试论考古档案信息化建设与应用

（天津市文物管理中心，天津 300051）

当今社会，信息技术已经渗透到社会活动的各个方面，档案领域的信息化也正在逐步开展，考古档案也不例外[1]。考古档案形成基础是考古工作产生的所有文字、图片、音频、视频等原始资料[2]。考古档案是考古发掘的原始记录，同时也是考古研究中最可靠的依据性材料。不同于人事档案、会计档案、科研档案等，考古档案信息化需要考虑其专业特殊性。

考古档案具有唯一性、复杂性、系统性。首先，考古发掘阶段的工作不可重复，发掘过程中形成的第一手资料是最真实的基础资料，这使得考古档案具有唯一性；其次，考古档案内容繁杂，包含文字资料、图片资料、音像资料，这使得考古档案具有复杂性；最后，在一个考古工程当中，从调查阶段、勘探阶段到发掘阶段产生的许多材料，这些文本、图片、音像资料都是前后关联，相对照的，不是独立分割的，这使得考古档案具有系统性。本文通过一系列的思考，提出考古档案的信息化建设方案，作为单位考古档案的信息化管理和开发利用的设想，也能对当前考古档案的信息化管理提供一些有益的借鉴。

1 考古档案信息化的任务与目标

1.1 确保考古档案的真实、完整

考古档案的专业性集中表现为唯一性，这得保证考古档案的真实性和完整性尤为重要。考古发掘过程会把地下遗存揭露出来，取得实物材料，因而不必可避免地会给遗迹和遗物造成不同程度的损坏。发掘过程不可重复，因此发掘过程同步进行的资料记录工作就很重要，记录产生的资料是考察判断人类活动历史的最真实的资料，具有唯一性。

考古档案一旦建档，后续研究人员查阅资料只能以考古发掘简报等第一手资料为依据，因此考古档案信息化应把确保考古档案的真实性和完整性放在首要位置。为了确保考古档案的真实、完整，在信息化的过程中，应该注意第一手资料的完整性，扫描和拍摄等信息化转化手段以不损伤第一手资料为前提。

1.2 考古档案的安全性

考古档案具有唯一性，这使得安全性尤为重要，文件损毁和丢失会给考古工程后续工作带来不可逆的损失。档案的安全性包括两个方面，既要确保档案物理安全，也要保证档案内容安全。在档案保管工作中，一方面确保档案物理层面的安全，将整理成册的纸质档案，存储在温度、湿度等条件适宜的空间，减少酸化、粉尘、细菌、害虫、光纤等多种因素造成的腐蚀、损害，对档案进行周期性的检查，一旦发现异常，及时采取有效措施处理；另一方面要确保档案内容安全，要防止由于方式不当的存取、传输等操作给考古档案带来不必要的损害，更要禁止由于管理不严导致档案被涂改、撕毁或调包替换等问题。

1.3 考古档案的规范性

考古的每个阶段都会产生相应的原始材料，整理堆积的大量考古资料成为考古工程中除考古发掘外的一项重要而繁琐的工作，精力有限的考古人员没有办法花费很多时间整理材料，也给发掘结束后档案交接工作带来隐忧。为了简化考古档案移交过程，考古信息化需要制定档案形成标准，确保考古资料形成的规范性、时效性[3]。

传统的档案管理方式，通常以时间为标准编制档案，研究人员存在查询需求时，只能以时间为准进行提取，且反复的提取和使用势必会给档案造成一定程度的损伤。开展档案查询利用工作是考古档案工作的中心任务，是实现档案工作为科研工作服务的直接手段。传统的档案管理方式是将考古档案按照考古工程的发掘年份登记造册，单一的检索方式与数量庞大的考古档案不匹配，给查询利用工作造成很大的困难，无法满足档案的使用频率，考古档案的信息化需要解决这一问题[4]。

2 考古档案的信息化建设

2.1 基础设施

考古档案信息化的基础设施建设包括硬件设备和软件系统。硬件设备指的是计算机、服务器、路由器、扫描仪、硬盘、光盘、磁带等。软件系统包含文档档案管理系统、考古档案数据库检索系统等。基础设施的配备是考古档案信息化的首要条件。

基础设施的硬件设备需采购正品，以保证产品质量，计算机和服务器运行软件系统负担部分存储功能，路由器负责局域网部分，扫描仪用于基本的文档电子化，硬盘和光盘用于存储电子文档。电子文档的存储和备份严格按照规章制度采取完全备份、增量备份、差分备份3种方式优势互补，使得备份方案在备份时间和还原时间上达到一个最优方案。

2.2 考古资源数字化

考古资源数字化是考古档案信息化的主要步骤。考古资源主要由3部分构成：文字资料、图片资料、音像资料。目前中心档案室中的资料包括五六十年代至今的间断的、不完整的考古资料，如发掘项目申请书、工作报告、合同书等。数字化工作需要统计出每年的考古发掘工程资料清单，针对不同形式的资料采取对应有效的手段。

具体实施过程中，文字资料应该用高精度扫描仪扫描成电子版，提取每份文件的关键词，存储到数据库中，保存格式为JPEG或TIFF格式的数字化文件、PDF格式文件、XML封装包等；图片资料包括照片和底片，照片的处理方式和纸质方式类似，扫描成电子版后，将照片按照项目分类整理；底片的处理比较复杂，由于年代久远底片的格式不统一，需要区别对待。音频类电子档案一般存储为WAVE或MP3格式的数字录音文件或数字化文件。视频类电子档案一般存储为AVI或MPEG2格式的原始片段文件，部分视频文件需要通过编辑制作成DVD视频光盘。考古资料数字化有助于安全性保管，可以做到永久保存，也可以满足科研人员对考古资料反复提取的需求。

2.3 档案管理制度化建设

档案室对于考古档案管理制度应明确规范考古档案收集范围、借阅制度、资料记录形式、移交制度、保管期限、鉴定销毁、安全保密等方面。档案室接收的文档资料、表格资料、图片资料、音频资料、视频资料等考古档案的原始资料，在整理归档时应具有一定的规范。不同格式的考古资料，要有不同的整理模板，还要根据考古工程的工期长短适时调整。比如，一些能及时处理的短时间的考古工程，要求考古队发掘工作结束后及时移交全部资料；而一些跨年度的大项目，考古形成的档案资料应分批次移交，避免因时间过长造成的档案不完整等问题，待项目完成后进行项目整理工作时再行借阅。考古档案管理制度化建设，一方面可以确保档案的规范完整；另一方面减轻考古工作人员和档案管理人员的工作负担。

3 考古档案信息化的应用

3.1 考古档案信息化便于保存年代久远的档案资料

现如今天津市文物管理中心档案室保存了五六十年代至今的大量考古纸质档案资料，这些文字资料及其案卷目录的整理工作经历了几代人的交替。这些考古资料有很重要的科研价值，但是随着时间的推移，很多纸质资料渐渐变得发黄、易碎、字迹模糊，如何保存和利用好这些年代久远的资料是档案管理亟须处理的任务之一。

为了更好地保护这些珍贵的纸质档案，应减少直接接触造成的损害，采取信息化手段将纸质档案数字化保存。数字化形成的电子文件可以反复查阅，且不会因长时间放置造成资料内容缺失。例如2014年湖南省文物考古研究所启动了“湖南考古遗址文字档案资料数字化管理”的项目工作[5]。项目首先扫描所有入库的考古相关文字类资料；其次选用档案管理系统，将不同形式的档案资料统一管理；最后，将所有扫描后的电子档案每份单独建立索引，便于后续档案利用。

3.2 考古档案信息化能够保存更丰富的考古资料

考古工作在信息技术应用方面不断实践，产生了高精度图片和视频、可执行程序（EXE）、数据库文件（DB）等丰富的考古资料。如新疆文物考古研究所在考古过程利用测绘、三维重建及地理空间信息系统技术，生成三维数字模型[6]；山西省考古研究所借助三维数字模型处理造像，形成数字线图。这些高科技手段的使用，丰富了考古资料类型，逐渐成为考古资料保存的重要手段。

传统的纸质档案形式已不能完全满足上述考古资料类型保管要求，因此须采用信息化手段来保证档案的有效保存。具体来说，是通过对考古资料的格式选择、保存转换过程记录、备份存储、载体选择等方面规范操作，达到考古档案的永久保存。考古档案信息化为档案后续管理和研究提供了更多的技术支持，保存的资料也能得到更有效的利用。

3.3 考古档案信息化有助于档案资料更有效的利用

信息化的考古档案在开放利用时不再需要人力的翻阅、查找，而是使用考古档案数据库检索系统，通过关键词找到研究人员所需资料及其相关附件。检索系统的使用实现了即时查询，避免了对纸质档案的反复提取而造成的损坏，故更有利于保存考古档案且更方便快捷。一般来说，研究人员使用资料的复印件已可满足需求，无须提供原件反复翻阅，造成不必要的损坏。

实行考古档案信息化可以促进档案资料管理的规范化、数字化、网络化，数据一旦录入，可以多次利用，减少了手工操作，提高了工作效率。浙江省考古研究所资料保存形式有图纸、幻灯片、录像、照片、拓片、电子文件等，利用现代信息存储管理技术手段保存古遗址、古墓葬的地理信息，研究的方式也可多样化，从而使保存的资料得到了更有效的利用。

4 结束语

目前我国档案事业中，信息化档案管理已经成为主流的档案管理模式，相对于传统的档案管理模式，信息化有助于考古档案在实际工作中得到更有效的利用。由于考古档案的特殊性，考古档案信息化是一项极其重要而复杂的工作。在实施考古档案信息化的过程中，明确工作的任务和目标，充分做好基础设施、技术、人员等方面准备，结合考古档案的唯一性、复杂性、系统性，制定并严格执行规章制度，确保考古档案信息化安全有序进行，切实有效地保管好古代人类通过各种活动遗留下来的物质资料，以更好地研究人类古代社会的历史，并为今后使用更先进的技术或以多种形式利用考古档案打下基础。