革开放深入与建筑业快速发展的今天，建筑档案管理工作的特征有了新变化，对档案管理人员的专业水平与综合素质也提出了更高要求。档案管理人员不仅有较高的专业素质、扎实的技能和服务意识外，还应具备新观念，在工作中变被动为主动，认真领悟学习国家相关法律法规，以及施工企业的相关规章制度，促其在工作中得到灵活应用，并在法规制度的引导下办事，使档案管理质量与管理水平得以提高。

总之，和一般档案管理相比，工程项目档案管理的系统性、专业性更强，档案收集、整理与管理工作需贯穿至工程施工的全过程，内容广而全，对管理人员的综合素质要求更高，做好项目档案管理并非易事。所以，施工企业档案管理工作应在现有经验基础上，不断完善，大胆实践，促使档案管理更规范，促进我国社会经济发展再上一个新台阶。