浅析文书档案管理中存在的问题及对策

张晓湖　穆丽洁

摘 要：文书档案管理工作是衡量一个企业单位整体管理水平高低的重要性标志，档案管理的高效性、完整性以及规范性可以为企业的发展提供有效的信息基础。要想做好文书档案管理工作就必须从思想上引起重视，并加强各部门之间的协调与互动，这样才能对档案资料的收集起到推动性的作用，提高文件档案管理工作的效率，本文从当前文件档案管理中存在的问题进行分析，对其解决办法及策略进行了深入的研究和探讨。

关键词：文书档案 管理 问题 对策

引言

文书档案是一个单位里所有信息的集聚地，其管理质量的好坏直接反映了单位对档案管理工作的重视程度，只有保证檔案管理工作的完整性，才能为企业的发展提供可靠的信息基础，促进企业的建设和发展。

一、当前文书档案管理工作的现状及问题分析

从我国当前文书档案管理的现状来看，大多数企事业单位对档案管理工作重视度不够，没有规范化的工作流程和管理制度，更缺乏专业性的管理人员，以至于使档案管理工作处于松散状态下，管理不到位，资料信息丢失、破损等现象 屡见不鲜，具体来讲：

（一）文书档案管理不到位

文书档案管理是一项非常复杂和细致性的工作，它不仅需要档案信息的准确性，还要做到妥善的保管，而在现实状况下：

其一，文书档案数据杂乱无章。虽然在逐步实现数字化、网络化的当下，大部分的文书档案管理工作已经实现了电子化控制，但因为长期以来的历史问题，仍旧使档案管理工作没有得到完全的标准化、系统化、规范化的管控，而且在进行电子档案的录入中也存在着很大的不规范现象，致使电子档案与纸质档案存在偏差，而且也不容易查询。

其二，档案保管不到位，虽然电子化的社会使档案全部以电子表格的形式存档，但纸质版的文书档案仍旧是必不可少的，但在具体的调查中发现，纸质版的房产档案时常存在丢失、缺损，甚至霉变的现象，而且档案管理室也不具备应有的条件，这就给档案查询工作带来了很大的隐患和不便。

（二）文书档案管理人员综合素质差

其一，作为档案管理人员其实就是人民的勤务员，需要用热情的态度去面对来进行文书的整理及归类，但在现实情况下，部分档案管理员觉得档案管理工作十分的枯燥和乏味，没有认真的工作态度，更没有良好的心态，总是以敷衍的心情去进行工作，致使档案保存工作差错百出，给企业管理工作带来很大的麻烦。

其二，作为文书档案管理工作者，没有经过专门的学习和培训，他们的专业理论知识不足，随着信息化时代的到来，档案管理员必须要掌握计算机基础理论知识和熟练的电脑操作经验，这样才能提高工作效率，降低错误率。另外，在进行信息数据的采集及整理时，也存在着时间上的差距，而且范围小，不分类，这就给后期的文档案管理工作带来隐患。

（三）信息系统化、自动化程度不高

目前档案管理工作尚未形成统一的、规范的管理系统，不能适应档案发展的需求。很多企事业单位受到经济、科技等方面的影响，自动化程度远远不够。比如说，档案信息查询管理系统功能尚不完善，设备更新不及时，这就给档案信息的查询与利用影响极大。另外一些实现了高度自动化、网络化控制的文件档案管理体系中，因为缺乏安全意识，重视力度不够，致使一些档案资源因为网络的传输或提取，而被病毒侵入，文件丢失，系统瘫痪，使文书档案管理工作处于十人艰难的境地。

二、解决文书档案管理工作问题的办法及策略研究

（一）加大文书档案管理力度，提高重视度

其一，文书档案管理工作并不是人力资源管理部门自己的工作，而是需要所有部门的协调与配合，尤其是作为公司的领导者和管理者，更要从思想意识上引起足够的重视，加大对文书档案管理的力度，提高对文书档案管理工作的认识，这样才能促进各部门间的合作，有效的划分出各个部门的档案管理职责。

其二，加大对文书档案管理的宣传力度，让企业员工都能了解到文书档案管理的重要意义，让大家都参与到档案资料的收集当中，争得全员的支持和理解，才更有利于档案管理工作的开展。比如说，可以召开相应的培训与学习讲座，还可以邀请有关人士人为大家普及档案的作用，这样才能促使档案管理工作向着更高水平的方向迈进。

其三，增加文书档案管理工作的预见性，能为企业的发展和决策提供可靠的信息依据和数据资料，而且作为档案管理者，更有责任通过档案管理能力的提升，来主动为企业的管理工作提供档案资料，帮助企业做出更具有准确性和前瞻性的决策。

（二）推动文书档案管理工作走上规范化的道路

要想使文书档案管理工作走上规范化的发展道路，首先就要对其基础性工作进行整理和提升，这就要求档案管理人员在全心全意的做好本职工作，对一些诸如采集、整理、选择、归档等工作细节能全身心的投入进去，保证档案管理工作的精确性。加强各部门之间的联系与沟通，保证各个部门的资料能及时、准确的进行保存和归档，让信息收集过程变得更加顺畅，促进文档案管理工作能够健康有序的进行。

（三）提高文书档案管理工作的现代化程度

在我国科学技术日益发展的今天，档案管理的自动化程度也越来越高，实现电子化、数字化的档案管理已经不是梦，但在网络化的档案管理中，更需要加强警惕，一定要做到其管理过程的安全性。虽然在电子技术操控下的文书档案管理比传统的管理模式更加的方便和快捷，而且还能节约大量的人力资源，更便于人们对资料的查找和使用，也在很大程度上促进了企业的发展和进步。但因为在网络管理中时常存在着各种病毒的侵袭，所以要想提高其安全性，就必须要投入更大的力度，加强其保密功能，比如说可以为计算机设置开机保护，在网络登录时一定要进行身份验证，而且还要加大网管监控力度等，只有提升计算机网络系统的安全性能，才能有效的防止文书档案丢失或被破坏，也才能进一步推动企业文书档案管理工作的现代化进程。

（四）增强文书档案管理人员的综合性素质

文书档案管理工作是一项比较单调和枯燥的工作，也是一项需要细心和耐心的工作，它并不像大多数人所想象的只是把各种资料进行堆集和保管，而是要在档案资料的采集过程中进行研究认真的总结和分类，这样才能把各项基础性工作做好，方便资料的查询和利用。因此，作为管理人员必须要加大对文书档案管理工作者的培训力度，让他们进行定期的学习和培训，还要进行监督和考核，这样才能促使他们学到更加专业的理论知识，具有与进俱进的精神，适应社会发展的需要。

（五）建立文书档案管理体系

在加强对档案管理人员进行培训和学习的同时，还要建立健全一套完整的文书档案管理体系，这样才能使各部门明确职责，切实负责。而且在管理体系的约束下，还能促进档案管理工作的顺利开展，提高工作的质量和效率，在很大程度上为企业节约大量的人力、物力和财力，使文书档案管理工作得到质的提升。

三、结束语

总而言之，文书档案管理工作是企事业单位信息资料汇集的中心，只有在新时代的发展下，加大对其科学管理的力度，提倡全员参与，才能使文书档案管理工作更加的完善，向着规范化、标准化的方向发展。

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