粮食和商务系统档案信息管理体系的创新和发展

摘要：随着科技现代化信息技术的不断发展，粮食和商务系统的档案信息管理系统得到进一步发展。新的电子信息管理模式是通过对各类档案信息内容进行索引、详细分类、认真提取、系统加工，使资源并网连接达到共享的效果，可以满足档案使用人员快速、精准、高效、实用的要求。以现代化的科学技术手段设备作为依托，把有关粮食和商务系统档案的信息资源上传，并且利用档案信息的管理方式做好网络公开，可以给使用人提供更加便捷的馆藏类的档案及所执行的相关政策文件，以更好地提升档案管理和服务水平。

关键词：粮食和商务系统；档案信息管理；存在问题；建议

中图分类号： G270 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.070

1 糧食和商务系统档案信息管理模式存在的主要问题

1.1运行机制问题

在新的科学技术条件下不断了解档案信息管理工作所带来的机遇和挑战，利用电子信息操作技术，制定适应自身行业发展的管理模式，妥善处理机关和下属单位的机构设置和相关人员的安排，监督并指导以及实际管理之间的层次关系。把行业各项重要信息资料和人员配置等方面纳入档案管理工作，为其提供周密的统筹和规划并进行全面的指导，使整个行业的档案信息做到录入有序，层层把关，做好归类工作，建立严格的档案信息管理制度，配备主任、副主任以及专职的档案负责人员等岗位来全面组织、监督和负责档案信息的管理工作，并且定期将其重要资料移交到档案中心，解决了管理无序或断层等问题。

1.2档案信息管理的集约化问题

各行业目前都还没有认识到档案信息管理的重要性，更是难以彰显其应有的效应，主要是由于以前管理人员分散保管的情况，想在短期内集中起来不是件容易的工作，这便限制了新单位系统整体效应的发挥。所以，在档案信息数量日益增大、信息化水平不断提升及档案信息资源利用需求日渐上升的今天，应加快采用集中化的统一管理模式，以此来整合档案信息资源，挖掘现实价值，提高资源利用的效益。

1.3档案服务功能的多元化

粮食商务问题也是社会所关注的焦点，促使非常多的人对粮食和商务局的档案有了更多的查阅要求。然而，以前的档案信息管理只局限于档案的收集、整理和保管上，查询服务的对象仅在本机关工作及领导层面上，而且服务内容也是常见的文件形式，根本无法满足广大群众的切身需求，有些信息容易出现丢失现象。因此，要在粮食和商务局档案信息集约化管理的基础上，严格配备专业的档案管理人员，做好归档的整理及统一移交工作，以保证档案信息资源的完整性与可靠性。同时创建网络查询平台，负责公布相关文件信息，只要对群众有所需，便可以免费查阅，由此彰显出职工群众的参与权和知情权，更好地发挥民主监督的作用，从而推动粮食和商务局档案管理工作健康发展。

1.4档案管理人员问题

面对新的技术与挑战，过去具有丰富经验的工作人员在档案管理理论的基础、馆藏的工作原则、档案管理方法上都已经非常熟练，但面对使用电子设备、应用电子软件、大量信息操控存储、电子设备检索、发布和利用等技术使用方面存在困难，而掌握计算机方面知识的档案信息管理年轻人员又仅懂得电子信息化建设所需要的技术，对档案信息管理工作的基本原则以及档案管理的流程知之甚少。一些下属单位仍然存在着对档案工作人员、财力、物力的投入不够，档案管理人员的工资、待遇得不到应有的保障，这也限制了档案信息管理工作的良性发展。

2加速档案信息科学管理建设的建议

2.1加速档案信息管理的正规化建设步伐

档案信息正规化主要是指档案信息管理的正规化、业务的正规化、技术的正规化。正规化既是档案信息管理建设的行业要求，也是衡量档案信息管理工作能力水平的一个重要性标志。一是档案信息管理建设涵盖了技术、法制、体制、机制方面的问题，需要从政府和国家的层面着手，来协调解决与其相关的问题；二是要与传统的档案信息工作相比较，档案信息管理科技建设更是需要正规化，因此各部门更需要很好地进行统筹和规划，以最终达到高度的信息资源共享。

2.2加快提升档案信息管理人员业务素质

新时期的档案管理工作的发展与变化对档案信息管理工作人员提出了更高要求，档案信息管理人员一定要树立高度的档案信息管理新科技意识，能够熟练的掌握计算机操作技术和网络信息安全技术。努力建设一批高素质的档案专业人才队伍，既要档案信息管理人员掌握基本管理知识，还要熟练的掌握计算机实际操作技术，灵活应用档案信息管理系统的软件，提升档案信息管理人员的业务素质和综合能力。

2.3提高新科技的认识，注重配套设施投入

档案信息管理部门要充分认识档案管理在社会发展中的重要性，建立健全档案信息管理规章制度，努力走向正规化的管理模式。从自身的实际情况出发，制定出一套完善的档案信息管理制度；引进先进的档案信息管理软件，借助现代先进的档案信息管理技术，实现电子文件资源和电子档案信息的一体化管理，逐渐建立起完善的档案信息管理机制，更好地促进档案管理事业的顺利开展。

作者简介：李闯，本科学历，助理馆员，研究方向：档案管理和粮食商务。endprint