高校基建档案中前期资料的管理研究

任家英

摘 要：高校基础设施建设是高校建设的重要组成部分，承担这高校教育与研究的重要责任。高校基建档案同样也是高校档案的重要组成部分，在高校建设管理决策中发挥重要作用，因此加强高校基建档案管理具有积极的意义。本文以高校基建档案的前期档案管理为研究对象，对高校基建前期档案资料管理进行分析研究，并提出针对新的建议。

关键词：高校档案管理；基建档案；前期资料

1.高校基建前期档案资料概述

高校基建档案管理工作中，前期档案主要是指在高校基建工程项目开始施工以前，在立项、审批、投招标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。高校基建前期档案是基建档案的重要组成部分，是基建工程建设的凭证性、基础性文件材料，是高校永久保存的法律性原始凭证。高校基建前期档案形成是一个复杂的过程，包括前期程序、移交报送程序、库房管理等流程。

高校基建前期档案在基建工程建设与档案管理中发挥重要的作用，是高校建设规划与管理决策的依据，是基建质量保证体系的重要组成部分，是高校基建档案最终形成的关键，是基建工程项目前期文件材料的保障。

2.当前高校基建前期档案管理问题分析

（1）前期档案形成条件不足

从当前高校基建档案管理的现状调查结果来看，高校基建档案在早期的档案形成中过于重视建设过程，对当前形成缺乏足够的认识和重视，使得基建工程档案资料不齐全，不规范，甚至部分基建档案材料出现造假的现象。由于高校基建工程建设单位与高校档案管理部门之间的协作不够紧密，建设单位相关人员在档案管理中的前期档案意识不强，不懂建档范围，同时建设单位档案管理制度匮乏，无法可依，组织不力，导致高校基建前期档案形成的条件不足，进而影响了基建工程的前期档案管理质量。

（2）前期档案管理制度不规范

由于高校领导阶层对基建档案管理的意识不够，以及高校档案管理部门与建设单位的配合协作有限，导致前期档案管理制度不规范，无法做到工程档案与工程建设同步进行。从高校基建工程项目的建设现状来看，档案工作并没有纳入基建工程建设的整体规划中，档案管理人员很少参加签订工程的有关合同。此外，由于高校档案管理部门并没有派出专业人员参于基建工程档案的形成过程，而建设单位相关单位缺乏档案政策、法规、标准、规定的学习，也缺乏档案专业知识，使其不了解基建前期档案形成与移交的具体规定，进而造成基建工程前期档案形成与管理水平不高。

（3）前期档案资料管理中的档案管理部门缺位

从现状来看，当前高校在基建工程建设管理中，过于重视建设施工过程，对基建过程中的档案管理意识不足，这也使得高校档案管理部门在基建过程中缺位现象较为突出。高校作为基建的主导方，在基建档案早期形成中存在工作缺陷，以至于档案管理部门需要在工程竣工后“突击”基建档案的建设与管理，无法实现工程建设与档案形成管理同步。高校档案管理部门在基建工程项目中缺位主要表现在以下几个方面：一是重建设轻档案，二是早期档案缺乏专人保管，三是高校无强势主导与统一协调。

3.加强高校基建前期档案管理的建议

（1）明确档案资料管理的主体

高校在开展基建工程建设中，要明确档案管理部门在基建前期档案形成与管理中的主体地位。在收集整理材料时，要求基建施工单位先出图在施工，并保证图纸资料的完整性，而且施工单位对图纸的变更需要档案管理部门的参与，要确保每次资料变动中建档的及时性与准确性。在工程建设前期，每次资料的删减、变更都要及时通知档案管理部门，且高校档案管理部门收到通知后要着手准备档案资料，以最快、最有效的方式建立完整的基建前期档案。在整个基建过程中，要确立档案管理部门的主体地位，并明确规定其权利与义务。

（2）理顺前期档案资料的管理程序

在高校基建前期档案管理中，高校档案管理部门需结合基建建设流程，理顺前期档案资料的管理流程。首先，档案管理部门要严谨收集管理，确保档案的真实完整，必须及时收集基础设施档案材料，保证档案材料的真实性，把握基础设施档案材料的阶段性，在初步验收与整理的基础上，逐一登记，发现漏洞及时不缺。其次，做好工程竣工档案验收，在验收时，档案管理人员必须事先审查工程技术档案和施工资料是否完整，在确认无误后由高校档案部门统一归档。再次，对前期档案资料的管理实行集中统一管理，开展规范化服务，使基建前期档案管理工作科学化、规范化与标准化。

（3）健全前期档案资料管理制度

高校需要建立健全前期档案资料管理制度，重点加强管理机制，做到档案管理部门与基建工程各单位之间的紧密配合，明确各自职责，确保各环节的有效衔接。在基建档案管理中，改变当前一级管理模式，变档案一级管理为档案管理部门与项目管理部门的两级管理。并且在基建工程中设置专门的档案管理员，并全程跟踪工程进展，这使得档案管理员对工程进度与变更情况较为了解，能够及时督促建设单位做好变更文件的收集和修改工作，确保工程竣工图与基建实际状况相符。

（4）推动档案行政管理职能转变

在高校基建前期档案管理中，高校要明确基建档案管理服务的方向，要以与时俱进的创新精神促进档案工作的改革与创新。高校基建前期档案管理的目的不仅仅是档案的存储与凭证，更应该发挥其利用功能，完善档案的服务形式。因此，高校要推动档案管理部门的职能转变，要体现其服务属性，不仅面向高校自身的服务，而且要体现面向社会的服务功能。为却把高校档案部门的职能转变，要建立相对稳定的保障措施，比如强化基建档案管理部门的职能配置，建立绩效向导机制，明确其服务属性。

（5）强化档案管理意识，做好业务培训

首先，高校层面应强化基建前期档案管理意识，并落实档案管理制度，明确档案管理部门在基建前期档案管理中的职责与权力，健全一支有事业心、责任心的档案管理队伍。高校要加强档案管理部门人员的专业素质培训，提高档案管理人员综合能力。参与基建工程项目前期档案管理的档案管理人员，高校组织专业培训，使其熟悉基建工程建设的流程，以及基建前期档案形成、收集、归档等方面的专业知识，使其在基建前期档案管理中能够适应并满足工作要求。此外，高校还用通过培訓提升档案管理人员的时代意识，包括市场意识、信息意识、现代化意识、法纪意识。

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