基于无纸化生产的企业档案利用工作创新

方国庆

【摘要】档案信息资源开发利用是企业档案信息化建设的核心任务，也是企业档案管理的最终目的。通过检视传统档案利用工作的局限性，研究了无纸化生产环境下的企业档案信息资源利用的具体策略，以及无纸化生产实施后档案信息资源利用模式的创新。

【关键词】无纸化 档案利用 创新

一、引言

近年来，在国家的大力支持和推动及广大企业的积极参与下，我国制造企业的信息化工作开展的如火如荼，PDM（产品研发管理系统）、ERP（企业资源计划）、OA（办公自动化）等信息系统在企业得到了广泛的实施，并取得了显著成效。同时无纸化生产系统的推广应用，也使人们的生产方式、思维方式、管理方式和行为方式等都不可避免地发生了很大的变化，并给企业注入了新的活力。无纸化生产管理是高效、集约的生产管理方式，也是创新档案工作的有效途径。鉴于此，企业档案管理部门积极围绕数字化设计、生产，开展创新档案信息资源利用工作具有十分重要的现实意义。

二、传统企业档案利用工作的局限性

面对企业管理追求最大效益的理性化发展要求，以及管理理论特别是信息技术的飞速发展，大量电子档案进入了档案管理的范畴，无纸设计、无紙生产的出现，则对档案工作提出了更高的要求。传统的档案利用模式存在明显的局限性。具体表现在：

（一）提供利用方式落后

档案管理部门接收ERP中生产订单后，完成纸质生产文件的复制和配发，制造部门依据纸质生产文件和制造记录卡完成科研生产任务。当生产文件发生更改时，档案部门根据设计文件更改通知单上在制生产令号将相应的生产文件配发给制造部门，制造部门再将生产文件换发到生产现场，同时将旧版本生产文件回收。

制造部门的生产管理均通过生产文件和制造记录卡等纸质文档进行传递，信息传递环节多，工作量较大，效率低下；纸质文档的使用成本和基于纸质文档的各部门管理成本一直居高不下，给制造部门的生产和管理带来种种不便；该利用方式制约了企业对档案信息资源的完整、高效和低成本利用。

（二）利用成效不显著

随着市场经济的深入发展，企业多品种小批量生产方式日益普及，生产任务变化频繁，导致生产文件更改量多，生产文件经常需要更新。由于生产文件换发工作量大，涉及的环节多等因素，常常由于换发没有及时到位等情况，造成产品加工报废，不仅拖延生产周期，造成用户抱怨，而且直接造成经济损失，影响企业长远发展的后劲。

（三）利用范围较窄

由于生产现场对纸质生产文件的依赖性，无法充分利用信息化资源，如三维数字化设计的成果和PDS系统中的档案信息资源等，导致信息化成果难以深入到制造部门，从而使信息化工作难以发挥更大的效益，且档案的利用范围较窄，档案的利用价值未能凸显。

三、基于无纸化生产的企业档案利用思路

面对信息化对现有管理理念和技能等的巨大挑战，通过实现生产管理全程无纸化，积极探索现代信息技术与生产管理的有机结合，逐步实现科研生产管理过程的可视化、精细化，推动科研生产管理转型升级。

无纸化生产实施后，档案利用模式从传统手工模式、计算机管理模式不断发展，逐步走向知识管理模式，并随着管理模式的变化其管理流程、手段、方式等也发生了相应的变化。通过信息系统的有效集成实现档案信息资源的充分共享，同时优化相关流程，制定一套行之有效的管理制度和办法，建立档案信息资源数字化、管理规范化、服务网络化，确保档案信息资源利用的社会效益和经济效益最大化。

四、基于无纸化生产的企业档案利用工作研究

（一）开展档案数字化工作

档案信息数字化是无纸化生产的首要条件，也是信息化发展对档案信息资源利用的必然要求。为解决档案数字化程度低的问题，对于未上PDS系统的纸质文件，档案部门通过对纸质文件进行数字化加工、处理，将其转化为电子文件，通过开发相应的数据接口传递至无纸化系统，从而将档案信息资源及时、准确、系统的提供科研生产服务，为加快产品研制节奏、缩短生产周期，提高工作效率起到了积极作用，充分体现了档案利用的价值。

（二）建立文件版本信息

为清晰准确地掌握产品在其全生命周期的各重要时刻（如各阶段、各批次等）的技术状态，建立与设计文件图号（具有惟一性特征）相对应的版本标识。对于未上PDS系统的纸质文件，通过对纸质文件定制属性信息建立版本标识并上传至ERP系统。对于已上PDS系统的电子文件，直接从文档属性中提取版本信息并上传至ERP系统。无纸化系统通过与ERP系统集成可获取生产令号、设计文件及版本信息、工艺文件及版本信息等。操作人员登陆无纸化系统，按相应版本的电子生产文件进行生产。

（三）完善更改控制流程

更改控制是保证产品质量的重要环节。当设计文件发生更改时，通过版本变化与其更改通知单需更改的在制令号集成，使无纸化系统的电子文件版本与设计文件更改通知单相应的在制信息相匹配，确保设计文件更改实施的准确率。由于制造部门不需要等待纸质生产文件，设计文件和工艺文件一旦实施更改后立刻就能在无纸化系统中显示出来，使生产现场电子生产文件更改的及时性得到保证，加快了科研生产的节奏和进程。

（四）建立信息反馈渠道

为及时了解、掌握科研生产进度和要求，在无纸化系统中增加生产信息反馈功能，档案管理部门对生产现场反馈的问题进行处理和监督检查。档案部门通过介入生产过程控制（电子生产文件有无、版本是否正确、更改实施是否到位等），实时采集、跟踪生产过程管理与有效监督，对生产突发状况做出快速反应，解答用户的疑惑，使产品在生产过程中的问题得到及时有效地解决，消除了由于信息不对称而造成的各种生产过程延误，从而满足了用户要求，凸显档案工作重要性，提升了档案部门应急服务能力和形象，促进了档案管理水平的提升。endprint

五、档案利用创新模式

档案部门作为档案信息资源的保管者和提供者，彻底从传统的纸质档案管理工作中解脱出来，通过将静态的档案信息经过采集、加工、传递进而转换成动态的档案信息，实现从实体管理转向为开放的电子信息网络管理转变，由“重管轻用”向“重用促管”转变，由“授人以鱼”为主的模式向“授人以渔”为主的模式转变、发展，变被动等待用户为主动为用户提供利用。

（一）思维创新

用户获取档案信息的方式和习惯发生了变化。操作者登录无纸化系统，通过输入生产令号或通过条码扫描器可直接读取和浏览电子生产文件，从而避免了纸质生产文件易于损坏、易受油污、丢失、易于出錯等问题，消除了对生产过程造成的不利影响，通过鼠标对显示的文件能进行缩放、移动和旋转等操作，另外还可显示三维模型，便于利用人员以合适的方式查看。

（二）制度创新

通过制定《无纸化生产管理办法》、《制造部门工序外协管理要求》等规章制度，重新界定和明确各部门的分工和工作程序、工序计划外协管理的过程控制要求，使各项工作更加顺畅，有效地监督措施实施；按任务驱动流程，优化管理流程，进一步提高了工作效率；同时对ERP系统进行了优化，简化了工序外协的生产文件（包括全三维图纸）配发流程，档案管理部门通过在ERP系统中查询工序外协生产订单的报表直接实施配发任务，真正起到了为科研生产活动保驾护航的作用。

（三）技术创新

通过开发WebService等接口形成标准的接口数据，提供更高效、更便捷的资源开发利用入口，使得多种类别多种格式文件（如：cad、word、excel、tif、gxk等）通过不同的方式来处理，无纸化系统能够显示各种类型格式的电子文件并能提供利用，实现了档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，促进了档案信息资源的共享，使档案信息资源产生了更大的社会效益和经济效益。

（四）服务创新

企业档案部门彻底改变了过去单一、被动的服务方式，一种超越时空、及时方便、高效的服务方式横空出现在利用者面前，打破了生产现场使用纸质文件的传统模式，满足了利用者不受时间、空间等限制随时随地快速获得自己所需电子档案信息的需求，使生产管理更加高效，及时性与准确性有了强有力的保障。

制造部门除按无纸化系统中的电子生产文件生产、加工外，还可通过在无纸化系统查询设计文件更改单和工艺文件更改单，及时了解电子生产文件的更新情况，从而使档案的利用更快捷、更准确、更及时，实现了研发管理与生产管理的无缝衔接，最大程度的实现信息资源的共享和有效利用，进一步提升了档案信息资源的整体利用能力，发挥了信息化的增值作用，适应了科研生产管理模式新要求。

六、结束语

基于无纸化生产的企业档案利用工作，是档案信息资源进行创新开发利用的有效手段，适应了网络环境下的快节奏、高质量、高效率，满足了用户的利用心理，也激发了用户利用档案的热情，这种自控、多变、生动的方式给制造部门带来了极大地便利和新鲜的感受，也为档案信息资源的利用带来了新的生命力。档案部门通过对档案信息资源的管理、开发、利用进行全方位的过程控制，进一步提升了档案工作在现代企业管理中的地位和作用。伴随着无纸化生产管理的逐步完善与推进，档案信息资源的开发利用将得到进一步拓展和有效提高。endprint