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基于办公自动化环境下文书档案管理的思考

2018-01-18严文枝

办公室业务 2017年12期
关键词:办公自动化文书档案档案管理

严文枝

【摘要】本文对办公室自动化环境下文书档案管理特点和存在问题进行分析,并提出解决文书档案管理中存在问题的对策。

【关键词】办公自动化;文书档案;档案管理

随着我国社会经济的快速发展,自动化技术发展迅猛,逐渐渗透到各个领域,其中就有文书档案管理。但是现阶段,办公室环境下文书档案管理还存在档案管理制度落后、管理人员素质低等问题,严重影响了文书档案管理质量。基于此,本文对办公自动化环境下文书档案管理展开思考。

一、办公室自动化环境下文书档案管理特点分析

(一)文书档案管理更加易于控制。在我国传统的文书档案管理中,由于纸质文书档案数量多,工作人员在进行档案整理过程中只能按照固定的规律进行整理,然后再统一将整理好的文件转换成文书档案。但是在办公室自动化环境下的文书档案管理,工作人员只需要通过操作系统软件,就可以对纸质文书文件进行了解,然后再通过系统将文件和档案进行整合,从而缩短文书档案整理时间,使得文书档案管理更加易于控制。

(二)基于现代自动化技术的文档管理。在我国,传统的文书档案管理都是由工作人员进行整理,档案工作人员负责档案整理的全部过程,使得工作人员的任务量不断增加。但是在办公室自动化环境下的文书档案管理,文件整理过程中全部自动化,文件档案整理只需要网络部门、信息技术部门等众多部门进行辅助,从而使得档案管理更加快速。

(三)文书档案管理工作效率的提升。在传统的文书档案管理中,需要工作人员对文书档案进行审阅和整理,文件数量多,工作人员有限,导致文书档案管理效率一直提不上来。但是在自动化环境下的文书档案管理,所有文件都是通过系统软件统一整理,工作人员只需要在文件发生杂乱的情况下,对文件进行检索,然后再进行整理,就可以顺利完成文书档案管理工作,从而使得文书档案管理工作效率直线上升。

二、办公室自动化环境下文书档案管理中存在的问题分析

(一)文书档案管理制度存在缺陷。现阶段,我国文书档案管理还缺乏完善的管理制度,现有的文书档案管理制度存在严重的漏洞,造成文书档案管理质量一直提不上去,一旦出现文书和档案管理人员由不同的部分负责时,就会出现责任权限不明确的问题,从而降低我国文书档案管理质量。

(二)文書档案管理人员素质低。随着信息化进程的不断加快,水利单位最主要的任务就是加强文书档案管理工作。但是现阶段,我国文书档案管理人员素质低,不具备档案知识和敏锐的信息洞察力,并且部分工作人员对高科技技术了解不透彻,造成一些先进的设备不会使用。因此,在管理中就会出现各式各样的问题,从而导致我国文书档案管理工作发展缓慢。

(三)先进技术在实施过程中受到限制。现阶段,虽然我国文书档案管理过程中都开始使用先进技术,但是还缺少一些安全性,一旦文书档案在管理过程中发生信息泄露问题,就会缺少相关补救措施,在此种情况下,使用人员对档案的真伪难以辨别,从而给文书档案管理工作造成严重影响。

三、解决文书档案管理中存在问题的对策

(一)完善文书档案管理体制。随着我国社会经济的快速发展,要想保证文书档案管理工作的顺利进行,水利单位就需要完善文书档案管理体制,具体可以从以下几个方面进行:首先,水利单位需要对文书档案管理各个环节进行规范,并将文件前期管理工作和文件前期控制工作加入到整个管理体系中,从而保证文书档案管理的有序进行。其次,水利单位需要强化文书档案管理部门的统一指导,避免在文书档案管理过程中出现责任权限不清等情况。最后,水利单位需要保证文书档案管理的细节工作,在电子文件归档过程中建立与之其相对应的纸质文件,并对电子文件单独进行管理,定期对电子文件中无用的资料进行清理,从而保证文书档案的有效性。

(二)提高管理人员的专业素质。通常情况下,提高文书档案管理人员的专业素质需要从以下几个方面进行:首先,水利单位要对在职档案管理人才进行考核,增强档案管理人员管理能力、档案综合知识以及计算机运用能力,只有具备这些能力之后才能让管理人员上岗,从而保证档案管理人员在管理过程中出现问题时,不会出现手忙脚乱的现象,增加档案管理的安全性。其次,水利单位还需要对在职档案管理人员进行管理工作步骤程序培训,让档案管理人员对黑客等进行了解,并熟悉一些解决措施,从而保证文书档案管理环境,避免文书档案信息发生泄漏。

(三)促进文书档案保密技术的升级。随着我国社会经济的快速发展,办公室自动化环境是发展的必然趋势,在此种情况下,要想保证文书档案管理工作质量,就需要加强文书档案保密技术的升级工作,将文书档案资料加入到数据库中,保证数据库的安全性,从而避免文件发生泄漏,提高文书档案管理质量。

四、结语

总而言之,随着我国社会经济的快速发展,科学技术不断进步,对我国办公室环境下文书档案管理又提出了新的要求,在此种情况下,相关人员需要紧跟信息化时代的方向,保证文书档案管理与时俱进,创新文书档案管理的新方法,从而保证文书档案管理的规范化,调动文书档案管理人员工作的积极性,保证我国文书档案管理能够与新形势相适应。

【参考文献】

[1]邱迎莹.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].中外企业家,2016(11):203+209.

[2]刘曙.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].低碳地产,2016,2(16):384.

[3]霍妍.办公自动化环境下的文书档案管理之我见[J].科技展望,2016,26(21):244.

[4]董志恒.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].办公室业务,2017(13):157.endprint

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