浅谈政府会计改革背景下科学事业单位财务信息化建设

周 琴

财政部印发《政府会计制度—行政事业单位会计科目和报表》(财会 [2017]25号)，规定自2019年1月1日起施行新制度，为确保新制度在科学事业单位顺利执行，2018年8月20日，财政部印发《科学事业单位执行《政府会计制度—行政事业单位会计科目和报表》的补充规定和衔接规定的通知》。为2019年1月1日顺利执行政府会计制度，财政部相继印发相关制度文件，为此，科学事业单位从技术上也应当做好相关准备工作，其中至关重要的就是单位财务系统的更新改造，更为关键的是借政府会计改革的契机建设财务信息化，以适应政府会计制度的预算会计与财务会计功能。所谓财务信息化就是将信息技术与财务手段相结合，通过信息技术进行财务会计工作，以财务信息为管理信息资源基础，全面运用计算机、网络通信等信息技术对其进行提取、加工、传输、计算及运用等处理，为单位经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。

一、现阶段科学事业单位财务系统的弊端

目前，科学事业单位财务系统尚未完全实现信息化建设，所采用的财务系统比较传统，比如用友U8系统。这种传统系统主要依赖于财务人员人工操作，工作量大而繁琐，导致单位财务人员工作效率低，不能达到事半功倍的效果。在实际财务工作中，传统的财务系统会存在以下五个方面的弊端。

一是会计基础工作量大而繁琐。会计基础工作无外乎会计核算、编制会计报表等。传统的财务系统在会计核算环节，需要财务人员手工录入会计凭证摘要、分录、记账金额等信息。这些工作虽然看起来简单，但实际上是量大而琐碎繁杂的，占用财务人员大部分的工作精力。而且从财务核算的工作性质来看，这些日常财务工作反反复复，需要财务人员心思细腻沉稳。由于会计基础工作量大而琐碎，日常工作中难免不能做到万无一失，毫无差错，可能会出现录入会计凭证时多一个小数点或者少一个小数点，所谓“失之毫厘谬以千里”，一旦出现错误有可能造成单位资金缺失，资金周转困难，影响单位的正常运转。

二是科研项目经费管理困难。科学事业单位因其社会职能及性质决定了其需要承担各类科研项目，研究开发各种科学技术以服务于社会，以期为国家的科技发展作出贡献。鉴于科学事业单位科研项目品类多样，数量繁多，导致科研项目经费管理较为困难。传统的财务系统只是按照项目品类及项目名称设置项目账，只能查询统计项目当年的经费支出，无法一次性查询统计同一个项目跨年的所有经费支出情况。传统的财务系统这种经费支出统计需要不断往前倒查以前年度项目经费支出情况，然后再进行汇总出每一项经济分类支出数。这种查询统计方法虽然简单但同样是繁琐，占用财务人员大部分的工作精力。另外，传统的财务系统只能实时查询项目支出数，却不能在系统里边反映项目的预算控制数及细化到每一项经济分类的预算控制数。这样在项目执行过程中，经常会出现一些严控不能超支的费用项超支，比如咨询费、劳务费、设备费、因公出国境费等，从而导致项目在结题验收时出现大批量调账现象，使项目结题验收过程漫长复杂，可能还会导致项目结题出现问题不能顺利验收。

三是预算执行监控困难。大部分的科学事业单位承担的科研项目绝大多数是部门预算类项目。这类科研项目受上级主管部门的监督，要求年末预算执行进度需达到一定的比例才能不缩减下一年经费预算。一般情况下，在预算执行进度关键节点，一些科研项目为达到预算进度要求，会突击花钱，尤其是在年底时基本上所有的项目经费都要执行完毕，这时可能就会出现项目支出超出项目总预算及项目对应的零余额账户用款额度支出超出项目预算额度。而传统的财务系统在这点上是不能进行实时监控的，财务人员只能在年底大概每周对所有的项目支出及零余额账户用款额度支出与其预算控制数进行比较，对已经超支的项目及时进行账务调整。这种通过财务人员自行建立预算执行进度台账的方式是目前传统的财务系统能够采取的进行预算执行进度监控的方式之一。这种方式在预算执行进度关键节点需要财务人员多次统计尤其是在年底12月份时，此时会计核算工作量较往常月份的两到三倍，大量财务报销单据已经使财务人员应接不暇，无暇顾及项目实际支出及零余额账户用款额度支出是否超支，难免会有疏漏。一旦财务人员不能及时发现，会导致单位国库资金账户出现负数，不利于单位资金安全管理。

四是会计报表取数复杂。科学事业单位每年1月份都要编报部门决算报表，这就涉及到从系统中提取大量财务数据。传统的财务系统会计取数较为复杂，需要按照项目类别查询统计同一类所有项目按照经济分类的支出数，需要多次查询，查询后还要进行数据汇总，反复重复同一事项，导致取数效率低下。另外，在日常财务工作中，由于“三公”经费及会议、培训、出国费等是严控执行，上级部门不定期需要了解“三公”经费等的执行情况，下级部门需要反复按照全口径和财政口径查询统计这些经费的执行情况。而这些经费的执行情况不能从财务系统中一次性查询统计，需要根据统计口径分别查询再汇总。总体来说，传统的财务系统在会计报表取数方面需要财务人员不断查询统计汇总，不能通过一次查询统计出所需要的财务数据。

五是单位信息资源分散不能实现共享。传统财务系统仅仅是供财务人员使用的会计核算系统，财务核算环节与单位各种业务活动环节相脱节。财务人员在财务环节不仅仅要审核财务层面的手续是否齐全，也要审核相关经济活动执行环节涉及的审批程序是否符合规定，这里就涉及到单位内部控制是否健全。简言之，传统财务系统不能实现单位全部业务信息共享，也不能整合单位信息资源实现单位经济业务流程规范控制化管理，这样容易导致单位内部控制活动基本上是在最后一个环节即财务审核环节才能发现单位各种经济业务活动的执行是否符合规定，完全是事后控制，存在内控风险。

二、政府会计改革背景下财务信息化建设的必要性

建设财务信息化是政府会计改革背景下大势所趋。为开展政府信用评级、加强资产负债管理、改进政府绩效监督考核、防范财政风险等提供支持，促进政府财务管理水平提高和财政经济可持续发展，2017年10月24日，财政部印发了《政府会计制度—行政事业单位会计科目和报表》(财会[2017]25号)，要求于2019年1月1日起施行，由此政府会计改革已全面启动。政府会计改革旨在推进财务会计与预算会计适度分离并相互衔接，在完善预算会计功能基础上，增强政府财务会计功能。为适应政府会计制度的预算会计和财务会计功能，科学事业单位的财务系统必须进行升级改造，在升级改造基础上，如果能够就此契机建设财务信息化，将有助于单位财务管理发挥作用，有助于单位经济业务活动管理规范化，有助于单位内部控制更加健全，更有助于单位可持续发展。

建设财务信息化解决传统财务系统弊端。传统财务系统只是依据科学事业单位会计制度建立的，已经不能满足执行政府会计制度的需求。面对政府会计改革，科学事业单位应当建立健全财务信息化建设。完善财务信息化建设，科学事业单位应当以克服解决传统财务系统在会计核算工作量大而繁琐，科研项目经费管理困难，预算执行监控困难，会计报表取数复杂，单位业务信息分散等方面上的弊端为基础功能，同时建立适应政府会计制度的预算会计和财务会计功能。另外，财务信息化的建设应当要能够满足科学事业单位执行政府会计制度后编制部门决算报表及政府综合财务报告功能。

建设财务信息化实现全员参与、信息资源全覆盖。一个完整的财务信息化系统，应当不仅仅是供财务工作者使用的财务系统，还应该是单位全员参与，整合资源实现信息共享，实现信息系统全覆盖。由此财务信息化建设，应当嵌入内部控制管理体系模块以实现有效监控单位内部控制防范财务风险，应当嵌入单位工资模块以实现单位人员实时查询工资信息，应当嵌入网上报销模块以实现由传统手工填写报销单据转换为在网上报销实现会计核算规范流程化管理，应当嵌入项目经费预算执行分析监控模块以实现单位科研工作者实时查询项目经费执行情况及实时监控单位科研经费预算执行，应当嵌入资产管理模块以加强单位国有资产的管理防范资产流失。总体来讲，财务信息化是集单位层面、业务层面、财务层面的经济活动而建立的综合性的信息全覆盖的信息化系统。

财务会计人工智能是建设财务信息化的催化剂。目前，苏宁、四大会计事务所德勤均上线财务机器人，其工作效率远超越会计人员，财务会计的人工智能化已逐渐趋于成熟。人工智能具有超强的计算能力和可无休止的运转能力，在处理和计算分析财务会计环节发挥巨大的作用。对于一些技术含量不高、重复性的会计工作很容易被人工智能取代。面对财务会计的人工智能化对财务人员的冲击，科学事业单位应具备居安思危的意识，及早与社会发展需要接轨，及时建设财务信息化，适应财务会计行业发展。

由此可见，科学事业单位在政府会计改革背景下，建设财务信息化是大势所趋。只有建立了财务信息化，才能改善传统财务系统弊端，才能适应政府会计改革需要，才能提高财务工作者工作效率，才能更好地服务于广大科研工作者。

三、科学事业单位财务信息化建设建议

由于大部分科学事业单位在财务信息化建设方面仅仅是单独建立专供财务工作者使用的财务系统，且该系统基本上依赖于财务工作者手工记账，仅具备财务会计功能。在此，笔者因专业限制，仅从财务角度谈谈科学事业单位应当如何进行财务信息化建设。

前期调研及相关准备工作必不可少。科学事业单位在进行财务信息化建设前，应当前往已经具备财务信息化建设的单位进行实地考察调研，了解对方单位财务信息化系统具备哪些功能及其系统在各项功能操作上是否简便可行。在了解所调研单位财务信息化系统基础上，科学事业单位应当根据单位实际需求情况建设财务信息化系统。科学事业单位应当对本单位的财务信息化需求进行详细分析，向提供财务信息化建设的服务单位提出设计要求。在确定财务信息化系统具备相关功能基础上，科学事业单位应当根据提供服务单位的要求准备系统建设初期需要的数据信息材料，提前做好系统建设前期准备工作。前期调研及相关准备工作应当形成工作报告，以便后期系统建设过程中备查。

中期财务信息化建设试运行重中之重。鉴于科学事业单位在建设财务信息化之前使用传统财务系统，对财务信息化认识不够充分，在信息系统正式上线前有必要进行试运行。在试运行过程中，才能了解到财务信息化建设还有哪些功能有漏洞需要完善，有哪些功能操作过于复杂可简单化，有哪些功能不能适应单位业务需要而需要改进等等。试运行过程是发现信息化系统漏洞，及时解决系统缺陷，以便为正式上线前做好充分的准备。

后期财务信息化建设上线使用阶段业务培训指导很关键。由于财务信息化是集单位层面、业务层面、财务层面的经济活动于一体的信息系统，其使用者不仅仅局限于财务人员，只要是单位人员均可使用，因此在系统正式上线时进行专业的业务培训指导很关键。单位人员已经习惯于手工填写相关纸质材料进行业务活动的审批，也习惯于手工填写财务报销单进行财务报销，同样习惯于手工裁剪工资条向个人发放工资条查询工资信息等。财务信息化是一个新事物，要使单位人员接收新事物需要进行相关业务培训指导，并且宣传使用系统会给日常工作带来哪些便利，以增强单位人员对财务信息化的认识。通过相关业务培训指导，使单位人员熟练掌握系统操作，提高日常工作效率。

四、结束语

财务信息化建设可以有效地提高科学事业单位财务管理工作的质量与效率，并且可以提高财务信息的及时性和准确性，使信息使用人员可以更有效地利用相关系统信息解决相关问题。总体来说，科学事业单位应当借政府会计改革的契机，积极建设财务信息化，实现单位财务会计核算规范流程化，实现单位业务流程紧凑规范化，健全单位内部控制防范财务风险，加强财务工作集约化管理，以便充分发挥财务管理的作用。