大数据时代下档案管理模式的探究

王茹冰

【摘要】大数据时代背景下档案管理行业像其他行业一样，面临着日益增加的海量数据所带来的管理挑战，如何对不断增长的大数据进行有效的处理、加工、分析、利用和管理，显得十分迫切而重要。档案管理直接面对原始数据信息的记录、收集、整理、储存、检索和再利用，每天产生的数据和记录信息较以往大幅度地急速攀升，因此在大数据时代下如何做好档案管理工作就显得非常重要。本文分析了大数据技术在档案管理中的作用，提出了基于大数据的档案管理策略，探讨了档案管理大数据应用中应该注意的相关问题。

【关键词】大数据时代；档案管理；模式应用

【中图分类号】G27 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）12-0296-01

大数据，是互联网和信息技术的应用和发展背景下产生的，各行各业通过互联网和信息技术的应用，每天都会产生大量的数据需要整理收集和管理。通过大数据技术的处理，这些复杂的信息在管理过程中，不仅工作效率得到了提高，还有利于信息的储存和保管。档案管理，作为一个具有复杂而又需要认真的工作，在日常的管理工作中，传统的档案管理模式已经不能适应当前发展和需要，本文就通过对于大数据的介绍，分析在大数据下档案管理工作的新思路。

一、大数据技术在档案管理中的作用

大数据，又称为巨量数据集合。大数据，是指在当前主流的常规软件无法进行信息的捕捉、管理和处理，是需要一种新的处理模式才能具有决策力、洞察发现力和流程优化能力的大量、高效和多样的信息资产。大数据具有“5V”特点，即Volume（大量）、Velocity（高校）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实），大数据的主要价值在于能够对大量消费者提供产品或服务的企业进行精准营销；能够帮助中小型企业进行服务转型；传统企业可以利用大数据进行互联网背景下的转型。

1.挖潜档案价值

目前积累存储的海量档案信息资源由于人才的缺乏、落后的管理模式、低下的档案意识等因素，并没有得到有效的利用和开发，导致档案的实际价值并没有真正体现出来。随着信息社会的到来和大数据技术的发展以及国家关于智慧城市建设的号召，使得利用大数据技术挖潜当前档案的价值面临着一次重大的发展机遇，使用大数据技术挖潜档案价值为智慧城市建设提供信息支持是智慧城市建设的必然要求。

2.电子文件鉴定、非结构化处理

使用大数据技术不但可以轻易快速高效率的实现文件鉴定工作，而且还能快速地处理接下来的诸如存储、处理、检索、保存等工作；大数据时代数据的类型繁多，并且非结構化数据的增长幅度和比例也将大幅度攀升，这对传统的以处理结构化数据见长的数据库技术提出了挑战，而大数据技术既可以对传统结构化数据进行处理，也可以对图像、视频、空间、数据流等非结构化数据进行处理。

二、大数据时代背景下档案管理的建议

1.完善档案管理制度，优化管理流程

在大数据时代背景下，档案管理制度更加的严明，对于档案管理的流程更加的优化。在大数据时代背景下，人们对于档案的传递和使用大都是利用互联网进行，这就严要在进行档案管理具有随用随查的特点，其管理和使用流程更加的优化。例如某公司，在进行档案管理工作时候，采用互联网技术进行管理，要求公司日常所涉及的文件都以电子文档的形式在各个部门进行传递，最终有各个部门将信息进行归总，将需要进行存档的进行分类，并以文件名的形式发送至企业专门负责档案管理部门，档案管理人员在通过专业的软件进行信息的加密和保存，并存放置检索资源库，便于企业的随时使用。

2.档案大数据的云储存

在大数据技术的支持下，可以实现对档案的云储存，这样不仅可以保障档案数据的完整性，还能为电子档案的管理创造良好的环境。在对档案大数据进行云储存的过程中，一定要做好信息化基础设施的建设，切实提升信息数据的处理能力，为用户提供更加优质的服务。为了实现档案大数据的云储存，国家要与地方政府建立统一的云系统，这就需要地方政府将当地的档案管理中心通过互联网与国家进行连接，对档案数据进行有效的储存和备份，避免档案丢失的情况发生。

3.在档案利用服务上求变创新

在档案利用服务上求变创新，以更好地服务人民群众。档案若只存不用，便毫无价值，所以应该抓紧对档案资源的开放，使得民众获得更多有效的信息。基于“以人为本”的思想构建档案资源知识库，关注大众的需求。在大数据时代，非常重要的一点即是技术的利用，这便要求档案部门搭建智能化的档案数据处理系统，以更好地完成数据处理，同时，也能使得服务更加便捷。为了扩展档案服务途径，可以开通云服务，打造云平台，也可以借助微信、微博等平台来推送服务项目和传达档案信息，一方面拉近了档案与群众之间的距离，另一方面提高了档案事务的效率。

4.增强对用户数据的分析能力

大数据时代档案管理工作开展的目的就是为了更好地满足用户的实际需要，因此，为了提升档案管理的服务水平，必须对用户的数据进行深入透彻的分析研究，制定与之相适应的档案管理服务项目，促进档案管理的工作的高速发展。在互联网不断普及的当下，人们已经习惯于通过互联获取信息，这就给档案管理工作的开展带来了巨大的挑战，因此提升用户的满意度就成了当前阶段档案管理工作的发展核心。

5.提高档案管理人员的综合素质

一方面进行计算机的操作技术培训；另一方面加强对档案管理人员的业务处理能力的提高。例如，组织管理人员进行计算机二级证书的考试，让管理人员具备国家所要求掌握的技能，另外邀请档案管理专家，进行大数据时代背景下档案管理人员需要掌握的技术培训，还可以进行高素质档案管理人员的招聘，通过不同的方式来提高档案管理人员的综合素质。

综上所述，大数据时代背景下，档案管理面临的是机遇更是挑战，档案管理人员要积极的利用大数据时代背景下一些先进的档案管理技术，来提高档案管理的模式创新，同时档案管理人员也要积极的提高自己的专业技能和新模式下业务操作技能，实现档案管理的不断发展。

参考文献

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[2]梁静娴.论大数据时代下档案管理模式的变化及影响[J].兰台世界，2016，（S2）：100.

[3]徐艳军.对于大数据时代档案管理模式的研究[J].办公室业务，2017，（15）：102.endprint