机关事业单位文书档案管理效率的提高分析

叶秀霞

摘 要：众所周知，文书档案的管理是机关事业单位档案管理工作中十分重要的一个环节，机关事业单位的文书档案记录了机关事业单位的整个发展历程，对机关事业单位的未来发展有着十分重要的作用，然而，到目前为止，我国大部分的机关事业单位并没有对自身文书档案管理工作予以足够的重视，在文书档案的管理力度上也较为松散，由此可见，寻找一种高效的机关事业单位文书档案管理的方法已迫在眉睫。

关键词：机关事业单位；文书档案；管理；效率提高；分析

随着科学技术的飞速发展，我国综合国力显著提升，很多机关事业型单位也如雨后春笋般纷纷成立。文书档案管理工作是机关事业单位档案管理体系的重要组成成分，由于目前我国绝大多数机关事业单位对内部的文档管理工作较为松散，这一现象极为限制了机关事业型单位的未来发展，为了尽可能拓宽机关事业型单位的未来发展道路，本位作者以目前我国机关事业型单位文书档案管理工作的现状为研究基础，探究了提高机关事业单位文书档案管理的方法，旨在为我国机关事业单位的文书档案管理工作提供相应的理论依据。

1 文书档案概述

文书档案是企业单位（机关事业单位）以及机关团体在进行相关的行政管理活动的过程中产生的，究其本质是由文书转化而形成的档案，是一种对这种转化档案的惯用称呼[1]。文书档案的涵盖范围十分广泛，有：请示、决议、信件、通知、公告、记录、总结以及命令等多种形式。在机关事业单位中，其文档管理则是指将形成的具体活动，以及需要处理归档的文书，按照某一特定的要求及规则，利用各种科学方法，系统地对其进行分类和排列，然后标明保管年限、并对其进行组卷等操作。

2 我国机关事业单位文书档案管理中显存问题

2.1 对文书档案管理工作的认识程度不足

到目前为止，我国大多数机关事业单位都没与对内部的文书档案管理工作予以足够的重视，没有建立起专门的文书档案管理部门。在日常的文书档案管理工作中，通常是由技术部、工程部以及财务部等部门自我进行档案管理。这些相关的文书档案管理人员缺乏专业的管理知识，而且由于身兼数职，不但不能很好的完成部门内部的文书档案管理工作，还可能会对自身的主职工作造成不小的影响[2]。除此之外，这部分档案管理人员普遍存在着管理责任感差，管理意识不强的问题，这就使得在文书档案的管理工作停止不前，一直停留在初级阶段，导致机关事业单位文书档案管理工作效率低下，这对机关事业单位的未来发展十分不利。

2.2 文书档案管理观念过于落后

从根本上讲，文书档案管理工作绝不是普通的归类整理，机关事业单位的文书档案管理指的是在某一特定的规章和要求下，对相关文书进行分类、整合、编目、入库等工序，以为后期的资料查询和信息提取等工作提供便利的过程。在文书档案管理的前期，对相关文书的整理工作是十分复杂且枯燥的，由于需要处理的数据的庞大性，所以在处理的过程中一定要严格遵守相关的要求和标准，充分利用各种科学方法，对整体工作进行系统的设计，从而保证后续工作的正常展开。与此同时，由于很多机关事业单位的文书档案管理中都存在着一定的轻视问题，所以文书档案的大部分价值还没有被发掘出来，这需要相关管理人员的不断努力。

2.3 文书档案管理的电子化程度过低

到目前为止，我国绝大数机关事业单位的文书档案管理工作还停留在初级阶段，文书档案管理的电子化程度比较低，这就使得文书档案的收集、整理等工作更为复杂、繁琐，在无形中也增加了相关文书档案管理人员的工作负担。在以互联网为基础的高新技术快速发展的当今社会，计算机等高新技术已被应用到越来越多的领域，过低程度的电子化管理不但会对机关事业单位的未来发展造成严重阻碍，而且还会阻碍文书档案全部价值的充分发挥。

3 提高我国机关事业单位文书档案管理效率的建议

3.1 努力提升全体工作人员的档案管理意识

众所周知，文书档案是机关事业单位档案管理中十分重要的一个环节，文书档案记录了机关事业单位的整个发展历程，对机关事业单位的未来发展有着十分重要的意义。为了尽可能拓宽机关事业单位的发展道路，机关事业单位不但应该努力增大宣传力度，强调文书档案管理工作的重要性，提高全体工作人员的档案管理意识，而且还应该将文书档案管理工作纳入年终考核当中，使文书档案管理工作落到实处，形成明确的责任机制，控制整个档案管理局面，从而推进单位更好、更快发展[3]。

3.2 努力增强文书档案的集中管理

由于当前我国机关事业单位的文书档案管理十分松散，所以必须在单位内部建立健全完善的文书档案管理机制，并招收高素质的管理人才，组建专门的文书档案管理部门，从而对文书档案进行统一化、系统化的管理。与此同时，機关事业单位内的各个部门，要以自身的实际情况出发，建立起适宜的分类制度，将各种文书档案分类整理，提高文书档案的管理效率。除此之外，各单位内的各个部门（除特殊部门和特殊岗位外），应该将本部门的全部档案都送到相关的档案室进行统一管理，绝不允许个人、科室私自保留部门档案。同时，不但应该加强对纸质档案的收集、保护力度，而且还应该加强对视频、音频等的收集力度，规范文书档案的管理标准，不断改进文书档案的管理方法，尽一切可能提升文书档案的管理效率。

3.3 推进机关事业单位文书档案管理的信息化建设

随着以互联网为基础的高新技术的飞速发展，社会发展的信息化水平也越来越高，信息全球化已成为世界发展的又一主题。为了顺应时代发展，在日益积累的市场经济中占有一席之地，机关事业单位一定要充分理解时代发展的主题，抓住机遇，建立健全信息化的文书档案管理体系。在现阶段，由于我国的文书档案管理普遍落后，正处于一种标准不健全、管理力度不够、管理人员素质水平低下的状态，所以我国机关事业单位的文书档案管理也不受重视，管理水平普遍较低。面对这一情况，相关的机关事业单位一定要正视自身问题，根据自身发展特点及发展实情，合理地将计算机等高新管理技术引入到日常的文书档案管理工作当中，分析各管理极端可能实现的信息化程度，推进文书档案管理信息化进一步落实。总而言之，文书档案信息化建设是一个长远的建设过程，也是一个系统的过程，通过建立健全信息化的文书档案管理系统，机关事业单位可以显著提升全体员工的档案管理意识，增强全体员工的工作责任感，然后通过电子化处理，最终实现档案信息的共享化，充分发挥文书档案的潜在价值。

3.4 优化文书档案的整理环节

在文书档案的管理过程中，所谓的档案收集绝不是埋头苦干就可以实现的。如果相关的档案管理部门只是一味地埋头苦干，不注重与其他部门之间的合作，那么文书档案的管理工作将很难展开。为了尽可能提高机关事业单位文书档案的管理效率，调动一切有利因素，提升单位的经济效益，相关的档案管理部门就必须和其他部门保持紧密的联系，与其他部门协同工作，共同做好单位的文书档案管理工作。

4 结语

综上所述，随着社会的快速发展，我国经济水平也到极大提升，各种科学技术的应用也越来越广泛，在科学技术不断更新、进步的同时，我国机关事业的单位的文书档案的管理工作迎来了前所未有的机遇和挑战。基于此，相关的机关事业单位文书档案管理人员必须要从公司的实际情况出发，立足于根本，以实事求是为宗旨，努力提升自身对文书档案管理工作的认识，全面建立信息化的文书档案管理工作，调动一切因素提升文书档案管理工作的效率，只有这样，才可能充分发挥出文书档案在机关事业单位中的作用，从而为机关事业单位创造更大的效益。

参考文献

[1]吴韫.浅析机关事业单位文书档案管理及发展趋势[J].办公室业务，2014，（21）：90-91.

[2]陈美珍.基于新形势下机关事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案，2015，（04）：66-68.

[3]张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2015，（07）：109.endprint