浅谈住房公积金档案的特点及档案管理

闫宝君

摘 要：近年来，随着住房公积金制度的日趋完善，住房公积金的资金量和业务量呈现出快速增长的趋势，其档案数量也相应增加。本文简要分析了住房公积金档案的特点，并对如何加强住房公积金档案管理工作提出了几点意见。

关键词：住房公积金；档案；特点；管理

一、住房公积金贷款档案基本概念

所谓的住房公积金贷款档案指的是，管理住房公积金的部门在公积金贷款的相关工作中所形成、归集的各类文件材料的权证，它真实记录了各当事人在借贷的过程里履行各自的权利、义务的行为，它是管理部分之债权存在的证明。住房公积金贷款档案是公积金管理相关工作的产物，也是公积金制度得以正确推行之基础。

档案主要包括两个部分资料，分别为贷款前期办理过程资料、贷款后期管理资料。住房公积金贷款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息（户口本、身份证、单身证明或结婚证）、申请表、缴存证明、借款人与配偶信用证明、放款通知书、谈话备忘录、担保协议、还款承诺书、买卖合同或转让合同、付款凭证、借款抵押合同等，以上形成的一连串资料被我们称为“原始资料”；我们所说的“发生资料”，指划拨贷款以后来进行后期管理过程中所产生的资料，比如催收记录、还款证明、还清证明、贷款核销、法律诉讼等。以上的“原始资料”与“发生资料”一起构成为一套具有自身特点的完整的合同材料，成为一宗住房公积金贷款档案。

二、档案所具有的特点

1.它的形成过程具有动态性.。在一般情况下人们会理解档案是在所有工作办理结束后形成的文件，不过贷款档案不是这样的，住房公积金贷款的工作是由三个阶段组成，分别为贷前、贷中、贷后，最长需要的时间可以达到三十年，在贷款工作已经全部结束以后，再去整理档案明显是不现实的。档案在借款者提出贷款的申请，到获得借款后就形成了。贷款档案的形成不代表贷款工作全部结束，还要在以后的过程中不断给档案增加新的内容，比如还款情况、诉讼、担保情况等，到借款者把还款义务履行完为止。正因为贷款工作具有长期性的特点，因此贷款档案的形成具有动态性。

2.档案材料具有特殊性。每使一宗住房贷款完成，都需要履行很多的程序，也牵涉到较多的部门，所形成的材料文件也不统一，所以贷款档案材料具有其特殊性。拿一住房抵押贷款作为例子，借款者提出书面的贷款申请以后，还要经过贷前检查、抵押登记、房地产评估等系列过程，这一些程序皆需书面材料。它们没有统一格式，其纸型纸质与书写工具也都不一样。这样一来，也就增加了整理、保管贷款档案的难度。

3.档案使用十分频繁。贷款工作有着长期性，所以该类档案使用的频率远高于别的类型的档案。比如记录借款者履约的情况时；当贷款遇上风险，要对抵押物处置时；履约完成后贷款者把相关材料归还借款者时，皆要随时随刻调用档案。

4.类别差异性。正因为担保方式不一，导致了个人贷款所需材料也不一样。住房公积金贷款在目前有三种方式：抵押、保证和质押，在整理保管资料时要根据担保形式的不同区别地对待。

5.档案的保管责任很重大。住房公积金贷款所涉及的金额比较大，它关系到了借款者、贷款人切身利益，还直接关系到很多缴存者的利益，因此防范贷款风险更显重要性。

三、档案的重要作用与重要性

1.它是防范贷款风险的依凭。贷款档案具有重要法律效用，比如当事人进行了违约，无法履行相关权利和义务，以致风险产生。当事各方都可用贷款档案当为依据，并且采取行为，把风险降到最低。

2.它是规范化管理住房公积金的基础。公积金的所有权属于广大的缴存人，公积金直接牵涉千万职工的利益，因此规范化管理档案很重要。贷款档案管理的规范程度直接决定公积金管理的合理程度。

3.它是加强贷款后跟踪管理之依据。因贷款跨越时间较长，参与办理的人员变动大，因此对贷款的管理需要始终把档案当作依据，不然跟踪管理的工作就无法进行下去。

4.它是社会中征信体系里的一部分。它能真实反映贷款的各方的情况，借款者履行合同的记录体现了借款者的诚信度。公积金的缴存以及使用就是个人信用的履行过程，所以管理机构应该要充分利用档案这一形式构建完善的征信体系。

四、档案管理的基本原则

1.按照“一宗一卷”整理。将一宗贷款归集成一卷，这是基本理念，不要因为贷款材料少，将几宗材料合起来，这样的话不利于对档案的保管。

2.即时地进行归集。信贷员工作时总是需要同时办理多宗贷款，会使得贷款资料容易混淆。信贷员理应及时收集贷款工作中各类材料，需要针对各担保形式贷款，制定一套收集档案的目录。由于信贷员第一个审阅贷款资料，因此他们负有贷款档案归集第一责任。

3.把格式进行统一。贷款的材料类别很多，所以整理贷款档案难度很大，在整理的过程中，应该统一格式。制定合同的格式时，要采用A4幅面进行制定，在装订的时候将其他收据统一粘贴到A4纸上。

4.创建全宗目录。将每卷档案基本情况罗列到全宗目录里，以便检索使用。全宗目录的建立可以按贷款数量多少或者按自然年份。

五、加强住房公积金档案管理

住房公积金档案管理起步较晚却发展迅速，特别是近年来，随着住房公积金制度的日趋完善和住房公积金资金量、业务量的快速增长，其档案数量呈现出飞速增加的趋势。如何建立安全、规范、高效的住房公积金档案管理体系，逐步实现档案管理的规范化、科学化和系统化，成为住房公积金事业发展的一个重要课题。

首先，要加强制度建设。结合《档案法》及《住房公积金管理条例》的有关规定制定住房公积金档案管理实施细则，使档案的整理、分类、归档、立卷、保管、借阅和利用等管理明细化、规范化和制度化，建立健全档案管理人员的岗位责任制和档案保密制度，档案管理做到有章可循，保证档案管理工作安全有效地开展，确保档案的准确、完整和安全。

其次，要加强对管理人员的业务培训。由于人员编制的限制，住房公积金的档案管理缺乏专业的工作人员，多数单位都是兼职管理，达不到档案管理专业、系统、高效的目标。面对这种实际情况，一要加强档案管理人员专业知识的培训，积极学习《档案法》以及近年来档案管理的新理论、新方法、新观念，增强档案管理知识，提高档案管理水平；二要加强住房公积金各项业务的学习，提高住房公积金档案管理的业务水平和工作技能。

第三，要加強档案的信息化建设。数字化是档案管理的未来趋势。一方面，对纸质档案进行扫描，实现文书档案向电子档案转换，有利于保管和查询。另外，充分利用现有的住房公积金管理系统，把档案管理工作前移，在住房公积金业务前台把归集、提取、贷款的原始档案扫描入电脑，避免重复输入信息，对档案资料可以实现快速、高效的管理。

结束语

住房公积金是老百姓的血汗钱，“取之于民，用之于民”是住房公积金事业的根本宗旨。加强住房公积金的档案管理，是住房公积金规范管理的需要，更是防范和化解住房公积金风险的需要。住房公积金的档案管理不是单纯的档案模式管理，更是具有现实意义的、可操作的、可利用的动态管理，在加强档案管理的同时，一定要遵循住房公积金档案的特点，使其档案管理向更高的层次迈进。

参考文献：

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