陕西省公路局档案电子化建设的几点做法

文/翟超群

本文从有效利用办公自动化信息、建立数字档案库、推进档案管理网络建设、加强信息安全管理、提高公文处理规范化水平五个方面,总结了陕西省公路局档案电子化建设的有益做法，对实际工作具有一定的指导作用。

近年来，随着无纸化办公和网络信息技术的发展，人们在各项社会活动中形成了大量的具有保存价值的电子档案，如何加强各类电子档案的管理，成为档案部门面临的重要任务。与此同时，如何加快档案处理和档案利用服务的数字化、网络化进程，发挥档案的有效价值，为公路养护、建设、管理提供高效服务，也成为档案工作必须解决的现实问题。本文谈谈省公路局档案电子化建设的几点做法，期望对指导实际工作有所裨益。

一、电子档案管理系统与办公自动化系统链接，充分有效利用办公自动化信息

办公自动化系统实现了文件办理过程无纸化，电子档案管理系统与办公自动化系统链接后，能够有效利用办公自动化系统的大量信息，避免信息的重复录入，将办公自动化系统产生的电子文件（处理完毕后的发文起草稿、发文审核记录表、正式印文；收文原文图像、收文处理记录表；会议纪要审核记录表、会议纪要印文的电子文件数据），通过系统接口进入档案管理系统，进行分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等档案整理过程，完成电子档案归存。还可从办公自动化系统进入档案管理系统，对档案信息进行在线查阅。

二、建立数字档案库

完成电子档案管理系统与办公自动化系统链接，实现电子文件的整理归存，这样就建立起电子档案数据库，并随每年的档案归存工作逐年累积。逐步对以前年度的重要文件分批数字化加工，完善电子档案库存，建设目录数据库、全文数据库，构建一个档案管理平台，培养一支档案信息化建设队伍。不仅实现依据查询权限对电子档案进行在线查阅功能，大大提高档案利用效率，也对纸质档案原件有很大的保护作用，并且为今后档案数字化管理奠定良好的基础。

三、推进行业档案管理网络建设

指导并推进下级单位做好档案电子化建设，将省公路局档案管理系统与上级单位（省交通运输厅）、下级单位（各公路管理局）档案管理系统链接，建成省公路局与上、下级单位相联互接的档案管理网络。建成后的档案管理网络对上、下级单位的文件进行在线查询，减少上、下级单位文件重复归存，节约存储空间，并可在线对下级单位的档案管理进行档案业务检查，同时也进一步增强了档案管理效率，提高电子档案信息利用，加强档案信息服务能力。

四、实行电子档案、纸质档案双套制归存，加强信息安全管理

省公路局属于行政事业机关，按照国家档案局、省档案局档案管理要求，坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，在做好电子文件档案归档工作的同时，将同版本纸质文件一并归档。加强信息管理，保证归档电子文件的真实完整。局域网与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理。设有密级的电子文件信息一律不上办公自动化和提供查询。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。建立档案信息安全制度，实施可靠安全的数据备份和快速恢复，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。采取数据备份策略和异地存放管理措施，建立灾备及存储系统，确保档案信息数据的安全。

五、提高公文处理规范化水平

采用电子文件归档后，将以每个自然文件为单位归存，不再对同一事由文件进行合并归存。这样做的优点是符合计算机管理快速检索功能，可查找到每个自然文件，减少了因文件合并后只能查找结果性文件，不易直接查找上报或过程性文件；只能查找省公路局转发后的文件，而不易直接查找省交通运输厅或上级引文的情况。但其缺点是无法显示同一事由相关文件的联系，这种就需要进一步提高公文处理规范化水平，在收、发文件办理时，对发文的引用、依据性文件应在发文中明确说明文件名称和文件字号，对收文办理结束后，将办理结果明确填入收文处理记录表中，对以上报或下发文件回复的文件名称和文件字号也应清楚填写收入处理表中。并加强用印和审核责任管理。