对高校档案服务创新的几点思考

于萧潇

【摘要】新时期创新高校档案服务工作，将各类档案资料的作用充分发挥出来，可以推动高校各项工作顺利开展，加快教育事业改革的步伐。当前高校档案服务工作還存在一些问题，需要及时采取有效的应对措施，确保高校档案服务水平得到提升。本文简述高校档案服务工作的问题，并提出了具体可行的策略。

【关键词】高校档案；服务；创新

档案工作的本质属性与目的就是服务，高校档案馆做好档案服务工作，可以将自身的价值体现出来。随着“四个全面”战略布局、网络强国战略、“互联网+”行动计划及国家大数据发展战略的推进，信息化已成为档案事业的主要发展趋势，档案工作的理念、技术、方法及模式都将受到深刻影响。对此，档案管理部门要重视提升服务水平，为高校科研与教学提供准确、可靠的数据，通过对档案信息资源的有效利用，可以为高校的进一步发展奠定良好基础。

一、高校档案服务工作的问题

（一）服务理念滞后。高校档案馆的服务对象主要是本校师生及毕业生，服务内容以党政、基建、财务及教学等为主，服务方式主要是“等客上门”，自我的服务目标、传统的服务方式大大制约了高校档案馆所应发挥的作用，价值完全没有体现。大多数高校档案馆还停留在“你要什么，我提供什么”的初级服务模式，“主动服务”“超前服务”甚少，“研发意识”就更无从谈起。如今各高校正在开展各种形式的爱国主义教育，有几所高校能够做到提前准备好充足资料、拿来即用？

（二）利用效率低。手续繁杂、利用方式落后、内容匮乏是导致高校档案利用率低的三大主因。如本校工作人员只能查询本单位立卷的档案，如需查询其他部门的，必须通过该部门领导同意方可；外单位或毕业生查询，必须出示单位介绍信、身份证明、委托书等相关材料，通过信件邮寄及现场服务的方式提供服务，电话等现代化通信设备仅作为咨询。社会化服务也仅局限于学生成绩查询及学历鉴定，科研成果的推广应用服务、档案翻译等服务很难提供。

（三）现代化程度不高。服务理念的封闭性、技术资金的短缺是制约档案服务网络化的根本原因。网络信息化时代，人们习惯于通过网络来满足大多数需求，而高校档案部门还停留在手工检索，“面对面”等传统服务方式阶段，网上查阅档案信息几乎不能实现，大量资源处于闲置状态，持续这种状态，档案部门原本就很低的社会认知度及接受度将会跌入谷底。

（四）人员综合素质有待提升。高校档案队伍存在专业技术人才短缺、年龄梯队结构失衡、专业结构不尽合理等问题。从高校大环境来看，部分高校从业人员还是存在人员短缺、年龄偏大、高层次专业人才不足、综合业务能力低、计算机技能薄弱、缺乏改革创新精神及能力等问题，根本不能适应信息化发展的新形势，必然会放慢高校档案服务创新的脚步。

二、高校档案服务的创新策略

（一）尽快转变档案服务理念。树立以人为本的服务理念，即以档案服务对象和服务人员两方面为本，努力实现三个转变——丰富馆藏资源，努力实现“查什么，有什么”；打破档案接收时限，努力实现“按需进馆”；加强数据库建设，努力实现“数字化档案利用”。树立全面、主动的服务理念，在丰富馆藏资源的基础上，进行深层次挖掘、编研，由一般性服务转向高层次服务；积极开展档案信息宣传服务，提供多样化服务方式，由被动等待服务转向主动超前服务。

（二）规范档案管理利用制度。高校档案馆应注重提升档案服务水平，提升档案检索、查询的效率，为档案利用者提供方便。为确保档案利用效率得到提升，简化档案服务流程，档案馆在建立并实施档案管理制度时，需要突破以往体制的限制，把档案科学管理与提供服务结合在一起。同时进一步对档案服务流程进行规范，解决原来档案利用手续繁琐的问题，真正在制度上为利用者“减负”。在不影响档案信息安全使用的基础上，消除档案利用时多余的步骤，如此一来，档案利用者可以快速找到所需资料，从而提升档案服务工作效率。

（三）建设数字化、网络化平台。高校档案馆要加快馆藏目录数字化、馆藏目录查询系统、各类全文数据库和多媒体数据库的建设步伐，为档案网络利用提供方便。同时要扩大文本、视频、声频等数字信息的收集范围，及时对电子文件进行归档，通过建设各类数据库，打牢档案利用和服务的科技应用基础。此外，高校档案馆还要运用多种查询方式，转变以往查阅加目录式的单一服务模式，要建立磁卡阅读区、纸质档案阅读区、微档案阅读区、声像档案阅读区等机读目录，建立兼有传输、检索和利用功能的一体化服务。

（四）建立以人为本的用人机制。在信息化背景下，为提升档案信息服务工作水平，高校档案馆要注重档案工作人员队伍建设工作，以档案馆和员工共同发展为中心，为档案工作人员提供更加和谐、舒适的工作环境。高校档案馆领导需要给予档案工作人员更多的关心，要充分发挥出人才的作用，并为员工提供更多接受培训的机会。这样档案工作人员素质才能得到提升，并优化他们的知识结构，能够创造性开展档案管理工作，实现档案信息服务质量的提升。

三、结语

总之，高校档案馆要在思想、管理体制上进行创新，并形成超前服务意识，这样才能保证档案服务水平得到提升。此外，在信息时代下，高校档案馆还要充分用好网络技术、信息技术和数字化技术，将各项设备配置齐全，实现档案信息资源的共享，及时将档案信息资源提供给相关人员，为高校的快速、稳定发展奠定良好的基础。

【参考文献】

[1]邰春兰.试论高校档案利用服务创新[J].办公室业务，2017（04）：133.

[2]徐盈.高校档案管理工作服务创新思考[J].人才资源开发，2016（08）：181.endprint