实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设

王琳琳

【摘要】随着信息技术的不断发展和日益成熟，信息化已经被应用到各个领域，高校档案的信息化建设既是社会发展的客观要求，也能提高高校档案管理的有效性。实施文档一体化的管理可以推进高校档案信息化的建设，提高高校档案信息化的水平。本文将对实施文档一体化的意义进行分析，并提出实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设的方法。

【关键词】文档；一体化管理；高校档案；信息化建设

高校档案信息化建设指的是应用相关的信息技术进行档案的管理、资源的开发等相关措施，它将传统的档案管理工作和现代化的信息技术进行结合，对高校档案管理工作有着重要的意义，目前来看，高校档案的信息化建设可分为电子档案管理和计算机档案管理这两个阶段，实施文档一体化的管理对高校档案信息化的建设有着推动作用。

一、实施文档一体化管理的意义

（一）实施文档一体化管理是社会发展的客观要求。随着我国教育水平的提高，受国家政策的影响，高等学校的扩招现象日益严重，高校学生日益增多，毕业生的就业问题受到了广泛的关注。一方面是学生就业困难，一方面是用人单位在众多毕业生中进行人才的挑选十分困难，实施文档一体化的管理可以帮助用人单位更快捷地查询到毕业生的成绩、在校表现等情况，有助于优秀毕业生的合理就业，做到人才的合理安排，从而推动社会的发展。同时，文档一体化的管理可以让信息实现很大程度的共享，学生能够利用网络获得自己所需要的学习资源，进而让学生的学习水平得到提升。

（二）对高校档案管理有效性的提高有着重要作用。高校的管理档案从形式到内容上都是多样的，传统的管理档案模式会受到人为因素以及自然因素等多种条件的影响，操作起来十分麻烦，不具有良好的有效性，而文档一体化的管理是利用先进的计算机手段，利用信息化的技术可以将不同类型的档案按照年级、专业等方式进行归类整理，且在存储上有着绝对的方便性，进而提高高校档案管理的有效性。

二、实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设的方法

实施文档一体化的管理可以加强文件和档案之间的联系，进行综合管理，对于高校档案信息化建设有着推进作用，它的具体方法可以分为五个方面，即建立统一的管理机构、完善档案管理的规范、选择安全便捷的软件、加大技术和设备的投入和提升档案管理人员的安全意识。

（一）建立统一的管理机构。实施文档一体化的管理需要高校建立统一的管理机构，将档案文件进行全方位的考察与监督，在管理机构内部需要划分出多个管理部门，并明确各部门的职责，让其在高校档案信息化建设上做到各司其职。

（二）完善档案管理的规范。完善档案管理的规范是推进高校档案信息化建设的必要条件。档案管理系统的建设是十分复杂的，档案管理部门必须加强对自身的要求，保证档案数据的规范化。档案管理部门人员需要提升自己的规范意识，对档案管理工作进行深刻了解，熟悉档案管理的相关技术，明确档案信息化建设的发展方向。

（三）选择安全便捷的软件。高校档案信息化建设需要使用多种计算机软件，如果档案管理软件和其他相关部门的软件没有很好的兼容性，就会阻碍档案管理的工作，影响文档一体化对社会发展所起到的积极作用；而选择的软件如果安全性能较差，就可能在黑客的入侵或者病毒的侵袭下造成管理系统的瘫痪或学生档案信息的流失。因此，在档案管理方面需要选择安全性强且相对便捷的软件，这样一方面可以阻止黑客的入侵，另一方面也能让档案在内部传输与调用上可以很有效率。

（四）加大技术和设备的投入。科学技术是档案信息化建设的保障，高校需要为档案信息化管理引进先进的设备和技术，可以通过去其他高校学习和参观的方式，去了解其他技术和设备的应用情况，进而结合自身条件开展工作。在引进之后可以通过邀请专业的人士到校进行培训的方式，让档案管理人员有能力去掌握最新技术，有能力去使用先进的设备；也可以直接引进一些能力强且素质高的人才加入档案信息化建设的队伍中来，进而提升整体的管理水平。

（五）提升档案管理人员的安全意识。如前文所说，在档案管理过程中会存在黑客攻击及病毒攻击等隐患，对于档案管理人员来说，需要具有足够的安全意识，在对文件进行分级时，需要采用合理的加密手段，對于相对重要的档案，需要专门的储存器进行存档。虽然信息化的管理让档案因客观原因受到损害的程度减少了，但仍然不是完全没有的，这就需要管理人员时刻保持安全防患意识。需要档案管理人员对电子档案做好安全备份，在特殊情况下，可以采取纸质档案和电子档案相结合的方法。

三、结论

综上所述，实施文档一体化管理具有着重要作用，在具体实施过程中，我们需要通过建立统一的管理机构、完善档案管理的规范和选择安全便捷的软件等多方面进行，将科学技术和实际情况进行结合，彻底提高我国高校档案信息化建设的水平。

【参考文献】

[1]朱丽娟.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].办公室业务，2016（12）：105.

[2]杨政婷，肖涛.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].凯里学院学报，2016（04）：138-141.endprint