提高办公室档案管理工作效率的思考

张云峰

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，传统的档案管理模式已经无法使社会的发展需求得以满足。针对这样的情况，在办公室档案管理工作中需要合理的应用网络信息化技术，这样不但可以有序化的进行管理工作，同时对各部门的工作还具有一定的推动作用。但是当前在办公室档案管理工作中还存在一些问题，对其造成不利影响。因此本文主要是对办公室档案管理工作效率的提高进行了具体的研究。

关键词：办公室 档案管理工作 效率

中图分类号：G64 标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）11-00-01

前言

办公室档案管理工作对单位各项工作开展都有重要的作用。当前随着科技的不断发展，各个领域逐渐普遍应用网络信息化技术，传统的办公室档案管理方式已经无法使社会发展的需求得以满足[1]。所以只有在办公室档案管理工作中合理的使用网络信息化技术，才能将工作效率不断提高。因此具体研究办公室档案管理工作效率的提高具有重要的现实意义。

一、当前办公室档案工作管理中存在的不足

1.淡薄的管理观念

当前，许多单位没有充分的意识到档案管理工作的重要性，没有重视档案管理工作，这样造成的一种现象是档案管理具有混乱性，从而给单位的一些工作，如审计核查等造成不利影响，而且单位许多损失都是因为没有到位的管理档案造成的。另外部分管理档案的工作人员具有淡薄的管理观念，而且没有专业的管理水平，甚至许多单位的档案管理工作都是由兼职人员来负责的，由于其没有专业的管理能力，无法明确档案的价值，从而无法继续进行档案管理工作。

2.不健全的管理制度

档案的分类、保管期限和查阅规定等都是档案管理制度中包括的内容，其将档案从产生都结束的整个过程都涵盖其中，所以单位领导一定要高度重视档案管理制度的建设[2]。但是当前部分单位领导人员由于具有忙碌的工作，从而使其没有重视办公室档案的管理工作，而且对相关的档案管理制度和单独的档案资料室都没有建立，这导致工作人员也不重视档案管理工作，从而对档案的处理工作造成不利影响。

3.管理人员没有统一的专业水平

档案管理工作具有很强的综合性，虽然大部分单位逐渐开始重视档案管理工作，将档案管理人员的数量不断增加。但是由于档案管理部分缺少专业的管理人员，而且优秀的档案管理人才更加稀少。在这样的情况下，有的单位的档案管理工作只能由没有工作经验的人员来负责，由于这些工作人员没有足够的专业知识和工作经验，因此其在管理过程中经常会存在不同的管理意见。

4.落后的管理方式

现代化信息管理中存在的最大的问题主要是办公室档案落后的管理方式，由于其一直对传统的管理方式进行使用，从而使其存在一些问题，如较低的工作效率和不到位的管理等[3]。随着信息的进一步發展，档案具有更多的类型，也加大了档案管理工作的难度，所以需要用更高的标准要求管理人员的素质和管理方式，如果在记录和管理中继续使用传统的管理方式，则加大工作量，同时还会存在一些其他问题。

二、办公室档案管理工作效率提高的对策

1.将思想观念进行改正

1.1单位领导人员首先要对档案管理工作重视起来，将单位综合管理水平不断加强。在工作的谋划和实施中要对档案管理工作不断的强调。1.2对档案人员的业务考核力度要不断加大，将奖惩制度进一步完善，对管理人员的工作要重视，将更多的有利条件提供给管理人员，这样既可以监督管理人员的工作，同时使管理人员的压力不断增加，使其能够将思想观念及时改正，从而可以对档案管理工作重视起来，进而提升工作效率。

2.将管理制度不断完善

单位内部管理制度的框架是由档案管理制度、财务管理制度、人事管理制度和行政管理制度共同支撑起来的，由此可知档案管理制度的重要性。所以单位要不断完善档案管理的制度，要根据单位的实际情况制定档案管理制度，将外部的业务流程和内部组织架构要全面梳理，从而使档案的管理工作与内部管理的需求相符合[4]。完整性是档案管理制度要具备的，不但要求硬件管理工作，也要规范软件管理工作，同时要将档案管理制定的重点凸显出来：2.1要合理的分类档案，对档案的保管期限及时明确；2.2对档案材料的规范各和时限要明确；2.3将档案的使用价值和范围及时的明确。

3.对专业化的人才进行培养

3.1要定期培养档案管理人员的工作，使其专业水平不断提高；3.2对档案管理人员的综合素质要不断强化，可以通过轮岗交流和跟班锻炼等形式将其对档案材料的辨识能力不断提高；3.3对专业的机构要积极的引进，从而可以评价和和指导单位的档案管理工作，同时可以客观的考核管理人员的工作水平，利用这些方式培养专业化的人才，将工作效率提高。

4.充分利用网络技术

4.1要利用自动获取和主观识别的方式收集档案，将档案管理人员的工作量减少，使工作效率不断提高。4.2同时使用纸质与电子版的档案，这样不但加强档案的安全性，同时可以利用数据库的形式对档案进行保管。4.3对信息网络技术合理的应用，将分层级授权查询的档案使用系统建立起来，将电子档案室的集散和分享功能充分发挥出来，从而可以将工作效率大大提高。

结论

由此可见，随着我国经济和科技的发展，单位也不断完善内部的运行管理体系，而且内部管理的重要环节之一主要是办公室档案管理工作，单位业务工作受到办公室档案管理工作效率的影响，所以一定要将办公室档案管理工作的效率不断提高，要将思想观念进行改正、将管理制度不断完善、对专业化的人才进行培养和充分利用网络技术，通过这些方法不断提高办公室档案管理工作的效率。

参考文献

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（02），15：149-150.

[2]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016（05），06：267.

[3]陈骞.提高办公室档案管理工作效率的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策科学化与民主化学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2017（08）：1.

[4]李冰岩.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].现代经济信息，2013（12），16：46.