再谈房地产档案管理措施

徐红权

摘 要：房地产档案管理措施，要体现出两种文化，一是要构建和营造房地产档案管理措施的人本文化，把人本文化融入到安全管理措施之中。二是要构建和营造房地产档案管理措施的道德文化。用以提高科学管理水平，养成学习掌握科技知识的习惯，认真研究房地产档案管理措施各方面的新技术。

关键词：房地产档案 管理措施 专业性

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）11-00-01

房地产档案管理，说到底关键在于人，管理措施最终由人来完成任务。因此，要以人为本，以档案工作人员素质和文化为本，构建和营造档案安全保管文化氛围。这里，一方面要构建和营造房地产档案管措施的人本文化，把人本文化融入安全管理之中，发挥工作人员的创新能力、实践能力、以及开发资源等方面的能力。另一方面，要构建和营造档案安全保管的道德文化。其中包括市场性道德、公益性道德、以及自我性道德等。简而言之，市场性道德，也就是以正当手段获取利益的最大化；公益性道德，也就是不违背社会公共程序规则；自我性道德，即职业道德，也就是自身品质不违背公民道德规范。当然，构建和营造房地产档案安全保管文化，除了培养档案工作人员道德文化情操以外，还要使其养成加强专业技术技能的学习、提高科学管理水平和学习掌握科技知识的习惯。要认真研究房地产档案管理措施各方面的新技术。

一、房地产档案在管理措施上，应清理、鉴定、销毁历史档案，以减少档案占用空间

房地产档案（产权档案）按照住建部的要求是应为永久保存的。而未能采取相应有效管理措施的主要原因之一，是档案只进不出，只增不减。因此，清理、鉴定、销毁历史档案，以减少档案占用空间，是房地产档案管理采取有效措施的最根本的办法。

1.关于房地产档案的保管期限

相对于文书档案的保管期限来说，可分为永久、长期和短期三种。长期的为16年至50年，短期的为15年以下。而我们根据房地产档案的特殊性，应该将其定为永久、长期和短期三种，长期为20年至60年，短期为20年以下。

2.关于房地产档案的相关内容

建国前的房地产权属档案量少，而且不会增加，相对来说历史长，可供给我们作为研究与落实政策之用；建国前兴建的房屋的权属档案因为历史遗留问题，权属人不能完全确定，房屋即使拆除，物权也转化为赔偿请求权。因此 应为永久保存。

建国后兴建的房屋权属档案，保管期限为长期。因为房屋权属的存在，以供于权属登记审核之用，因此，应为长期保管；建国后兴建房屋的上手人房屋权属档案，拆除建国后的房屋权属档案，保管期限为20年。因为随着房屋权利的转移，上手人已丧失了房屋所有权，房屋拆除物权也已消失，按照民法通则，从权利被侵害之日起，超过20年的，人民法院不予保护。因此，保管期限为20年。

已注销的房屋抵押权档案，从注销之日起，保管期限为2年。注销的房地产抵押登记档案，按照民法通则，有关拆讼时效为两年；另一方面，房屋抵押登记档案数量大，存续期限短，形成档案多，进而进行销毁可减少档案占用空间。因此保存期限为2年。

3.关于房地产档案的鉴定工作

房地产档案的鉴定工作是档案销毁的重要环节，它对于整个房地产档案的管理工作都具有着重要的意义。因此，应由相关的部门组成一个房地产档案鉴定小组，按照既定的原则、标准和方法，甄别档案的价值，以确定档案的保存期限，以剔除失去了价值的资料，并从中予以消肿和销毁，以去其糟粕，留其精华。

4.关于房地产档案的销毁

根据清理和鉴定的结果，把没有价值的档案进行销毁掉。其中，销毁掉的档案应该是编制出档案清册，办理好审批手续，建立好监督销毁制度。销毁的档案，应该是注意做到既安全又保密，至少要由两人来进行监督。档案销毁后，其监督人要在其销毁清册上进行签字，并注明其销毁的方式，用以表示其负责任。

总之，清理、鉴定、销毁历史档案，用以减少档案占用空间，这是一项系统工程，既要有国家相关法律法规依据，又要有着相关的客观条件。

二、房地产档案在管理措施上，应立足市情处情、破解难题、服务民生

结合我市和我处实际情况来看，一是因档案保管的场所与利用者的空间距离，多少造成利用者的不便；二是查找、调档、借阅花费的时间较为长些，无论是检索工具质量，还是档案系统化程度的准确度，以及工作人员的服务质量，只要其中的一个环节出现问题，都会影响和延长利用者查找、调档和借阅的时间；三是同一个丘权号装订档案时，须先调阅档案，判别该档案是否已经立卷，否则就会出现重复装订现象。为此，觉得我市和我处在实际管理房地产档案工作中，所采取的措施应该是：

1.应着实打好房地产档案管理工作的基础，采取以点带面、分别指导、分步实施的方法，有条不紊地开展好此项工作。其中，一是要做到目标管理，加强宏观管理指导。统一制定年度目标工作任务，年中及时调整、补充，以完善目标管理的内容。年终组织考评，力争做到公开、公正、公平。对个别的方面表现突出的工作人员设立单项奖，以示鼓励。通过开展房地产档案目标管理，激发出档案管理工作人员的工作热情，使之全市房地产档案管理工作遵章守制，整齐划一。二是要做到不断创新服务形式，要在做好日常档案管理服务工作的同时，实行好热线服务、亲情服务、休息服务等方面人性化服务方式。要借助于咨询服务台的建立，使之房地产档案管理服务工作更加便利快捷，用以服务民生。

2.应着力于使档案管理工作人员全力做到：具有全新的服务形象、全新的工作理念、全新的运作机制、全新的工作模式以及全新的人员素质。做到：理论学习进一步提高，服务意识进一步增强，档案人员队伍形象进一步更新，大局意识、合作意识进一步强化，技术能手进一步培养，个人综合素质进一步提升，长效管理机制进一步形成，工作标准进一步提高。用以体现出多勞多得、优劳优得，从而激发起房地产档案管理工作人员工作的积极性。

总之，要把握好房地产档案管理措施，这是最能说明档案管理人员对专业性把握的尺度之一。在此，单位应把对房地产档案管理人员工作的基本要求、基本目的，以及对房地产档案管理等内容纳入工作目标责任制中，使单位领导和房地产档案管理人员自身都能够有一种责任感和压力感。这的确是一种提高房地产档案管理人员自身素质和房地产档案管理措施的好方法。

参考文献

[1]周干峙主编.现代房地产建设管理指引[M]；光明日报出版社2005.12

[2]路红总编辑.中国房地产[J]；中国房地产杂志社出版；2013 .6