浅论信息化背景下文书网上档案数据管理工作

张明兰

摘 要：近几年来，互联网技术的发展十分迅速，各行各业都开始应用信息化管理系统，在很大程度上提升了工作效率和质量。当然，文书档案管理也要实现信息化背景下的高效管理和快速查询，以便节省文档的存放空间，走数字化管理之路。因此，本文首先介绍信息化文书档案管理的优越性，然后分析当前文书档案数据管理存在的问题，最后提出完善信息化背景下文书档案数据管理的对策，以供借鉴。

关键词：信息化；文书档案；数据管理

长期以来，社会历史的发展动态资料都通过文书档案来记载，它是档案资源体系的重要组成部分，为世人留下了一页页美丽的篇章。现阶段，市场经济的迅速发展，信息化建设的日益推进，迫切要求文书档案工作辞旧迎新，实现以信息化管理为主，不断提高文书网上档案数据管理的工作效率，为读者提供更多方便。可以说，推行信息化文书档案管理模式，是文书档案管理史上的一个具有划时代意义的转变，有力地促进了我国档案管理工作的科学化与合理化，所以下面着重研究信息化背景下的文书网上档案数据管理工作，希望能够提出可行性的建议。

信息化文书档案管理的优越性

有利于提高工作和学习效率

对于传统文书档案管理工作而言，它主要以纸质材料为依托，人工为辅，不但需要大量人力，而且占用许多时间，始终处于低效率的管理模式之下。不过，在信息化时代背景下，网上档案数据管理的优势越来越突出，大大地提高了文书档案管理的工作效率，以至于传统文书档案管理工作不得不甘拜下风。由于信息化文书档案管理方便读者查询信息，也便于文书档案数据管理人员了解书籍类型和内容，减轻了他们以体力方式工作的强度，也减少了更多的操作失误。不管怎么讲，信息化文书档案数据管理占有绝对优势，更重要的是提高了文书档案数据管理人员的工作效率，提高了读者们的学习效率。

确保文书档案收集的完整性

从很大程度上讲，传统文书档案管理模工具有较大的局限性，突出体现为文书档案收集不完面，往往出现遗漏的现象，由此造成许多文件和档案资料的严重缺失。相比而言，文书网上档案数据管理可以统一管理文件和档案资料，同时有助于管理人员有效把控整个操作流程和操作环节，所有数据由服务器进行统一记录，甚至每一处都保留修改痕迹，为日后的查询提供了可靠依据，即所有数据都能得到严格保存。从这一点分析，我们可以发现文书档案的完整性满足了需要相关资料的读者群体，也只有这种科学的文书网上档案数据管理系统，才能够确保文书档案收集的完整性。

当前文书档案数据管理存在的问题

电子文件保密方面

尽管信息化下的文书网上文档数据管理具有一定的优势，但是它也有一定的不足之处，这首先体现在电子文件保密方面。具体地讲，一方面是电子文件失去了固定形式，其内容易于变化，这是因为网上文件的修改方便，且改后不留任何痕迹，由此决定了其内容发生变化的可能性远远大于纸质文件，以至于让人们难以确认其文书档案的原貌；另一方面是电子文书档案不具有特定字迹，人们可以从自己的需要出发，通过电子文件输入不同字体、字号而获得资料，字迹都是电脑打字，根本无法识别资料的原始性，再加上人们无法为每一份文书网上文案进行签名或盖章等等，这一切都说明电子文档无法确保文件资料的保密性。

管理人员技术方面

作为信息化文书档案数据管理人员，必须具备一定的信息化管理技术，绝不是懂得纸质档案管理就可以担当此任，也不是懂得网络技术或通信技术就可以成为该职业的合适人选，这说明信息化背景下文书网上档案数据管理工作对工作人员的技能提出了更高要求。然而，当前绝大多数档案管理人员的信息技术水平不足，档案部门严重缺乏档案信息处理的复合型人才，尽管一部分单位已经引进了现代信息化管理设备，也是没有合适的人员去管理，也难以发挥其应有作用，更别提实现文书档案管理的数字化模式了。

完善信息化背景下文书档案数据管理的对策

加强对信息化档案管理的认识

做好信息化背景下的文书档案数据管理工作，首先要加强工作人员对信息化档案管理的正确认识，摒弃传统的管理模式。在信息化时代，文书档案管理需要以现代信息技术为依托，管理人员一定要及时转变观念，努力学习现代信息管理知识，及时意识到信息化文书网上档案数据管理的优点。管理人员要从内心清楚地知道信息化管理是顺应时代发展需求的，不只是图书管理行为，所有行业都要进行信息化管理的改革，落后注定会被社会淘汰。一旦在思想上有了正确的认识，管理人员还要投入一定的资金和人力资源，引入信息化设备，合理地收集文书档案资料，并对其进行科学分类，全身心地投入到信息化文书档案数据管理的模式之中，循序渐进地使文书档案管理工作走向数字化与信息化。

提高档案管理人员的业务能力

档案管理人员的业务能力强，文书网上档案数据管理工作效率则会大大提升，同时会推进信息化档案数字化的进程。大体上讲，完善文书档案数据管理的信息化，必须创建一支高素质、专业知识能力强的优秀图书管理人员，这类型人才必须能够熟练运用计算机技术，熟悉所有的文书档案，同时要了解信息利用和安全保密的相关知识。为此，信息化文书档案数据管理人员必须定期参加业务培训，积极接纳现代化的图书管理技术，强化自己对电子文档的编排、制作、使用、保密等知识方面的工作能力。当然，提高了档案管理人员的业务能力，也就从根本上提高了他们为读者服务的工作效率，实现了文书档案作为传递信息的应有功能。更为重要的是，通过信息化背景下文书网上档案数据管理，有助于信息资源的优化配置，有助于图书资料管理的科学化，最终提升管理人员的工作效率和客户的查阅效率。

创建安全的档案信息管理平台

创建安全的档案信息管理平台，需要科学的数字化平台建设。其一，通过各类文书网上档案数据信息，管理人员可以方便地查阅出所需文档内容，同时能够按照有关内容就迅速调出相应的数据信息，并且及时更新的文书档案。其二，提升文档管理部门之间的信息共享度，这是文书网上档案数据管理建设的重要环节，比如：不管是文书档案的调阅，还是文书档案的使用，关键在于“效率”二字，时间就是金钱，人们总不能把所有时间都浪费在无谓的翻阅上，只有在较短时间内达到文书档案使用的种种要求，文书档案管理部门与其他文书档案的使用部门在信息沟通上的工作效率才能达到其预期指标。由此可见，信息化文书档案管理人员一定要科学地搭建文书档案工作数字化平台，积极构建一个满足现代文书档案信息化管理模式的网络数字化共享系统，有效地执行网络远程检索和传递功能，真正实现文书档案管理与电子系统的无缝连接，为信息化背景下文书网上档案数据管理工作效率的大幅度提升打下坚实基础。

结语

总之，随着社会的不断进步，大数据、云计算将会步入各行各业，这将大大提高社会的信息化程度。在信息化背景下，各行業的文书网上档案工作效率也会不断提升，尤其是交互式信息平台的应用与实践，全方位改变了传统纸质档案管理的弊端，为档案管理人员提供了电子文件全程管理的渠道，省时、省力、质量高。当然，档案管理人员必须不断提升自己的信息化技术水平，熟练运用先进的智慧化管理模式，最大限度地提升自己的工作能力，努力为国家的电子档案数据管理事业做出更大贡献，全面推进整个行业的数字档案馆建设。

（作者单位：泉州市石壁水库管理处 ）

【参考文献】

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