刍议高速公路档案管理策略

王萍

摘要：随着我国社会经济的不断发展，交通运输行业也随之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行业的蓬勃发展也促进了我国国民经济的增长，受到人们的广泛关注。在这种状况下，我国一直致力于改善国内的交通状况，加强对交通运输的管理，以保障交通运输工作的可持续发展。高速公路是交通运输行业中的重要组成部分，是一种常见的运输方式，必须予以高度重视，不容忽视。在高速公路的发展过程中，需要从各个方面来实施有效的管理，无论是高速公路里程的增加还是高速公路路面等级的升级，都需要将其资料和信息整理成档案，并进行归档和管理工作，以为高速公路的发展提供重要的保障。高速公路档案归档及管理工作是基础性工作，需要确保其工作效率和效果。

关键词：高速公路工程；档案管理

档案工作创新是一种精神，能体现人类的一种精神面貌，同时也是一种学问，而且是档案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它体现了档案工作者一种与时俱进、勇于创新的精神，它能推动档案工作发生质的飞跃。随着公路事业的不断发展，公路档案管理将起到日益重要的作用。做好公路档案管理工作，除了要加速档案管理的信息化和网络化建设外，还应不断强化档案管理人员的素质，同时还应做好档案管理的保密工作。

为了做好工程建设档案资料的管理工作，确保监理资料的连续性和完整性，充分发挥档案资料在工程建设及建成后维护中的作用，这就要求项目总监办在每一项工程开工之际，首先应对资料管理制定行之有效的管理制度，设立档案室和专业资料管理员，具体负责管理监理资料，及时的将监理文件进行整理归档。

一、日常监理资料管理的要求

1.日常监理资料管理的重要性

⑴日常监理资料室项目实施监理过程中直接形成的，应当归档的各种形式载体的原始记录，是工程建设过程真实、全面的反映。文件与资料管理是监理工作重要的工作内容，它是进行目标控制与合同管理的基础工作，同时也是评定监理工作，界定监理责任的重要依据。在施工过程中，监理资料的管理要做到及时整理，真实完整、分类有序。

⑵由于一般工程建设项目周期长，又涉及多种专业，导致监理资料也会随之漫长的过程而繁杂起来，如不及时的对监理资料进行科学分类，归类管理，势必对日后的竣工资料的整理工作带来困难，影响工程的竣工验收。在工程开工前总监办应根据工程监理文书签批程序与建设单位、承包单位对资料的分类、格式、份数达成一致意见，并建立文件的日常管理台账。

2.监理资料的分类

《公路工程施工监理规范》（jigg10-2006）中提到监理档案按类别通常可分为行政档案、财务（支付）档案和技术档案，资料归档保存中应严格按照保存原件为主和按照一定顺序归档的原则。根据现行《建设工程文件归档整理规范》（gb/t50328-2001）监理文件有10大类，包括：监理管理文件、监理月报中有关质量问题、监理会议纪要中得有关质量问题、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同与其他事项管理、监理工作总结。

二、高速公路工程监理档案管理优化措施

1.高速公路监理档案管理特点

公路工程档案是指在公路建设、管理、养护等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。包含从提出项目建议、可行性研究、规划设计、地点选择、材料准备、工程施工、工程竣工等各阶段形成的文件，记录着工程项目的全过程。由于工程项目具有投资大、周期长、参建单位多、材料的形成涉及到政府审批、科研设计、施工单位建设、监理、质检部门评定以及原材料供应，决定档案材料的收集面广、量大、种类多，造成公路工程档案资料收集难。

2.档案管理优化措施

2.1设置专案资料监理员

按照《建设工程档案工作常用文件》的规定，总监理工程师应指定专人負责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是：1）是负责收集工程准备阶段建设单位形成的应向监理单位提供的相关文件、资料，如工程建设审批文件、建设工程施工合同等；2）收集、整理本项目监理部形成的应当归档保存的监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报以及监理工作会议形成的会议纪要、文件和指令等；按月汇总、整理各专业监理工程师在工程的进度、质量、造价控制中形成的各种签证见证记录、报验审批资料等；3）对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查；负责本项目监理部档案资料的保管、借阅工作；4）督促施工单位做好工程档案的形成、收集、积累、整理和移交工作，按照国家有关规定和要求编制工程档案；5）在项目总监指导下，按照按照《档案法》、《基本建设项目档案资料暂行管理规定》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《 公路工程竣（交）工验收办法》、GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关法律、法规、规章和规定，编制监理档案，并负责向建设单位和本单位档案部门移交。

一套完整、准确的工程档案，光靠工程技术人员的自觉性和责任感是不够的，还要求档案人员必须深入实际并服务全程。一是遵循基本建设程序，拟定档案归档计划并付诸实施。二是跟踪服务，增强参与意识，档案人员应该深入工地现场，随时进行服务，增强参与力度，掌握第一手材料。

三、多媒体信息项目档案管理

在信息技术应用日益普遍的今天，利用全新的信息技术去研究和探索项目管理新理念、新方法正逐步被人们重视。近些年来，越来越多的项目引进项目管理系统软件，并将成为一种发展趋势。

文档的电子化实现文档管理自动化，更不用拿着各种文件跑来跑去等候审批、签字、盖章，这种利用快速的网络传递手段，发挥信息共享来协调个单位内各部门的工作，缩短审批时间，及时有效监控各单位工作进度情况，实时、全面掌握工作办理状态。这种现代办公系统使用方便快捷，避免出现了原始书面资料的易丢失损毁等缺点，省去了项目后期收集整理竣工资料的繁琐重复劳动，大大加快监理信息的处理速度，节省了大量的人财力，从而提高监理工作效率，使得监理工作更加系统和规范化。以下图一、图二是在建项目管理信息系统图。

综上所述，随着项目管理建设的日益发展，要做好监理资料的管理工作，要求资料管理工作人员平时勤于收集、整理，并运用现代信息化管理方法使得公路工程项目的信息管理更加规范化。

参考文献：

[1]《公路工程施工监理规范》（jigg10-2006）北京：人民交通出版社，

[2]《建设工程文件归档整理规范》（gb/t50328-2001）

[3]监理概论（公路工程监理培训教材）北京：人民交通出版社endprint