信息化背景下的档案信息公共服务架构

刘彩娟 张雷雷

（中国航发湖南动力机械研究所 株洲 412002）

信息化背景下的档案信息公共服务架构

刘彩娟 张雷雷

（中国航发湖南动力机械研究所 株洲 412002）

首先提出了档案信息公共服务的内涵及特点，然后从档案信息资源共享和时代发展需求两方面介绍了提升档案信息公共服务能力的必要性，针对目前的档案信息公共服务情况，从档案信息公共服务理念、服务方式、服务体系三方面分析了现阶段档案信息公共服务的现状及存在问题，最后提出信息化背景下档案信息公共服务架构，并对架构中的每个模块进行详细阐述。

信息化 档案信息 公共服务 架构

G273.5

A

2017-08-08

信息化时代来临对档案信息公共服务是一个挑战，传统档案服务从服务对象、服务方式、服务内容等方面均不能满足社会发展需求。档案部门要紧抓信息化进程中的特点，利用网络新技术提升服务能力，从信息服务流程的每一环节入手，构建一个以信息技术为支撑、以档案信息资源为服务内容、以新媒介为服务窗口的档案信息公共服务架构，来满足公众的档案信息需求。

一、档案信息公共服务的内涵及特点

1.档案信息公共服务的内涵。档案信息公共服务，着眼于“公共”二字，本文所讲的“公共”是社会意义上的“公共”，即面向整个社会实践领域、面向最广大人民，为社会各方面发展和最广大人民的需求提供档案事务服务与档案信息资源服务意义上的“公共”。档案信息公共服务指的是专门的档案机构，包括各级各类档案行政管理机构、承担档案事务管理职责的档案业务部门，以及具有独立法人资格的以提供档案事务处理服务为基本业务的档案社会中介组织等，面向社会各类组织以及公民个人、家庭所提供的档案事务能力建设服务与档案信息服务[1]。

具体来说，档案信息公共服务包括三方面内容：一是档案信息公共服务主体，不仅包括档案行政部门，而且包括各级各类档案馆，甚至包括档案中介服务机构；二是档案信息公共服务的客体，主要是服务对象，包括国家机关、企事业单位，尤其是社会公众；三是档案信息公共服务的形式和手段，信息化背景下的服务形式已变得多样化，除了传统的档案编研、文化展览、信息咨询等以外，还有众多以新媒介为服务平台的提供利用形式。

2.档案信息公共服务的特点。档案信息公共服务具有需求主体大众化、服务内容生活化、服务方式多样化的特点[2]。档案信息利用的主体越来越扩大化，普通居民也越来越重视对档案信息的利用，档案信息利用主体呈现大众化趋势；档案信息服务内容也越来越贴近公众的日常生活，网络作为一种方便、快捷、高效的信息服务途径越来越受到档案服务部门和服务对象的重视和青睐。各地档案馆纷纷利用计算机及网络技术建立自己的网站，开通微博、微信等平台来宣传和提供服务，用户摆脱了时间和空间的限制来随时随地查看、下载或咨询所需档案信息。

二、档案信息公共服务能力提升的必要性

1.提升档案信息公共服务能力是档案信息资源共享的需要。有效开发和利用档案信息资源是档案工作最主要的目的，在保密允许的范围内，最大限度地提供档案服务、实现档案的价值是为了档案信息资源共享，也是满足社会公众的需要。在档案信息化的背景下，档案信息的交流共享不仅能够提升档案馆形象和提升公众档案意识，更能够方便快捷高效地满足广大社会公众的不同需求。

2.提升档案信息公共服务能力是时代发展的需要。随着计算机技术的普及和办公自动化系统软件的推广，档案信息化建设也随之发展到一个新的阶段，传统的档案信息利用途径已经逐渐被新兴的网络手段所取代，在各行各业都实现网络化的趋势下，档案部门必须提升信息公共服务能力，利用现代化的档案利用查询途径来开展服务，才能更好地适应社会的发展、满足公众的需求。同时，信息技术的运用也大大提高了工作效率，档案部门不能故步自封，紧跟时代发展潮流才能不被社会抛弃。

三、信息化背景下档案信息公共服务的发展现状及问题

1.档案信息公共服务理念滞后。档案馆受传统封闭思想的影响，对档案信息服务的认识有失偏颇，在一些工作中仍然过分重视档案的保密和管理，对其开发和利用的认识不到位，更难以适应信息化时代档案信息新的服务方式和流程。同时，在档案信息服务主体大众化、多元化的今天，档案信息的服务范围已经遍布社会各阶层，虽然社会各界人士对不同种类的档案信息都有一定的需求，但是档案馆的服务对象仍然有一定的局限性，仍然侧重于党政机关、政府机关及各种学术研究机构等，档案的作用也是传统意义上的为党政活动服务，这种服务理念上的偏差也一定程度上限制了档案信息公共服务能力的提高。

2.档案信息公共服务方式传统单一。信息化时代的信息技术改变了社会的方方面面，档案管理的流程更加优化和简化，档案的保管更加智能化，利用检索更加便捷化，同时也衍生了很多技术平台来为公众提供档案信息服务。然而，目前大多数的档案馆仍然采用传统方式提供服务。信息化背景下要改变以往的档案信息服务方式单一性的问题，利用新的技术和平台实现档案信息的网上服务。

3.档案信息公共服务体系不健全。从档案信息资源上说，用户需要优质的档案信息资源和快捷方便的检索方法，鉴于目前许多综合性档案馆普遍存在着馆藏资源类型单一、结构单一的特点，用户很难查找到完全符合自身需求的档案信息。从档案信息化设备上讲，由于设备的陈旧或者投入资金的有限，服务平台的功能没有完全开发出来。从档案专业人员素养来讲，专业的知识储备和素养是信息化时代档案信息服务的基本要求，但是现阶段档案服务工作人员专业水平和技能较低，直接制约着档案信息公共服务能力的提升[3]。

四、信息化背景下档案信息公共服务架构的建立

面对信息化条件下档案信息公共服务进程中呈现出的众多问题，档案部门亟需采取一定的措施来克服这些困难，笔者从档案信息服务的流程出发，提出了如右图所示的服务架构，希望档案部门能够对此流程中的每个薄弱环节进行攻坚，加强管理，以此来提升档案信息公共服务能力。

档案信息公共服务架构

1.档案信息公共服务架构的硬件保障。

（1）信息安全技术。目前影响档案信息安全的因素主要是计算机网络设备及其他媒体的物理安全，来自网络内部和外部的非法访问，计算机病毒传播的危害等。档案部门要确保档案信息的安全，必须从信息技术安全设施建设，保障信息安全、定期做好档案信息数据的安全备份等方面进行加强；另外，档案部门也要重视档案信息的安全，定期进行安全保密培训和教育，提高档案工作人员对信息的安全保密意识。

（2）制度规范。档案信息的安全性保障、信息服务的可操作性等因素均要求档案信息公共服务必须要有一套完整科学的制度体系作支撑。首先，信息化时代档案信息服务方式增加了档案风险，使得档案部门对信息安全的控制难度增加，所以档案行政部门应充分重视行政法规的力量，制定保护信息安全的法律法规，对服务过程中信息传播进行控制，打造良好的服务环境。其次，各级政府和档案管理部门要高度重视档案信息公共服务制度建设工作，对服务目标、服务对象、服务方式等进行制度化，把涉及广大社会公众、与公众自身利益相关的档案信息公共服务进行制度化，使公众的信息利用权益得到保障。

（3）基础设施。要提升档案信息公共服务能力，首先要改变传统的档案部门落后陈旧的设施、设备，增加投入，保障基础设备到位，比如档案信息化设备、打印扫描设备、网络基础设施等。基础设施到位才能进一步为接下来的工作做铺垫。

2.档案信息公共服务架构的软件支撑。

（1）服务理念。社会公众利用档案信息的观念是影响档案价值发挥的重要因素，要提升档案服务能力不仅要规范档案服务主体，也要对服务理念进行更新。一方面，档案部门要对服务主体进行服务观念的更新，打破传统观念的束缚，提升自身专业素养，创新信息服务手段和方式，为档案信息公共服务提供全面全范围的保障。另一方面，服务对象档案利用意识应实现转变，档案部门应充分利用信息化时代的优势，针对需求对象的特点，把公众引进档案馆中，鼓励公众为档案馆公共服务献计献策，为实现公民权利做出贡献。

（2）人员队伍。在交互式档案信息公共服务环境中，档案工作人员需要满足用户的个性化需求，对计算机技术和信息平台的操作和基本维护有一定的知悉。所以档案部门应提升人员队伍服务能力，对档案人员进行专业化档案管理和服务的培训，增强其责任感和服务能力。

3.档案信息公共服务架构的资源组织。档案信息资源是档案信息公共服务的基础，资源构成直接影响着服务的效果和档案价值的实现。为了使服务能力得到最大程度的提升，使用户的需求得到最大程度的满足，档案部门有必要对档案信息进行科学有效的配置和组织。

（1）加大档案信息采集力度。丰富馆藏一直是档案部门致力的目标，档案部门不仅要接收和保管政府部门的现行文件和档案，也要鼓励社会公众捐赠档案。档案部门要大力宣传档案捐赠的意义和途径，发动社会各方面的力量来完善和丰富档案资源，使馆藏档案向着多元化方向发展。

（2）打造品牌档案信息。档案信息机构要想更多地提升形象，不仅要丰富自身的馆藏资源体系，更要在馆藏特色上凸显自己。在日趋激烈的竞争环境下，打造品牌档案，发挥出独一无二的作用才能使自己的地位得到提升。档案部门要在众多的馆藏资源中提炼出属于自己的精品档案，用品牌效应提升公众认知。

（3）以用户需求为导向。为了满足公众的信息需求，必须对档案信息资源进行科学有效的组织，以用户为导向，最大限度地满足用户的信息需求。在信息组织的过程中，要权衡不同层次用户的需求，有目的地配置档案信息资源，使用户在馆藏信息的使用中获取最大利益[4]。

（4）构建社会信息服务体系。除档案部门以外，图书馆、博物馆、规划馆等机构共同构成社会的信息服务体系。信息化时代要打破这些机构各自为政的局面，加强机构之间的交流与合作，建立一个完整的信息服务体系，发挥出整体优势。提升档案信息公共服务不仅要纵向上加强馆际交流和合作，横向也要与其他信息服务机构进行合作与资源共享，共同构建信息服务体系。

4.档案信息公共服务架构的窗口建设。

（1）档案信息中心。信息化背景下，档案部门要利用互联网技术把传统封闭管理的档案机构打造成开放的、多种信息资源一体化的档案信息中心，超越馆藏档案的载体，深入档案的内容，使信息中心能够为公众提供便捷的、深层次的信息服务和知识服务，服务内容从以往的档案载体转向有价值的档案信息等开发性服务。

（2）新媒介。信息化的发展促进了多种技术平台的诞生，也为档案信息公共服务提供了多个可使用的技术媒介，如档案网站、微博、微信等平台，国内很多档案行政部门已经运用这些平台来开展宣传和服务，也取得了不错的成效[5]。新媒介作为档案信息公共服务平台将从根本上改变了传统的档案服务方式，克服了“人对人、限制工作时间等”服务特点的弊端，使服务变得更加灵活、自由和开放，这会极大地提升档案服务的效率和效益。

（3）档案休闲中心。在信息化社会中，档案部门要摆脱这种“深宅大院”的标签，打开大门，主动为公众提供服务，打造成“档案休闲中心”[1]。一方面，把民众引进档案馆中去，利用馆藏资源丰富自身知识体系，方便民众生活，使档案信息的利用变成一种习惯，提升民众的利用意识。另一方面，把档案部门打造成集历史记忆、文化教育、服务民生和公共消遣等多功能一体的组织机构，提升本部门的服务能力。

5.档案信息公共服务架构的对象。社会公众作为档案信息公共服务的对象，档案部门提升公共服务能力的重要途径在于找准服务对象，解决信息为谁服务的问题。以往的档案服务对象主要是机关单位，离百姓的距离很远，而目前随着社会公众档案意识的加强以及需求的提高，档案部门必须及时作出工作的调整，在服务对象上进行转变，满足越来越多公众的需求。

6.服务反馈。传统的档案信息公共服务侧重于档案信息的单向开发与提供利用，档案工作人员处在一个主导的位置，往往形成“主导者”的错误意识，忽视档案用户的体验，弱化了档案用户在档案信息公共服务中的关键地位。所以说传统的服务方式中档案信息是单向传播的，在信息化条件下，网络技术的出现为信息的交互性提供了便利，在服务过程中档案部门要提供专门的信息反馈通道来收集用户的意见。用户可以直接通过信息反馈通道来表达自己的想法和需求，档案部门也要及时收集和整理用户体验过程中的反馈信息，让档案信息公共服务这一传播过程表现为“传播—反馈—再传播”的双向信息交流模式。通过收集用户的反馈信息，掌握新变化及时改进档案信息公共服务策略并多次地循环传播才能保证最优的档案信息传播效果，提高档案信息公共服务质量。

[1]何振.档案公共服务的理念创新与功能拓展[J].档案学研究，2015（3）.

[2]罗宝勇，杨帆.自媒体时代档案公共服务新趋势[J].兰台世界，2016（1）.

[3]王俐涵.美国档案馆公共服务现状研究[J].档案学研究，2014（1）.

[4]陈辉.改革新阶段档案公共服务转型策略探析[J].档案资源开发，2015.

[5]张东华，黄晓勤.媒介运用对档案公共服务的影响及策略研究[J].档案与建设，2013（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.12

刘彩娟，毕业于四川大学档案学专业，研究生学历，现于中国航发湖南动力机械研究所档案部门担任馆员职务。张雷雷，本科学历，现于中国航发湖南动力机械研究所发展计划部担任工程师职务。