关于知识管理背景下的企业档案管理

韩东旭

摘要：隨着市场经济的飞速发展，知识和信息更加重要。在当前形势下，企业档案是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，标准化、科学化的企业档案管理，更是一种基础性信息资源，对于企业发展的意义更是不言而喻的，在企业管理等各方面发挥显现着应有的重要作用。

关键词：标准化；科学化；企业管理；档案

一、传统企业档案管理模式面临的挑战

在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。

企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够：许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。

企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理档案，不明确产权关系的导致工作效率低下，工作失误增多。有的企业由于管理不严，导致档案材料被盗。如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，难以适应现代企业发展的要求。

二、结合知识背景，创新企业档案管理模式

所谓的知识管理，其实是利用现代的信息技术和科学技术对知识进行积累、组织、评价、创新和运用，然后在知识的背景下，运用知识，实现知识的价值，从而创新企业档案管理模式，提升企业竞争力，促进企业的发展。

（一）企业可以以知识背景为基础，以信息化和智能化为依托，顾客为核心，主动为顾客提供个性化和专业化的服务，成为知识背景下管理的主要特点。在这一过程中，企业应该对这一知识进行积累、组织和跟踪，为客户提供及时有效的服务。同时，在知识管理背景下的档案管理模式中，也应该结合现代企业档案的管理，摆脱和解决传统档案管理的不足，为知识管理实践提供可能和帮助，在迎合信息化发展的同时，优化企业管理，促进企业的发展。

（二）在知识背景下档案管理的工作可以不只是单纯的对企业档案进行收集、整理和保管，还可以创新企业档案管理的工作，对企业档案管理进行开发和利用。通过对档案中所呈现的现代化信息，对其知识进行挖掘和改造，从中获取对企业发展有用的信息，充分体现知识背景下企业档案管理模式的优势，促进企业的发展。

（三）在知识背景下企业档案管理中，企业也应该及时准确的引用先进的相关软件和制定相关制度，提高企业档案管理工作的效率，在智能化和信息化软件的帮助下避免人工上的错误。在制度的规范下带动工人，提高工人的积极性，优化管理成果，促进企业的发展。

三、建构和发展知识管理背景下企业档案管理模式

相对于传统的企业档案管理模式，知识背景下的企业档案管理引进了知识管理的理念和方法，这就很大程度上要求档案工作人员能转变传统的工作思维模式，打破传统，实现和突破企业档案管理的创新。

（一）要想转变档案工作人员传统的工作思维模式，就必须让他们重新对档案管理产生新的认识，明确档案管理的价值所在。同时，企业领导也要加强对企业档案管理的重视，重新对档案管理工作人员进行定位，强化信息化管理档案的建设。建立全流程的制度体系，确保档案管理各环节的顺利衔接，真正实现知识管理的高效服务。

（二）在推进档案管理信息化建设的同时，公司也要加强对人才的培训，通过一些相关的考试或者是定期的开展培训工作来选拔优秀型人才，提升工作人员的现代化操作能力和知识化管理能力，为企业提供高水平，高能力的档案管理型人才。同时也可以设立专门的机构和部门，适当科学的调整人员结构，促进企业的壮大和发展。

（三）这一系列的管理措施都必须在大量的资金投入下才能顺利的建设和开展。所以，对于相关部门和相关领导必须加强对企业档案的管理，加大资金的投入开发，帮助企业顺利开展和进行信息化建设工作，促进企业的发展。

四、知识背景下企业档案管理模式的意义

知识背景下企业档案管理模式可以保证文件档案信息有效的进行整合、共享和利用，可以综合其他文件档案，利用高新科技产品和软件将其自动化结合。如一些生产，采购等可以让它们实现资源上的链接，从而保证企业之间资源的合理配用，实现企业最大化成就。此外，在知识背景下企业档案管理可以利用管理人员的专业知识进行最好的管理，采取最强大的科技手段，帮助档案管理人员减少错误的产生，从而促进企业的良好发展。

结束语：

企业档案管理是现代企业管理工作的内容之一，随着时代的发展，其重要程度也在不断增加，因此必须将先进的管理理念和方法融入到企业档案管理工作中，提高企业档案的利用率，为企业创造价值。

参考文献：

[1]曹瑞玲.档案知识管理与实体管理之探析[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2006（06）.

[2]郝建苹.知识管理环境下企业档案管理研究现状分析[J].档案管理，2003（02）.

[3]张丽.浅谈企业档案工作的发展路径[J].四川档案，2015（03）.