数字校园建设下高校档案馆信息化利用方式研究

陈晓慧

摘 要：随着数字校园建设的不断推进，高校档案馆的数字化、信息化建设也在不断完善，用户也越来越习惯运用互联网进行信息检索，习惯于接受档案馆推动的个性化信息服务。本文通过对比研究，参照知识管理的运作模式，提出高校档案信息化利用的建议，并设计出需求分析和多种个性化服务模式。

关键词：数字校园；高校档案馆；信息化服务；知识管理

1.引言

在数字校园建设的推动下，高校档案服务呈现多元趋势，服务方式更加智能化，越来越多的信息技术被应用于档案管理中。高校档案服务资源呈现数字化、信息化、虚拟化趋势，文档案管理一体化，这大大推动了档案服务信息化的发展。从当前高校档案用户的需求动机来看，主要包括研究型、个人查证型、工作考察型、休闲型等动机，不同需求动机表现出不同特点，这需要高校档案馆结合实际情况构建科学合理的信息服务模型。

2.高校档案馆信息利用模型与策略

（1）模型要素与流程

基于数字校园建设，依托互联网技术、信息技术，构建高校档案信息利用模型，并对模型要素与流程进行分析，以使模型理想化。高校档案馆数字化信息利用方式理想模型分为四部分，包括用户群分析、信息利用流程、只是加工后的档案产品、效果反馈。

用户群分析包括显性需求获取和隐性需求挖掘，一般可通过档案网站收集信息进行分析。档案网站界面设计可结合不同用户群有所差别，比如教工界面外观风格符合高校教工审美，学生界面设计得青春活泼。对用户信息的收集、用户需求的挖掘，主要有两种方式，一种是用户登录后生成的用户数据库，并分析其档案利用范围、偏好、个性需求等，另一种是互动，用户提出需求，档案馆做出回应。在得到用户信息后，针对需求选择个性化的传播方式。

档案馆对只是产品的加工包括两部分，一是对传统纸质、胶片、录音带、光盘等档案资料的数字化转换，既保留档案价值，又丰富档案呈现形式；二是网络档案信息资源的开发与再生产，以主题的形式通过网络信息搜集、整理、整合、浓缩等方法，生产出高质量的档案产品。在高校档案信息利用中，对档案进行深加工，产生知识型产品与服务，为用户提供个性化知识服务，主要包括以下内容：原始信息检索服务、文献信息加工服务、参考咨询服务、信息推送服务、职能代理服务、信息导航服务、在线咨询服务等。

综合来看，高校档案信息化利用的流程为：用户分析→档案加工→选择传播方式→档案馆信息把关→信息个性化传播→效果反馈。

（2）信息化利用的主要策略

①面向档案用户的知识管理方面，对用户需求信息的获取，可利用数据库统计获取，获取的主要内容包括个人资料、职业、爱好、需求方向等，也可利用AGENT技术获取，并对用户需求进行分析，分析的过程为：需求信息的获取→数据采集与预处理→确定数据挖掘目标→数据挖掘→分析与评估；

②提高档案工作人员信息素养，使其能够适应档案信息化利用的要求。高校档案馆应确保经常性开展学习计划，并建成广泛参与的团队学习体系。培训内容主要包括：了解新信息资源类型、掌握信息的存取技能、评判性的信息评价、创新能力、交流合作能力、信息管理能力等；

③个性化传播策略，深入挖掘馆藏档案资源，根據馆藏信息生成知识，然后设计档案信息系统和个性化传播网络平台，向用户传递信息。面向用户个性化需求的档案服务主要有个性化推送与定制服务，个性化推荐与报道服务，个性化知识决策服务，网络书签的信息推荐服务，移动数据平台的信息推送，定向检索服务，以及QQ群、微信群等即时交流软件的信息推送等。比如在高校档案网站上，可开设“我喜爱的信息”模块，并进行详细的分类，用户进入分类后会留下“足迹”，数据库即可获取用户偏好信息，后期可指定个性化服务策略。

④高校档案信息化利用中档案馆对信息的把关策略包括进行身份认证、知识产权保护、授予权限等，比如为确保档案信息安全，要求用户用学校自身的IP登录，并赋予不同类型、不同范围的使用权限。

3.高校数字档案馆信息化服务发展趋势

（1）用户信息系需求变化

从需求内容上看，档案用户对信息的需求由传统载体向现代信息需求转变，而且用户的需求范围也呈现多元化、集成化、纵深化、高效化、综合化、电子化的特点。档案用户对档案信息的需求更加精准，多要求档案信息中知识的提炼，希望以精准的、主题化的、单元化的档案知识服务。用户不再满足单一目录线索，而希望能够提供动态性、系统性、综合性的信息，希望档案服务建立在互联网、移动互联网平台上。用户需求形式方面，突出反映在对检索工具、互动方式、服务手段等发生了质变。用户对档案信息的需求形式更偏爱主动性，被动接受式的服务越来越淡化。因此高校档案信息化利用服务中，应注重档案资源载体的深度开发，不断创新服务手段，向集成化、远程化、电子化、自主化方向拓展。

（2）服务模式创新

从高校档案信息化服务发展趋势来看，创新服务模式需要结合用户需求变化进行决策，从传统全面覆盖式服务向个性化服务靠拢，积极开展个性化信息服务。首先档案馆需对馆藏档案资源进行科学整合，建立网络信息平台，形成新的数字资源体系。其次档案馆还要结合特色馆藏进一步丰富资源，积极整合网络相关资源，加工成主题化的档案包，以满足更多用户需求。再次积极创新档案服务手段，引入互联网技术，比如网站、博客、论坛、网络书签、即时通讯等。还需加大移动服务的创新力度，抓住移动互联网发展优势，积极开展档案移动服务，比如微信、APP等。最后高校档案馆应积极参与数字化校园、智慧校园建设，使档案馆成为数字校园的一部分，并积极推出信息共享服务。

参考文献：

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