LJ公司EAS系统建安模块优化研究

合肥燃气集团有限公司 胡煜

LJ公司EAS系统建安模块优化研究

合肥燃气集团有限公司 胡煜

文章阐述了LJ公司建安模块的主要工作流程、实施效果，并着重针对公司整体管理目标结合建安模块的应用提出了优化意见。

建安模块 项目管理 闭环管理

一、项目概况

LJ公司主要在庐江县县域内从事天然气的生产、销售等相关业务。公司财务管理采用EAS系统，不仅实现了财务核算功能，同时整合了预算管理、资金流管理、物流系统管理、固定资产、低值易耗品等资产管理。为更好地将财务管理与工程建设业务相结合，公司引入了EAS建安模块。

建安模块是以工程项目周期为基础，结合项目实施过程中的各个环节，达到将项目进度与财务管理相契合的目的。从立项开始，主要经历了立项（设计）→建安合同签订→施工、监理、挂表任务下达→领料、施工→工程综合验收→退料、决算、费用确认→工程完工决算→财务完工结算→项目关闭的流程。

二、建安模块主要流程

(一)立项（设计）

客户提出工程需求，在公司管网条件允许的情况下即可立项。项目经理在EAS系统中增加客户信息和项目代码，便可建立项目管理卡。

项目管理卡明确了项目的基础信息，主要包括项目代码、客户信息、销售工程师、用气性质、承包方式等信息。项目管理卡建立并审核后就可以关联生成设计任务书，设计任务书除了携带管理卡相关信息外明确了设计单位、下达日期、用气设备、户数、楼栋数等信息，一个项目管理卡请允许生成多次设计任务书。

(二)建安合同订立、收款

纸质合同签订后，在建安模块中由项目管理卡关联生成建安合同，默认携带项目管理卡上的基础信息，系统中的合同还要依次补充填写用气设备、表具要求、合同金额、收款比例等信息。一个项目管理卡可以生成多次建安合同。建安合同生成后由项目经理填写收款确认，将财务收款关联到每一个建安项目中，作为以后结转建安收入的依据。

(三)施工、监理、挂表任务下达

收款后，建安项目进入施工环节，系统中新增施工合同，施工合同同样由建安合同关联生成，作为以后工程结算的起始单据。同时由建安合同下推生成施工任务书，施工任务书下推生成监理任务书和挂火点表任务书，明确施工监理单位等工程信息；挂火点表任务书除了携带施工任务书相关信息外需要补充填写立管施工单位等信息，与纸质各类工程单据信息一致。

(四)领料施工

物流模块与建安模块相关联，根据物流模块中领用物资所选择的领料类型与项目代码，自动分配到各项目中，计入项目领料。

(五)工程综合验收

工程现场综合验收结束后，安全生产部按月编制综验报表。财务部在项目管理卡中录入项目综验移交时间。综合验收意味着工程项目现场部分的结束，也意味着工程后期工作的开始。

(六)退料、决算、费用确认

根据项目管理卡中录入的综合验收时间，次月物流模块中对应项目的领料申请功能自动关闭。工程退料是在施工过程中设计变更或实际工程竣工后根据设计与现场实际差异产生，减少的材料由市场发展部在审批材料的同时生成退料申请，退料由市场发展部门专人根据项目综验后经施工单位出具、审核的竣工图结合施工现场的实际情况比较设计时的材料表生成退料申请，施工单位根据退料申请，实际退料。经过退料后，市场发展部决算人员根据项目的实际情况审核项目决算，确认监理、检测、测绘等各环节费用。

市场发展部将费用资料收集完整后，包括经终审确认的决算书、符合要求的发票、付款申请表等，在建安模块中用施工合同关联生成对应的工程付款申请单结算工程项目的各项费用。

(七)工程完工决算

履行完毕所有的工程后期步骤，项目经理在建安模块中根据向导选取对应项目的施工合同，系统会自动计算相关结算方面的数据，主要由领料信息、合同信息及成本信息构成，需要比对实际提供的结算材料进行审核。核实无误后方可进行填写“结算金额”，并提交此单据进行审批。

经审批后的工程完工决算单，标志着一个工程项目的工程部分的完结，此项目不能在发生各类后续支出。

(八)财务完工结算

根据工程完工结算单生成财务完工结算单，就可以全部或按比例分别对工程收入和成本进行结转。财务完工结算单是工程项目结转到财务核算系统的关联单据，最终由建安模块各类单据数据提取生成财务凭证，完成财务核算。

(九)项目关闭

财务完工结算后，一个完整的工程项目从立项开始到合同签订、工程建设、综合验收、工程决算、财务结算生成凭证，建安模块的业务流程既履行完毕。项目在系统中关闭，关闭后在系统中仅能做查询类操作。

三、建安模块实施效果

LJ公司上线建安模块后对建安工程管理水平提高起到了显著地作用：

(一)准确度提高

首先，立项的准确度提高。建安模块的上线使项目设立与项目管理卡、建安合同绑定，且项目的设立增加了信息审核流程，避免以前一个项目多个经办人重复立项，导致后期重复设立项目无基础资料无法结转的现象。

其次，项目收入到账准确度高。建安模块中的收款确认单直接由项目经理将所收款项确认到项目中而且与建安合同签订金额作出比对；解决了以前收款确认到客户，一个客户如果有众多在建项目，项目之间收款情况很难梳理清楚，导致最后项目结转时发现收入不完整又催要款项的情况。

再次，工程项目费用确认准确度提高。模块上线前，后期费用的确认依靠经办人手工填列项目代码，分配到各项目中，人工填列带来的笔误、传递失误等几率较大，容易造成工程成本不实。模块中各类费用确认由工程单据关联生成，人工失误的可能被杜绝。

(二)效率提高

建安模块中后续工作由前序工作的单据关联或引入产生，项目流程节点明晰，减少了部门之间对项目各环节的相互确认以及反复核对，节约了大量时间。

(三)分析能力加强

由于基础数据的完善和统一，建安模块中可开发展现许多分析报表，如立项报表，立项项目合同签订情况报表，合同收款情况报表、项目领料、项目综验、项目决算情况报表等等，加大各部门对工程项目的管控，以及对收款、主材、表具领用、毛利率等重要指标的实时把握和对异常情况的及时矫正。

四、优化意见

优化后流程图（其中虚线部分尚未实现）：

(一)结合“营改增”增加收款确认税率

2016年度“营改增”后，建安业务结转收入时不再和收款金额一致，而是要扣除增值税后的不含税金额。原建安模块中的收入数据源引自收款确认单收款金额，就会产生税额的差异，而且税率有3%和11%两种可能，因此也不能统一折算。因此，考虑在收款确认环节除原收款金额外，增加“税率”和“不含税金额”信息，结转收入时源引不含税金额数据，收款比对时依然用收款金额，以保证满足不同环节的需求。

(二)加大模块的开放性，更好地发挥模块的作用

目前模块中的信息除了项目代码和项目名称、客户、供应商等EAS财务系统中的数据可以引用，很多还是靠经办人员手工录入，手工环节的增多就会增加失误的机会和概率。因此，后续的模块优化时可以增加引入工程信息的接口，例如电子图纸比对项目管理卡信息、电子主材表生成领料申请单、工程管理系统中引入各类电子任务单据如各类任务书、签证等。借助建安模块项目管理的方式，增强工程相关信息的互通，以工程项目为节点关联起各个数据库间的信息，加大数据分析、调用、和可追溯的范围。

(三)收款确认管控作用前移，实现闭环管理

目前，建安系统流程以项目管理卡为起点，下推设计任务书及建安合同，收款确认单作用为下推生成发票登记单，销售工程师录入收款确认单存在不及时现象，同时收款确认单在整个建安流程中发挥的管控作用较迟。结合实际管理需要，建议将收款确认单的管控作用前移，放在建安合同后生成，只有录完收款确认单后，方可下推施工任务书，收款确认单原属子节点，若调整后，可在整个流程中发挥承上启下的作用，切实实现建安系统的闭环管理。

(四)关联客服系统，增强数据使用的准确性

建安模块的有效信息还可以引出EAS系统，成为更多工作的依据。建安工程结束后，正常程序下就会在负责气费收缴的客服系统中建立对应的用气客户信息，目前仍未手工录入，录入的同时要审核客户地址、户数与建安系统比对。一旦出现疏漏，就会出现工程信息与用气信息不匹配的现象，客服系统中的错误信息也会一直影响到下游的催抄、收费、维修维护等，影响重大。试想，利用建安模块中的收款确认单和建安合同、完工决算单中的信息生成客服系统中增加新客户的“任务”，既只有确认收款的项目和户数才能在客服系统中建立用户地址，客服系统新增地址都必须由一个任务下推生成，这样既可以保证客服系统中信息的准确性，又可以加强客户信息的可追溯性，追溯到当时建安工程的各类信息，切实加强工程项目的闭环管理。

(五)增加项目决算信息模块，加强领料及收款比对

建安系统若增加工程验收、GIS测绘及决算数据模块，可加强对合同户数、领料、收款等信息的比对，根据比对数据可自动生成退料单，也可按建安管理规定时限做到领料关闭及项目关闭管理。

建安模块的启用切实加强了LJ公司工程管理、财务管理工作，随着法律法规的变化、信息化水平的提高以及管理手段的提升，模块也应不断地实践使用、发现问题、解决问题、优化提高，持续改进，助力企业发展。