事业单位人事档案管理存在的问题及解决措施

高永升

【摘要】：新时期事业单位工作出现了新的变化，事业单位人事制度改革日渐深化，人才流动也更加频繁，传统的事业单位人事档案管理途径难以满足新时期事业单位干部人事档案管理工作的需求，有必要积极探索事业单位干部人事档案信息化管理策略，提高人事档案管理信息化程度，为组织开展、了解与选拔提供真实可靠的依据。

【关键词】：事业单位；人事档案管理；存在问题；解决措施

【引言】：人事档案的管理是一项机密性、政策性、专业性较强的工作，所以要加强档案的管理，及时的处理管理中遇到的问题。档案主要是承载每个人的信息的载体，是非常重要的资源，对档案的管理涉及到对档案资源的有效利用。如今社会的进步科技发展，所以对档案的管理方法要与时代相适应，要建立系统的科学的管理制度对人事档案更好的管理。

1、事业单位人事档案的概念和意义

档案，是指在人事管理活动中直接形成的，记述和反映个人人生轨迹的载体，包括：工作状态、政治思想、学习经历、社会关系、劳动薪酬、奖惩信息等方面的原始记录，组织部门以此载体提供的信息为来源和依据，对个人进行系统、客观的分析、了解、评价。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，体系内人员信息的真实性和有效性越来越受到大众的关注，将公开化、群众化、民主化贯彻于选人、用人工作的始终，成为适应社会发展的重要步骤。档案重要性可体现在多方面，如干部任前公示制度的实施，使个人信息通过报刊、出版物、电台、电视台等媒介传播，公开场合宣读、播放档案原文等形式为公众知晓，接受公众监督，体现了任前公示的制度价值与法律意义，彰显了档案的历史性、权威性和价值性。

2、档案管理现状以及存在的问题

2.1管理水平低，方法落后

由于市场经济的快速发展，我国人事档案的管理人员变动的非常频繁，管理人员通常都是兼职，管理经验不足，对档案管理不够专业，单位对档案的管理不够重视，没有对管理人员进行专业的培训，对档案的重要性认识不足，工作人员对档案的管理要求不明确，档案的材料的收集、整理、归档装订不够规范以及不熟练，档案管理人员兼职的过程当中没有把档案的管理工作放在重点，档案的承载的资料比较原始材料容易丢石，这些情况都限制档案管理的发展。

2.2对人事档案管理工作缺乏重视

事业单位是为了满足社会教育、文化等方面的需要，向社会提供服务的社会组织，它有其工作职能的特殊性，它的人事档案是工作活动中形成的个人情况和德、能、勤、绩、廉的状况，是工作状态的原始记录。然而，在部分事业单位的领导和工作人员的眼中，这些原始记录仅仅是一种静态的资料，对于事业单位的经济利益并没有直接的关联，无法为单位创造出价值，只是一些日常事务的琐碎性工作而已，并没有给予过多的关注，在这种意识之下，对于人事档案的信息化建设和人才配备等方面也缺少重视，从而使单位的人事档案管理处于被动和固化的状态，难以实现自身的创新。

2.3档案管理的信息化程度不高

随着计算机技术的发展，人事档案的管理也要跟着时代的发展，建立信息管理系统，提高管理的效率和方法，但是在我国人事档案的管理信息化程度并不高，技术的应用不够，同时工作人员的使用计算机的水平不够，使得人事档案的管理不够系统，浪费一定的人力物力，阻碍人事档案管理信息化的发展。

3、人事档案管理的方法改进

3.1管理制度与标准规范完善

事业单位人事档案管理以干部人事档案信息为核心工作对象，信息化档案管理则通过计算机互联网完成干部人事档案录入加工与整理利用过程，因此为了提高干部人事档案的真实性、规范性和完整性，需要加快事业单位干部人事档案管理制度以及操作规范建设，形成贯穿档案建立、审查、保存、使用整个过程的规范信息化管理流程，不同工作环节设置对应的岗位人员，对应不同的档案管理系统操作权限，并结合干部人事档案管理信息系统设计实际情况设置数据标准以及职务、职称、学历、工作经历规范输入字段。为了保证干部人事档案的保密与安全，还要做好网络信息安全管理工作，通过数据备份、机房安全保护、权限管理等措施保障档案信息安全。

3.2重视开发和利用信息化软件

人事档案信息化建设需要在网络技术支持下，通过信息管理平台得以实现。所以，档案管理的相关人员要不断加强人事档案管理信息化软件的研发力度，不断适时升级各操作系统，将人事档案信息管理数据系统不断健全和完善，加快人事档案管理信息化建设步伐。人事档案建立数据系统的时候，需要着重加强管理系统的功能建设，一般情况下，数据管理系统都具有查询信息、传输和处理信息的功能，并且，管理的数据库包含着大量的人员信息，而且会被多次重复使用，因此，人事档案管理信息化需要先进而有效的网络技术支持，来提高信息资源的使用效率，达到共享信息资源目的，在信息资源安全科学的基础上，提高人事档案信息的服务质量，进而提高人事档案管理信息化建设的质量。

3.3提升档案管理人员专业素质，并进行一定程度的培训

当前，很大一部分档案管理工作人员是由其它工作转岗而来的。所以，这部分人相对于一些专业的档案管理人员而言，不仅缺乏一定的工作经验，而且还缺少一定储备量的档案管理专业知识，严重阻碍了档案管理工作的整体进程。因此，单位要积极举行一些培训活动，努力提升档案管理工作人员的专业素质、道德素质。除此之外，单位要加强对高素质、高学历、高操作能力人才的引进。以不断提升人事档案管理工作的效率。

3.4完善档案的资料管理

完善档案制度有利于档案管理工作的规范化，也是档案管理实现系统化的保障，所以企业要建立健全档案管理制度。档案资料的收集、归档以及档案的管理都要形成系统的模式。对档案的资料要定期的上交，以免丢失。对档案管理建立责任制度，对档案的转入、转出、借阅、查阅要及时的进行登记。

结束语

新时期，人事档案管理信息化不是权宜之计，而是必要趋势。当然，人事档案管理信息化建设是一项系统性、耗时长的复杂工作，需要人事档案管理人员积极参与，需要企事业单位其他人员的积极配合。在对人事档案管理信息化的过程中，及时解决遇到的问题，不断结合和创新人事档案信息管理技术，从而促进人事档案管理信息化，提升人事档案管理工作效率，满足现代化经济的发展要求。

【参考文献】：

[1]徐輝.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017，（1）：28，46.

[2]王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014（17）：81-82.endprint