基于系统动力学的档案馆知识管理影响因素分析

舒 畅 王欣宇

（辽宁中医药大学 沈阳 100032）

基于系统动力学的档案馆知识管理影响因素分析

舒 畅 王欣宇

（辽宁中医药大学 沈阳 100032）

档案馆知识管理水平的高低受到诸多因素共同作用的制约，从系统论角度研究出发，利用系统动力学原理分析各影响因素之间的相互关系，并借助因果回路图，深层次分析档案馆知识管理资源、档案馆知识管理流程、档案馆知识管理绩效评价等三大模块的运行机理，概括影响档案馆知识管理的动力因素和阻碍因素，希望对今后档案馆的知识管理体系构建起到参考和借鉴作用。

系统动力学 档案馆知识管理 因果回路图 影响因素

G270.7

A

2017-07-10

20世纪90年代以来，我国档案界开始了对知识管理的探索研究，注重对档案知识管理的理论、特征、实现策略等综合性分析，并取得了一些有价值的理论成果，促进了档案馆知识管理水平的提高。但是，目前的研究较少从系统学的角度对档案馆知识管理体系各影响因素之间的相互关系进行分析。本文借助系统动力学因果回路图，发掘在档案馆知识管理体系构建的过程中存在的动力因素和阻碍因素，从而在实际工作中对阻碍因素进行有效控制，保证档案馆知识管理得到可持续的良性发展。

一、系统动力学原理概述

系统动力学（system dynamics）“是系统科学理论与计算机仿真紧密结合、研究系统反馈结构与行为的一门科学，是系统科学与管理科学的一个重要分支”[1]3。系统动力学以系统论为基础，用回路作为描述系统的基本单元，用图的形式描述各要素之间相互影响和相互作用的关系，借助方程对系统进行定量分析，研究分析现实社会复杂的、非线性的、多重反馈的动态系统结构，因此也被称为现实系统的“实验室”。

从系统论角度研究可知，任何社会系统都是一个复杂的动态系统，档案馆知识管理亦是如此。档案馆知识管理是一个非线性的系统行为，档案馆保存的海量知识信息使得系统各要素之间的相互作用关系极其复杂，决策的制订、战略的实施都会受到内部、外部众多因素的制约，动态系统的任何微妙变化，局部决策的任何微小改变，都有可能出现体系结构和实际工作的不兼容，给档案馆的知识管理工作带来损失和不便。这就需要在决策前探索科学的理论和方法来试验当前行动和政策的可行性，系统动力学原理与方法就是行之有效的工具。由于档案馆知识管理是一个影响因素相互作用、相互依赖形成的具有特定功能的有机整体，遵循一定因果关系，而系统动力学是以系统论为基础，借助因果回路图，用反馈回路描述系统结构，能够对档案馆知识管理体系中各影响因素进行平行思考、全面分析，保证体系中各个细节都能够得到相应的照顾。因此，系统动力学原理适用于档案馆知识管理中的动力及障碍因素分析。

二、基于系统动力学档案馆知识管理的机理分析

通过借鉴C.W.霍尔斯阿普尔和K.D.乔希协作性知识管理框架[2]1，并参照我国知识管理标准（GB/T23703）内容，档案馆知识管理体系主要由三大模块构成，即档案馆知识管理资源模块、档案馆知识管理流程模块、档案知识管理绩效评价模块。档案馆知识管理体系不仅是一个系统，同时也是一个相互影响、相互作用的循环过程，档案馆知识管理资源是档案馆实施知识管理工作的基石，档案馆知识管理流程是档案馆工作的核心内容，档案馆知识管理绩效评价是档案馆发展的推动力，三者相互依存共同作用于档案馆知识管理工作。以下是基于系统动力学原理对档案馆知识管理三个模块的因果关系分析。

1．档案馆知识管理资源模块。从图1可以发现，档案馆知识管理资源是实施各项工作的前提条件，也是知识管理的重要客观对象，主要包括知识资源、资金和基础设施投入、档案知识用户、档案馆员、领导决策、政策制度等要素。从图中可以看出档案馆充足的资金投入，将会带动档案馆基础设施的不断完善，进而丰富档案馆知识资源，促进档案馆员数量和质量的双重提升，吸引更多用户利用档案资源，从而形成一个正反馈回路。但是，档案用户数量的增加又会造成知识资源和基础设施的相对减少，这就需要从宏观上进行把控，通过领导层面的组织决策、战略部署以及制度完善等手段对档案馆知识管理的各要素进行适当干预，保障档案馆知识管理流程的良性循环，促进档案馆各项工作的协调发展。

图1：档案馆知识管理资源因果回路图

2.档案馆知识管理流程模块。参照我国知识管理标准，结合档案馆实际情况，档案馆知识管理流程可以看作是知识转化和创新的过程，包括知识资源、知识鉴别、知识获取、知识存储、知识应用、知识共享和知识创新等要素，因果关系如图2。在这些要素中，知识资源是档案馆知识管理流程模块的核心要素，因此以知识资源分析为起点。大数据时代知识资源的几何级式增长，为知识鉴别工作带来了巨大压力，通过鉴别获取有价值的档案信息进行存储，一部分显性知识可以直接作为知识资源提供利用，而另一部分隐性知识则需要进行转化、共享才能提供利用，同时，利用先进的技术手段进行知识创新再造，进而又丰富了档案馆知识资源。由此可见，诸要素与档案馆知识资源总量的提升具有正相关关系。

图2：档案馆知识管理流程因果回路图

3．档案馆知识管理绩效评价模块。档案馆知识管理的最终目的是为档案用户提供丰富的、多样化的知识资源和服务，通过绩效评价模块因果关系分析，可以获得隐藏于数据背后的现实问题，揭示知识管理过程中的薄弱环节，有助于档案馆领导和馆员从全局角度进行工作安排和部署，使实际工作有的放矢。档案馆知识管理绩效评价主要由三部分组成：档案馆知识管理资源绩效评价、档案馆知识管理服务绩效评价和档案馆知识管理流程绩效评价，如图3。通过对三要素的绩效评价分析，能够揭示出档案馆知识管理工作的整体水平，从而使领导在制定政策时抓重点，从实际出发解决知识管理工作中存在的主要矛盾，促进档案馆知识管理水平的提升。

图3：档案馆知识管理绩效评价因果回路图

三、档案馆知识管理的影响因素分析

通过对档案馆知识管理体系因果关系的分析研究可见，知识资源、档案馆员、用户等要素是以上三个因果关系图中所共用的，三大知识管理模块是一个相互联系、相互存储的整体，共同构成了完整的档案馆知识管理体系。这就要求在档案馆知识管理体系构建过程中平行思考各种要素之间的相互影响，既要考虑到推动档案馆知识管理的动力因素，也不应该忽视档案馆知识管理过程中的阻碍因素。

1.档案馆知识管理的动力因素。

（1）知识资源因素。巧妇难为无米之炊，档案馆知识管理亦是如此。档案馆的馆藏数量巨大、内容庞杂，馆藏资源的形式不断扩大，既有传统的纸质档案也有信息时代的电子文件，但这些并不适用于知识管理背景下的档案管理需求。档案馆的知识管理要求档案不再是堆积在一起的泛黄故纸，而是从馆藏档案中获取的更深层次的有用信息和资源，是闪耀着智慧的知识资源库[3]80。丰富的知识资源能够实现优质的档案资源供给，满足用户需求，为实现档案知识共享奠定基础，只有将“死档案”变成“活档案”，深入挖掘其中的知识资源，才能不断满足社会日益增长的知识需求，从而进一步实现档案价值。

（2）知识管理人员因素。对于一个组织来说，知识生产力的高低归根到底取决于知识管理人员的知识潜力和知识结构以及由此产生的知识创新能力，尤其是对高度个性化的、难以形式化的隐性知识的开发。以往档案馆管理强调的是显性知识的利用，而知识管理同时强调的显性知识和隐性知识，特别是档案馆员经过长期积累的管理经验，需要最大限度地开发出来为用户所用。因此，档案馆的知识管理需要建立在以人为本的基础之上，通过多种方式为管理人员营造良好的工作、学习环境，倡导学术研究之风，鼓励档案馆员之间的知识交流和沟通，建立一支学习型、研究型知识管理团队，以文化的力量带动人员的隐性知识显性化，将个人隐性知识转变为知识资产[4]15，从而促进知识生产力的提高，带动档案馆知识创新活动的开展。

（3）实体环境因素。档案馆知识管理的实体环境因素是指以实体资源组成的知识管理工作环境，包括资金、办公设备、馆藏库房、信息技术等软硬件，促进员工的隐性知识开发，最重要的就是形成一个良好的知识环境和组织文化，使员工在软性的管理环境中将自己的知识奉献给组织[5]74-75，将个人发展与组织发展密切联系在一起。资金投入是知识管理工作正常运行的前提保障，资金投入的多少直接关系到知识管理的水平。比如，办公设备的购置、档案馆库房的构建等硬件建设都离不开资金的保障，良好的办公环境能够使得档案馆员更加努力工作，不断从工作中学习、积累经验，发挥创新精神。此外，大数据时代的到来，新近的、前沿的信息技术等软环境的投入将促进档案馆知识资源的共享，加快档案知识传播速度，提高利用率和利用效果，从而进一步增加档案知识价值。

显而易见，上述三个方面因素与档案馆知识管理水平的提高具有正相关关系，对档案馆知识管理的积极影响更为显著，形成档案馆知识管理的原动力，共同作用构成了档案馆知识管理体系的动力推动系统。

2.档案馆知识管理的阻碍因素。

（1）知识的排他性。在知识开发和共享过程中，知识所有者往往会持有一种“知识私有”的观念，认为知识是一种私有的排他性财富，只有独自占有，才能在社会竞争中处于优势地位，保持住自身利益不被侵犯。知识共享后私有资源将不再独自占有，将会被更多人获取，相应的原有优势地位就会随之消失。知识拥有者不愿意将自己的知识拿出来与他人分享，特别是经过自身多年积累的经验总结等耗时长的隐性知识资源，往往会不情愿提供时间与资源进行传播和共享。同时，知识拥有者对相关政策和法律制度的了解不够，特别是知识产权制度，潜意识上又加重了“知识私有”观念。因此，为了个人利益，知识拥有者大多会限制私有资源进入公共领域，或者采取有偿方式进行传播，这样必然会阻碍知识创新的实现。

（2）激励机制的缺失。由于知识具有较强的排他性，知识拥有者都不愿意去进行知识分享，适当的激励机制能够鼓励知识拥有者积极主动去分享知识资源，保障知识传播和共享的顺畅，激励人们愿意参与其中。但是，正是激励机制的缺失，知识拥有者一般不会主动地去进行知识分享，而是选择继续独自占有。尤其是档案知识拥有者，他们所掌握的隐性知识具有较强的凭证价值和参考价值，知识含金量远高于其他知识类别，在没有相应的激励机制的保障下，主动进行知识共享，他们既得不到事业上的认同感，也得不到任何奖励和表彰，精神上的荣誉感和物质上的实惠都将失去，如果强制进行只会造成人才的流失和竞争优势的下降。因此，激励机制的缺失将会造成档案知识拥有者知识共享意愿的下降。

（3）评估指标体系的不完善。全国档案馆现如今都在根据各自馆藏特色建设不同的管理系统和服务系统，而档案馆的知识服务没有独立的系统支撑，多数是挂靠在档案馆管理系统之中。由于不同地区、不同类型档案馆的评估指标体系不完善，各自盲目进行扩张，缺乏前期沟通与交流，造成档案馆各自开发的很多服务系统之间大量重复和人、财、物的浪费，无疑增加了档案馆知识管理的建设负担。因此，这在一定程度上来说也是一种资源浪费，对本就不富裕的档案馆来说增加了新难题。

此外，档案馆知识管理还存在着其他阻碍因素，如档案自身的保密属性等，这会使得知识的传播和共享受到特定条件的约束，总之，只有有针对性地对阻碍因素加以克服，档案馆的知识管理才能实现，才能为档案资源的开发利用奠定基础。

[1]钟永光，贾晓菁，钱颖，等.系统动力学[M].北京：科学出版社，2016.

[2]高顺尉，郭家义.图书馆引入知识管理框架研究[J].图书馆理论与实践，2008（3）：1-4.

[3]杨琛.知识管理背景下档案知识共享的思考[J].档案管理，2015（5）：80-81.

[4]张晓娟，左田原，朱宁.我国档案馆运用知识管理的案例研究—以武汉市城建档案馆为例[J].档案学研究，2010（2）：13-17.

[5]廖开际.知识管理原理与应用[M].北京：清华大学出版社，2007.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.11

辽宁省档案局科技项目（L-2017-X-29）。

舒畅，辽宁中医药大学党政办公室馆员，研究方向为高校档案管理；王欣宇，辽宁中医药大学党政办公室副研究馆员，研究方向为医疗档案管理。