中小型企业采购控制要诀

吕 文，叶渭川

中小型企业采购控制要诀

吕 文，叶渭川

我国的中小企业正以蓬勃之势迅速发展，但在企业管理方面还存在诸多问题。其中，生产过程中采购问题尤为突出。采购不仅占用大量资金，还与产品质量密切相关，并直接影响企业效益，必须引起中小企业家的高度重视。文章论述了中小型企业采购的特点和存在问题，指出了采购控制的对策。

中小企业；采购；控制

一、引言

采购是企业为满足生产需要而不可缺少的一项经营活动。企业的生产资源不可能自给自足，必须通过采购获取。采购的成本在企业中占有很大份量，产品的质量又在很大程度上依赖于采购品的质量，因此，采购成为影响企业的效益最重要的因素之一，中小企业更是如此。因此，探索中小企业采购风险并加以控制非常必要。

二、中小型企业采购的特点和存在问题

（一）采购制度不全，难以执行

中小型企业的最大弱点就是缺乏制度。“老板说了算”的思想为多数员工都接受，这不但影响制度的建立，还影响到制度的执行。“老板”不可能事无巨细，样样都管，否则他就是有三头六臂也管不过来。何况“老板”也是人，不是神，总有疏忽的时候。一时疏忽酿成大错的事例并不少见。历史的经验告诫人们，也告之中小企业家，必须以制度管人，这已成为人们的共识。

（二）采购数量大，难以管控

这里所说的采购数量大，并非与大型企业相比，而是针对一般中小企业来说，采购的原材料、元器件占其总产值的比例。就电子播放器制造企业来说，播放器的外壳由注塑厂提供，印刷电路板请专业厂生产，电阻、电容、开关、喇叭等器件都是采购回来。企业自己的主要工作就是进行组装、试验和包装。从整个过程投入的资金量来看，采购确实占了绝大部分。这些采购件的定货量还必须放些余量，同时还要提前定货，否则可能延误交付周期；还有些难以预料的资金短缺，或某项元器件缺货等等，都使得企业难以管控。

（三）采购品种多，难以规范

为适应不同顾客的需要，尽快制造单一品种的企业，也会有多品种出现。仍以电子播放器为例，外形有长、宽、高；功率有大、中、小；色彩又有好几种。这么一简单的组合，可能产生多个品种，其中的采购件可能是指数或级数上升，规范统一有难度。

（四）采购质量杂，难以控制

采购质量随着品种数量的增加，质量控制的工作量也随之增加，虽然大部分只需进货检验，但因中小企业缺乏检验手段(仪器或设备)，进货检验也只能检查外观和清点数量，质量检验形同虚设。虽然少数外购定置件可以下厂检验，但也因路途遥远或经费原因而难以实现。多种原因使采购件的质量愈加难以控制。

三、提高采购控制能力的对策

（一）完善采购制度

企业建立质量体系的主要标志就是建立一套完整的体系文件。中小企业在这套按 ISO9000 标准编写的文件中，只少有一个采购管理文件(大企业有更多的采购支持性文件)。这些文件是采购管理的核心。文件体现了采购的原则和工作流程，使采购管理规范化、条理化。避免职责不清而发生重复劳动或相互推诿的现象。

制度应随管理体制和市场变化而动态管理，并不断完善。如有的中小企业没有明确的采购授权与审批制度，缺乏相应的监督机制；也有的中小企业常常出现采购成本和管理费用偏高、采购信息不够明确、检验标准模糊、供货渠道不稳定、供货不及时的现象。加之科技发展快、产品生命周期短及产品研发时限短，使得采购管理的反应跟不上。因此企业采购必须不断研究适应形势的新的采购制度。

采购制度一般应包括：1.采购信息审批制度，该制度主要描写采购信息提出人的需求，由谁来审核采购需求的迫切性和准确性，由谁来审批采购工作的执行，采购合同的签订及采购过程应存档的文件；2.采购产品和库存产品核对制度，该制度主要描写采购前采购员要再次核实采购信息，到仓库查对库存情况，避免重复采购而造成不必要的积压；3.供应商考察管理制度，该制度主要描写考察供应商的工作流程，明确哪类供应商需要考察，由谁来牵头组成考察组，考察组成员由哪些人，到供方后考察哪些内容，形成什么记录，由谁来批准该供方可纳入本企业的合格供方名录；4.供应商质量统计制度，该制度主要描写统计的项目，谁来统计，统计周期，统计结果的报告等内容；5.合格供方动态管理制度，该制度主要描写什么情况下需要对合格供方再考察，与上述供应商考察管理制度配合使用。

（二）选择优秀采购员

做任何事情都与办事人本身的素质紧密相关，采购工作也是如此。很难想象，没有责任心的采购员，能出色完成采购任务。在市场经济条件下，外界的诱惑很多，采购过程也总遇到一些想把劣质产品推销出去的商家，他们不择手段，或给采购员送钱送物，或投其所好，什么违法的事情都敢干。许多素质不高的采购员被拉下水，购回了劣质产品，给企业造成极大损失。因此，必须选择优秀的采购员，他们起码应具备以下条件：①思想觉悟高，能坚持按制度和原则办事；②品德高尚，不贪图便宜；③生活方面无不良嗜好；④熟悉本企业产品需求，具有成本意识和价值分析能力；⑤具有良好的人际沟通和协调能力；⑥身体素质好，具有吃苦精神。

但是，我们要知道，优秀采购员并不是自生自灭的，就算企业已有满意的采购员，也说不定某年某月该采购员要离开企业。因此，企业还要注重优秀采购员的培养，培训他们熟悉本企业的采购业务，掌握一定的知识，具有一定的“识货”技能。

（三）货比三家

许多中小企业的最高管理者，都会强调采购时要货比三家，这是常理。但往往在货比三家时，只问价格，不问质量，这是极其错误的指导思想。现在已有不少中小型民营企业步入军工行业，军品生产最重要的理念就是“军工产品质量第一”。“七专”产品，是专为特殊要求生产的产品，是百里挑一，或千里挑一，价格之高可以想象。所以决不能只比价格而忽视质量。因采购件质量不好，装机后不断出现问题，或出厂后返修率居高不下，不仅影响用户使用，还造成服务的成本急剧上升，顾客信誉直线下降。这类直接影响企业效益的事例屡见不鲜。

（四）控制供应商

根据 ISO9000 质量管理体系标准的要求，产品质量由最终提供方负责，也就是说，产品从企业出售，发现任何质量问题，顾客都直接找卖方，而不会去找产品中任何一家零配件的供应商。因此，控制供应商的提供产品质量刻不容缓。

控制供应商有几点须注意：一是在采购前应对供应商进行调查评价，包括供应商资质、质量体系建设或质量保证能力、供货能力等；二是在合同签订过程中，了解价格和售后服务情况；三是在进货中对其供货情况进行逐批检验、记录；四是对其质量、价格、交期、配合度等等方面进行统计分析，提供领导决策。统计一般以年度进行，目的是对供应商进行年度业绩综合评价，以便优胜劣汰。

对于货架商品，不能只看它是否有标准，还要知道生产厂家，因为即便是按同一标准生产的产品，不同厂家质量也不尽相同。

“与供方互利”，是 ISO9001 标准提出的八项原则之一。任何供应商都应得到其应该得到的利益，这是常理。但也有少数采购方，过低压价或要求过短的供货周期，使供方微利或零利润。他们被逼采取低价原材料或偷减工序，给产品留下隐患，实际上采购方并不得利，甚至造成使用故障，不仅增加了服务成本(更换零配件费用、差旅费等)，还影响了企业的信誉，可能导致丧失用户。

（五）严控进货质量

进货检验是入厂质量的最后一关，因此，质检部门责任重大，必须高度重视。由于进货品种多、数量大，质检部门技术能力和检验手段有限，这就需要采取有力措施来确保进货的质量。一是要根据本企业进货的类别，制定相应的进货检验规范。如电子产品检验规范、机械加工件检验规范等；二是对电子元器件一定要进行老练筛选，发现早期劣品，予以剔除；三是对特殊产品，没有检测设备和手段的，可到供方现场检验；四是一旦出现不合格的产品，要做详细的记录，做到不合格产品的可追溯、可索赔；五是视企业的财力状况，逐步添加必要的检测仪器设备；六是提高检验人员的素质，包括责任心素质和技术能力素质的培养，要结合企业产品的情况，加强对检验员的培训，最好能做到持证上岗。

四、结语

做好采购控制工作，对企业大有好处，但这项企业的日常工作往往漏洞很多。因此企业的最高管理者一定要对此项工作高度重视。先是做好建章立制工作，然后是抓好采购工作的执行力，坚决按制度办事，违规要处罚，做得好的要嘉奖，特别要培养优秀采购员，并给予合适的待遇。企业通过多方面得力措施的实践，采购工作必定会为企业带来可观的效益。

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[5]梁素娟，王艳明.德鲁克管理思想大全[M].北京：企业管理出版社，2010，7.

F253.2/F276

A

1008-4428（2017）06-34-02

吕文，女，江苏南京人，南京艾柯湃特自动化工程有限公司工程师，研究方向：技术管理及企业管理；

叶渭川，男，浙江嵊州人，研究员级高级工程师，江苏泰达机电设备有限责任公司顾问，中国管理科学研究院特约研究员，研究方向：技术管理及企业管理。