高校电子档案文件迁移的途径与方法研究

李菡

摘 要：随着档案信息的不断积累，为防止因技术过时、载体老化、存储空间不足等原因造成的信息被动消失，实现电子文件的长期有效可以，迁移是最好的方法。本文针对高校电子档案文件迁移管理的现状，对如何保持电子文件在迁移中的真实性、有效性、完整性进行研究分析，并提出针对性的建议。

关键词：高校档案管理；电子档案；文件迁移

1.电子文件迁移概述

电子文件迁移是指将原系统中的文件向目的系统转移存储的方法和过程，包括改变电子文件格式和载体。电子文件迁移的目的是保持其有效性、完整性、安全性与真实性，以便于电子文件长久保存。电子文件迁移的目标有三，一是将其迁移到稳定性更高的载体上，二是转换电子文件格式以使其对软件依赖程度更低，三是将电文文件格式转换为更易于管理的标准格式。电子文件迁移通常包括载体迁移和格式迁移，比如脱机备份等。电子文件迁移需遵循保真原则、适需原则、安全原则、科学原则、效率原则等。

2.电子文件迁移工作要求及流程

（1）基本要求

格式迁移要求：在电子文件迁移中，为最大程度的保证文件真实性，尽可能选择保真度高的格式，在迁移中还应保证电子文件物理表示法、内容信息不发生变更，而且目标格式的选择不能降低原始数据质量。对原文件进行前处理和相关参数调整，以达到电子文件迁移保真度的要求。电子文件迁移时尽可能采用通用标准格式，使目的文件兼容性强，对技术环境的依赖度低。

载体迁移要求：对电子文件迁移载体的选择时，要求载体市场认可度高、标准化程度高，而且载体需开放、稳定、成熟，迁移前还需对新载体对被迁移文件的兼容性等方面进行论证。除对载体安全性、标准性要求外，还应考虑载体的性价比，要结合电子档案文件访问频率、重要程度、保存时间等因素综合选择载体。

（2）操作流程

电子档案文件迁移的整体操作流程可分为六步：①制定迁移策略，选择迁移方法，比如一次迁移、定期迁移、多次迁移等；②开展风险测评，尤其对复杂的、价值高的电子文件，需谨慎对待，条件合适时才可迁移；③迁移准备，内容包括电子文件清理，建立新旧电子文件字典，建立新旧电子文件数据库映射关系，制定应急措施等；④迁移实施，要求迁移程序必须经检验才可投入使用，而且对电子文件结束共享、利用服务，迁移完成后还应备份记录等操作；⑤迁移校检，检查的内容包括迁移前后电子文件数量，所占载体空间，文件可视内容一致性，元数据对照等；⑥原文件处理，原文件仍需保存，直至迁移后文件正常运行一年后，迁移前文件才可销毁，且需进行审核，登记造册，以备查考。

3.高校电子档案文件迁移途径与方法

（1）文本文件迁移

一是直接通过“另存为”实现文件迁移，比如讲PPT文件转换到RTF文件，只需将原文件打开，然后点击“文件”→“另存为”，然后在文件“保存类型”里选择“rtf”格式即可。二是通过下载安装专业的格式转换器软件来实现文本文件格式迁移，不同格式的文本文档相互转换时，可能会需要不同的转换器软件，在具体操作中需要认真选择。比如可以利用Fireworks、Acrobat6.0等将PDF格式的文本文件转换为TXT格式的文件。三是通过在线格式转换网站实现文本文件格式迁移，这种方式较为简便，易操作，不需要下载安装软件，只打開相关网站即可。而且网站通常能提供十余种文件格式的转换，几乎涵盖了所有常用文件类型，十分方便。比如Online-Convert、Cometdocs、Docdroids等。

（2）图像文件迁移

图像文件迁移中，三个要素十分关键，即图像的像素、色彩位数、分辨率。图像本身的质量与其分辨率、像素有直接的关系，分辨率越高，图像越清晰，像素点越多。通常图像的像素越大、分辨率越高、色彩位数越多，图像文件体积越大，因此在图像文件处理时，通常会在尽可能保证图像质量的同时，选择合适的压缩算法对图像进行编码压缩，以节省存储空间。图像有许多不同的格式，存储数据的方法也不同，有些是专用格式，有些则是通用格式。在图像文件迁移中，扫描型文件以JEPG、TIFF为通用格式，这类图像文件格式具有开放性、扩展性、适应性强等特点。GIF文件格式适用于网上传输，BMP格式文件存储量大且不能翻页等。图像文件格式迁移的工具主要有PhotoShop、ACDSee等。图片文件格式迁移中依据单张转换、批量转换等要求不同而选择不同的转换工具或方式。

（3）音频文件迁移

音频文件通过分时采样的方法来记录来自音源的音频信号，设计采样精度、采样频率两个指标，采样精度、采样频率越高，音频文件保真度越高。在音频文件归档中的格式选择方面，首先要考虑音频的原真性和存储空间因素，尽可能采用无损压缩格式。音频文件迁移中还需考虑利用的便捷性和传输速率，兼具原真性和利用便捷性。音频文件格式一般有WAV格式和MP3格式，此两种格式最为常用。音频文件格式迁移工具主要有全能转换工具、与APE相关的音频转换工具、与FLAC相关的音频转换工具、与MP3相关的音频转换工具、与OGG相关的音频转换工具、与RA相关的音频转换工具、在线音频文件转换网站等。

（4）视频文件迁移

视频文件是以运动图像及伴音为基本内容的电子文件，原理上是音频信号与图像信号的复合，因此视频文件迁移原理上与音频文件类同。视频文件具有多种格式，其压缩编码标准主要有两大系列，即MPEG系列标准和H.26x系列标准。在高校档案视频文件规定格式选择方面，以AVI、MPEG为通用格式，此外还有DVD格式、VCD格式等，在数据迁移中可根据实际需求合理选择格式。视频文件格式迁移的工具可选择全能视频转换工具、专注移动设备的视频转换工具、与RM相关的视频转换工具，以及与其他（DivX、DVD、AVI）格式相关的视频转换工具，此外还可选择在线视频文件转换网站实现视频文件格式迁移。

参考文献：

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