浅析新形势下文书档案管理问题及对策

穆丽洁　张晓湖

摘 要：文书档案是党的政策法规、单位信息向下层传递的重要依据，是单位员工资料、业务资料的重要表现形式，对单位建设发展具有举足轻重的作用。文书档案工作完成的高低直接关系到文书档案管理员的工作业绩。然而随着信息互联网时代的发展，电子档案迅猛发展，大有取代文书档案之势，文书档案的发展出现了一些问题。在这些问题客观存在的前提下，相关单位个人应该高度重视，采用多种措施，促进文书档案管理工作高效运作。

关键词：新形势下 文书档案 管理问题 对策

引言

文书档案管理工作对于本单位的正常运转、单位档案的有效引用度、以及名誉度至关重要，它是一个单位文书档案可靠度、信用度的外在体现。随着中国跻身世界第二大经济体，经济发展速度加快，对文书档案的工作要求越来越高，对文书档案的管理工作必须提上议事日程。本文主要分析新形势下文书档案管理面临的问题，多角度提出解决对策。

正文

十八大以来，在复杂的局面下，以习近平同志为核心的党中央领导集体，带领全国各族人民，面对前路诸多“拦路虎”、“绊脚石”，始终站在人民立场上，勇于承担起历史和人民赋予的重任，秉持改革创新的智慧勇气，砥砺前进，成功破解了一系列“复杂”、“敏感”的问题，为实现两个百年目标奠定了基础。习总书记为我们的工作做好了榜样，在这种大环境下，文书档案管理工作更应该重视起来，相关单位个人必须以提高文书档案管理工作为己任，以规范化、标准化、科学化为目标，促进文书档案管理工作的科学化发展，为公司和社会将来的考证提供文献资料。

现阶段，随着社会的进步和科技的大力发展，对文书档案的质量及相关方面的责任、任务管理要求越来越严格，旧有的文书档案工作，由于工作流程固化，人工操作带来的纰漏等原因，受到很大挑战。因此，文书档案管理工作必须从自身“痛点”出发，抓住失误，对症下药。

一、文书与档案的关系概述

二者密切相关，是文书档案管理工作的重中之重。文书与档案是一个矛盾的两个方面，二者互相联系，又互相对立。因此，在文书档案管理工作中，必须将二者有效地融为一体，二者相互配合、相互补充，才能促进文书档案管理工作的完整性。

二、文书档案管理工作问题丛生

1、不重视成为“拦路虎”

部门领导对文书档案工作缺乏管理意识，不够关注该项工作，是掣肘文书档案管理工作的重要因素。在中国，规范、规则、严格的上下级划分，复杂的审批程序以及文书下达的缓慢过程，为文书档案管理工作创造了做多不利因素。

1.1文书分类工作挑战巨大

随着社会日新月异，相应的出现了各种各样种类繁多的文书档案，对工作人员的工作能力提出了极大要求。但因领导的不重视，工作人员缺少外出锻炼培训的机会，所以目光停滞的现象层出不穷，相应的，对自身的本职工作面临的新问题、新思想，不能有效解决，难以进步。

1.2管理人员之间“踢皮球”

由于部分单位领导未下达正式文件，人员不重视是正常现象。遇到问题，可以互相推诿，高高挂起，美其名曰：不在管辖范畴。管理人员之间的互相推诿，加上自身业务水平的落伍，加大了管理工作的难度。

1.3 领导不重视，人力、物力、财力投入少之又少

由于领导不点头、不示意，档案文书管理人员则睁一只眼闭一只眼，多一事不如少一事。在人力物力财力匮乏的情况下，接受新事物的机会少，没有培训锻炼的机会，文书档案的管理工作能力自然会停滞不前。

2、没有统一“模板”，工作随意性大

2.1工作流程不规范

文书档案的管理工作对文书档案的有效保存及应用至关重要，因此，提高工作效率，满足需求成为当务之急。新形势下，很多档案管理过程混杂，没有统一的标准，导致管理过程中出现很多问题。如在档案管理方面，卷宗的分类方法、编号、名称，标准不一，错乱纷呈。文书检索工作关键字录入少，主要依赖人工检索，效率低，质量低，不能适应快速发展的互联网对文书档案管理工作的要求。

2.2文书、档案二者互相独立，严重脱节

文书档案管理工作本是一体，但是在实际操作过程中，文书、档案工作分开进行，单独操作，无法统一，即便有管理体系的存在，但是真正融合一起、互相配合困难重重。

2.3档案管理水平有待提高

档案管理缺乏通用性。如企业的OA系统难以与管理软件相互融合，借鉴资源，导致许多电子文件整理难度大，在人工操作下，又引发了很多失误。

3、文书档案管理工作人员自身没有“硬本事”

没有跟随时代的变革，强化自身专业素养是不行的，加上领导不重视，部门经费少，对人员的培训意识欠缺，导致很多相关工作人员失去了培训提升能力的机会。在面对复杂文书档案管理工作时，很多员工只是机械地沿用老办法、老规矩，手工操作，工作效率低下，难以适应当下工作需求；更有甚者，束手无策，不知道如何去解决问题。

4、电子文书管理经验少，无法解决应急问题

互联网的广泛应用，带给人們便利的同时，电子环境中也存在中巨大的威胁，对电子文书的管理提出新的挑战。如电子文件，很有可能遭受病毒入侵、黑客入侵等现象，稍有不慎，则会导致数据丢失现象发生，使得网络瘫痪，安全问题亟待解决。

三、新形势下文书档案管理工作在的解决对策

1、重视文书档案管理工作

相关单位或公司高层应该高度重视文书档案管理工作，明确自身责任意识，从思想上行动上对文书档案管理工作进行支持。积极组织相关工作人员调研，为文书档案管理工作提供较多的经费。如定期邀请专家开展讲座，组织人员培训会，宣讲近来文书档案管理工作的新观点、新思想，提高相关工作人员的工作能力。同时建立考核制度，定期考察相关工作人员的工作进度及学习成果，促进员工由被动学习变为主动学习。

2、规范文书档案管理工作

对现存的文书档案进行整理，对杂乱无章的卷宗进行编号，采用新的编号方法，理清思路，查清真伪。对于命题重复、错误、不清楚的档案资料要统一整理，避免以后出现问题，为电脑录入提供方便；做好文书档案的融合工作。文书人员必须掌握档案工作，把档案工作的理念充分利用到文书工作中，注重文书的规范化，在标准字体、使用纸张、文书格式等方面进行统一。

3、练就“硬本事”，才是真道理

认真参加单位或公司组织的能力提升会，变被动为主动学习，认真发现问题，解决问题。掌握计算机文书整理工作，学会更加简便、科学的工作方法，提高工作效率。

4、预防电子文件的丢失

要做好预防应急措施，若电子文件出现问题，及时处理，确保电子文件的完整无损。同时完善日常工作机制，规范化流程化进行电子文件的操作，对每一个相关人员严格要求，积极请教专家学者，认真学习预防措施。

四、结语

文书档案管理工作对单位的发展建设至关重要，应引起相关人员的足够重视，它是企业综合实力的表现，是企业规范化、科学化发展进程中的重要一环。在新形势下，只有改善已经面临的文书档案管理工作中存在的“大问题”、“能力弱”，才能提高文书档案管理工作信息化水平，提高文书档案管理工作的效率。

参考文献

[1]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案，2016，（10）：75-76.

[2]齐晓娟.新形势下加强文书档案的管理与利用[J].陕西档案，2016，（02）：56.

[3]李亚男.浅析新形势下文书档案管理问题及对策[J].办公室业务，2015，（15）：78.

[4]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013，（20）：62-63.

[5]邢丽丽.浅论新形势下如何加强文书档案管理工作[J].科技创业家，2012，（14）：246.