与时俱进 求真务实 推进烟草行业档案创新管理

卢海峰

【摘要】在当前信息环境下，烟草行业档案管理也要与时俱进，向高效化、信息化、规范化方向发展，充分发挥行业档案的服务功能。以下将结合烟草档案管理创新实践，进一步阐述“与时俱进、求真务实”理念引导下，烟草行业档案管理创新的可行路径。

【关键词】烟草行业；档案管理；创新求变；与时俱进

随着行业改革步伐的加快，按照集团“全面从严治党，全面提升素质，坚持品牌保状态，坚持企业练内功”总体要求，上海烟草无论是在资源整合、经营规模还是在市场运作方面都与以往有了重大改变。而档案则是记录行业发展变化的重要载体，同时也能够为行业未来发展提供更有效的决策依据。档案管理强调真实、完整、实效，基于此，烟草行业档案管理创新已经成为当务之急，针对这一课题进行研究具有积极的现实意义和实践价值。

一、加强档案管理创新在烟草行业的重要意义

（一）烟草档案的历史意义。烟草经济历来是国民经济体系的重要构成元素，在经济发展者扮演着重要角色。进入新时期以来，国家烟草行业出现了重大变化，行业体制、市场环境、发展举措都较之以往有很大不同。这一变化过程能够在档案记录中反映出来，同时也是塑造烟草文化的重要因素。烟草行业档案管理的创新，有利于维护社会经济利益，保障广大消费者权益，无论是从行业发展还是服务市场角度而言，档案管理都有着不可忽视的历史意义。

（二）档案在烟草企业中的重要价值。对于烟草企业而言，档案管理是记录其变革发展的核心文本，同时也是企业生产优化、科研创新、管理变革的延续依据。烟草企业档案管理有利于组织结构的调整，尤其对于企业的经济、行政管理、资本运作等进行详细记录，有利于强化档案管理的完整性和安全性，能够有效避免国有资产流失，这一点对于烟草企业而言尤其重要。

（三）档案是烟草行业发展决策的有效依据。在漫长的烟草经济发展历史中，烟草企业所处区域不同、企业文化不同、市场发展理念不同、工艺技术不同，因此烟草行业的发展也呈现出多元化、差异化发展趋势。无论在何种市场环境下，行业发展都已经积累了相对丰富的经验。尤其是在制度建设、经济合同履行、技术研发成果、财务管理模式等方面会积累不少报告经验。这些不可再生的信息资源将被记录在档案中，作为制定行业发展决策的珍贵依据。

（四）档案是烟草行业科学管理、与时俱进的重要载体。在市场经济转型的整体环境下，烟草行业也需要积极面对历史变化，这一变革是前所未有的，虽然没有现成经验可循，但是却可以通过档案记录逐渐形成自有经验体系，为烟草行业科学管理、工艺技术进步提供有效的档案记载，从而见证烟草行业科学管理、与时俱进的改革步伐。

二、烟草行业档案管理创新中存在的问题

（一）档案标准化程度低。国家对于档案规范化、标准化管理的实施源于上世纪80年代初，发展至今已经形成了相对完备的专业化管理体系。但是在烟草行业档案管理中，也存在着档案分散、多头管理等问题，这些问题使档案管理的难度加大。而且长期以来，烟草行业档案管理处于封闭体系内，尚未形成行业内信息共享，而且尚未全部实现与国家级档案资源的联网。近年来，在档案管理创新意识的引导下，虽然在管理中已有不少创新举措，但是整体看来档案管理功能仍过于单一，管理标准缺乏一致性，档案数据缺失问题较为普遍，尤其是档案信息共享机制尚未形成，由于缺乏统一管理标准，造成烟草档案管理盲目性较高，管理效率过低等问题。

（二）档案管理投入不足。在档案管理领域，经费不足问题较为普遍，这也是造成档案管理创新的重要局限因素。由于对档案管理重要性认识不足，与档案相关的主管部门在资金、技术等方面缺乏稳定支持，还有一些单位尚未配备现代化的档案管理设计，信息技术应用不足，进而造成档案管理效率低下，一些管理中的实践问题得不到尽快解决，对于档案管理改革造成一定的阻碍作用。

（三）缺乏高素质档案管理专业人员。从当前烟草行业档案管理人员配置情况来看，可以将其分为三种类型。一般管理员、兼职管理者、专职管理员。一般管理员和兼职管理员很多并非档案专业出身，而是从单位其他岗位中临时兼任或者长期借调人员，还有一些闲职人员也被安排到档案管理岗位。这些管理者主要表现为专业素质较低，缺乏对档案管理重要性的认识，尤其是对于档案领域的新知识、新技能掌握不够充分，很难在档案管理中发挥应用作用。档案管理中的决策型管理者需要具备领导统筹能力，能够主动调整档案管理格局，积极适应新时代、新环境变化，而这些能力也是当前档案管理者所缺失的。

三、档案管理创新在烟草行业发展中面临的新要求

（一）主管部门高度重视，切实加强组织管理。作为烟草行业的档案主管部门，需要高度重视组织管理工作。早在2006年，政府针对档案管理做了重大改革，并下发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，在这一规定中，原有档案管理期限从“永久”“长期”“短期”变更为“永久”和“定期”，并且对以往期限划分作出调整，短期为1-15年、长期为16-50年。“定期”则分别设置为30年和10年，从而促进档案管理的进一步规范。烟草行业需要针对这些变革进一步强化组织管理，提高档案管理的规范性，从组织到落实进一步提高档案管理成效。

（二）嚴格控制档案的归属和流向。新形势下烟草行业档案管理需要明确其归属和流向，规范档案的分类管理，将企业文本、科技、人事变动、财务管理、声像资料、实物等分门别类，做好档案清点工作。对于已经到期、不具备归档价值的档案要进行销毁处置，对于保管期满但仍具备债权债务纠纷的档案不得进入销毁范畴。严格控制档案流向，如出现流失和损毁问题要严肃查处，后果严重者将追究其法律责任。

（三）开拓服务梁道，提高档案应用能力。档案管理的最终目的在于应用，对于烟草档案管理而言，要充分发挥档案的服务作用，协调好档案调取应用和保密之间的关系。在档案应用过程中可以将其分为“开放型”和“未开放型”两种类型。对于“开放型”档案的调取和应用，可以通过室内阅览、外借、复制、出具证明、复函、电话等传统形式为需求者提供服务，同时也可以结合先进的电子技术拓展服务渠道，以此增加烟草档案的应用价值，为行业发展提供有益参考。endprint

四、烟草行业档案管理创新的实施对策

（一）加强标准化建设。烟草行业档案管理的创新，首先需要构建科学的管理标准，积极融合现代科技和信息技术，实现精准化管理。尤其是在档案信息共享中优化现有资源，增强档案共享价值，在数据管理、存储等方面建立统一标准。在文档领取、拆分、分类扫描、图文处理、数据检索、归档等几个环节制定严格的操作流程。文档领取要有规范的登记记录，根据排档顺序上架安置。文档拆分则根据档案材质、幅面等进行严格拆分，确保档案完整。这一过程中可以采用如手动切纸机或者电动切纸机等设备。针对烟草进行分类扫描，针对幅面类型确定与之相适应的扫描设备，做好规范的扫描记录。如果是同卷档案利用不同扫描仪完成，则需要做好最终档案文件的归卷工作。烟草档案的标准化建设有利于提高档案的应用价值，在常规工作中，还需要依托网络环境消除档案信息壁垒，进一步强化档案服务发展的大局意识，在岗位服务中进一步简化手续流程，尽快构建起一站式档案服务体系，通过标准化建设提高档案管理创新效率。

（二）实现管理现代化。在烟草档案管理中，信息化技术的应用是档案现代化管理的主要体现。信息化管理改变了以往档案手工检索的方式，通过信息技术扫描，实现了烟草档案的电子化管理，增加了档案管理的时效性和检索应用效率。在数字化档案管理中，图文处理主要依靠扫描技术完成，扫描后针对图像文件进行纠正、编排栽边等处理，保证图文扫描质量。其中应用photoshop软件进行图件处理，利用ACDSEE软件实现各类文件的快速缩略预览。在数据检查汇总操作中，针对扫描图片实施整体检查，如果出现漏扫则需要进行补扫，针对工作组数据实施备份。扫描之后的文件将保存为PDF格式，便于归档。PDF磁盘有统一的排放位置和序号，同时做好不同档案资料的积累工作。在烟草档案数据检查工作有质量和审核两个小组分别负责，本组完成扫描检验汇总后，质检组会进行二次检验。主要核对内容包括档案文号、文件名、文件页码、页次等，扫描过程中还需要关注文件分辨率、清晰度等要素。如有需要审核组还会对电子档案进行抽检。电子档案数据会进行备份管理，档案目录定期更新，因此检索效率进一步增加，而且还能与打印设备相连接，提高了烟草档案的应用效率。

（三）加快复合型人才培养。在烟草行业档案管理的创新中，人才是创新管理的核心要素。针对专业档案人才进行培养，有利于改变以往档案管理者专业能力缺失的局限性，提高档案管理队伍素质。在新形式、新技术的驱动下，档案管理人才应向复合型人才方向发展，单位要组织专项档案管理创新培训，促使档案工作人员能够及时掌握新理念、新技能。尤其需要在档案管理队伍的优化上下功夫，积极吸引优秀的专业人才加入档案管理队伍，在工作中注重档案文化与职业道德的培养，使档案工作者树立起鲜明的责任感和服务意识，认识到现代烟草档案管理的变革与创新契机，除了掌握档案专业知识外，还需要了解信息技术、数据管理、档案文化建设等多元化知识内容，为构建复合型档案人才队伍注入活力。

五、结语

“与时俱进，求真务实”，这是烟草行业档案管理的核心指导理念。尤其是在烟草行业转型、信息技术高速发展的大环境下，烟草行业档案管理更要突出时代特色，充分融合创新理念，通过管理思维、管理模式的变化求新求变，积极引入和应用信息技术，增加档案管理的信息含量，提高档案管理的规范性和实效性，依托信息技术提高档案管理效率，创新管理成效，构建标准化档案管理模式，为烟草行业的发展注入新活力。

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