关于做好新时期高校教学档案管理工作的相关探讨

刘晓燕 / 四川职业技术学院

关于做好新时期高校教学档案管理工作的相关探讨

刘晓燕 / 四川职业技术学院

教学档案管理工作是高校教学工作的重要组成部分，它在提高学校的办学质量、明确学校的教学改革方向以及构建校园文化等方面发挥着重要的作用。随着时代的发展，我国高校教学档案管理被赋予了新的内涵，同时也面临着新的挑战。本文从高校教学档案管理工作的现状出发，深入分析了当前我国高校教学档案管理过程中存在的问题，并在此基础上给出了新时期做好高校教学档案管理工作的相关策略。

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纵观历史的轨迹，可以说每一个学校的教学档案都记录着一个学校的发展历程，承载着一个学校的历史文化。同时伴随着高校的发展，教学档案也在不断地丰富和充实。教学档案管理工作是随着教学档案的发展而衍生出的一项具体事务，它主要是指对学校招生、教学科研活动、管理决策详细记录收集、整理和归档的过程。新时期，高校教学档案管理工作逐渐变得复杂和具有挑战性，以致于在我国目前的高校教学档案管理过程中存在着一些问题，等待着我们去解决。

一、当前我国高校教学档案管理过程中存在的问题

（一）高校工作人员缺乏档案管理意识

高校教学档案管理是一项很重要的工作，然而在高校管理领域，它却常常受到人们的忽视。究其原因，则主要是因为高校工作人员缺乏档案管理意识。很多教师认为学校就是教师教书、学生学习的地方，学生成绩就可以说明一切，从而忽略了教学开展的过程，这使得很多教师不愿意上交教学档案，或者交上来的档案内容稀少，不能真实反映问题，也不具有实际的参考价值和储藏意义。

（二）高校教学档案管理制度存在缺陷

在当前高校教学档案管理过程中，经常会出现档案案卷丢失、错放、毁坏的现象，这不难看出，大部分高校的教学档案管理都比较混乱。同时，高校教学档案在归档、查找、借阅和归还等方面也存在着严重的漏洞。比如：高校档案管理员通常整天都忙于整理工作，工作量巨大，所以常常会导致高校档案归档不及时，这无疑增加了档案丢失的可能性；当有人想要查看借阅某些档案时，档案管理人员往往需要很长的时间来进行查找，这显然浪费了大量时间；有些档案被借出后，便没有了归来之日，从此消失，这必然也会产生不可估量的损失。所以，健全高校档案管理制度迫在眉睫。

（三）高校档案管理人员素质水平较低

从我国目前高校档案管理人员素质水平方面来看，可以大概得出这样一个结论，即高校档案管理人员素质水平普遍较低，其已经很难适应新形势下高校教学档案管理工作的需要。这突出表现为很多高校档案管理人员并不是相关专业出身，且有些档案管理人员文化程度也不高，他们缺乏基本的档案管理经验和技能，在日常的工作中，只能凭借蛮力来努力完成工作任务，这样既会增加档案管理员的工作压力，也不利于档案管理工作的有效开展，显然这种工作模式是不可取的。

（四）高校教学档案管理手段比较落后

随着时代的发展，计算机技术越来越普及，并对人们的生活产生了重大的影响。对于高校档案管理来说，亦是如此。计算机技术的应用，使得高校档案管理部门出现了信息化设备，但是，从目前高校信息化设备运用的实际情况来看，其使用效果并不理想。这突出表现在我国高校虽然出现了信息化的档案管理设备，但是在使用过程中还没有达到信息化管理的程度，有的档案管理人员依旧采用传统的管理模式，基本不使用现代信息化的设备，同时也不具备使用信息化设备的能力。所以高校教学档案管理手段落后严重阻碍了高校教学档案管理的发展。

二、新时期做好高校教学档案管理工作的策略

（一）高校必须树立档案管理意识

马克思主义哲学里面有讲到过“意识对物质具有反作用”，可见意识十分重要。的确如此，一个人具有了某种意识，在某种程度上就具有了开始某项行动的动力。所以，高校首先必须树立教学档案管理的意识，只有档案管理意识提高了，高校档案管理工作才能顺利开展。平时，学校可以积极举办档案管理知识讲座、档案管理知识竞赛、档案管理经验交流会等，鼓励广大师生积极参加，使他们能够在活动中自觉地树立起高校教学档案管理意识，强化自身在档案管理方面的责任，从而推动高校教学档案管理朝着科学化和合理化的方向发展。对于在档案管理过程中遇到的问题，档案管理员要主动上报，并积极想办法去解决。

（二）健全高校教学档案管理制度

高校教学档案管理制度是高校进行教学档案管理的重要依据。新时期，要想做好高校的教学档案管理工作，就必须要健全高校教学档案管理制度，靠制度来规范和约束高校的教学档案管理工作。同时在制定制度时，必须从高校教学档案管理的实际情况出发，按照高校档案管理的实际需求来制定。只有这样，制定出的高校档案管理制度才能更具有可行性，才能更好地约束高校档案的管理者和使用者，更好地促进高校教学档案管理工作的开展。

（三）提高档案管理人员素质水平

高校教学档案管理人员的素质水平直接关系着我国高校教学档案的管理情况。所以新时期提高教学档案管理人员的素质，是做好高校教学档案管理工作的一条有效措施。高校教学档案管理工作需要安排具备专业能力的工作人员来完成，这些人员要具有较强的责任感和正派的工作作风。同时，高校也要加强对高校教学档案管理人员的技能培训，不定期对他们的能力进行考核，以确保他们的职业水准，从而有效提高高校教学档案管理的质量，为学校发展提供更多有意义有价值的信息资源。

（四）完善高校教学档案管理系统

高校教学档案管理工作涉及的层面很广，涉及的人员也很多，所以，高校教学档案管理工作是一项系统性的工作，新时期只有全校人员共同支持和配合，才能真正做好高校教学档案的管理工作。具体而言，学校必须要积极宣传档案管理思想，树立起全校人员的教学档案管理意识；加大对有关档案管理培训工作的力度，提高全校人员对教学档案管理的重视程度等。各个院系也要积极建立专门的档案室，并安排专业档案管理人员进行管理，明确其职责，以有效缓解高校总档案室的工作压力，提高档案管理的效率和管理质量。

（五）落实高校档案管理信息化建设工作

信息技术在我国高校教学档案管理中已经有了初步的运用，但是效果不佳。新时期，要想切实做好高校的教学档案管理工作，就必须高度重视信息技术，充分发挥其优势，从而减少高校教学档案管理过程中不必要的时间和精力浪费，提高高校教学档案管理的效率。比如构建电子档案库，它一方面有利于档案管理员和使用者查询，另一方面也有利于档案的管理和储存。所以高校必须充分认识到信息技术的优势，逐渐加大对信息设备的投入，及时更新设备；同时也要加强对档案管理员的培训，使其能够熟练灵活地操纵信息设备，从而切实落实高校档案管理的信息化建设工作。

三、结语

综上所述，高校教学档案管理工作十分重要。针对现阶段我国高校教学档案管理工作中存在的问题，高校必须积极采取措施，比如：树立档案管理意识，健全高校教学档案管理制度，提高档案管理人员素质水平，完善高校教学档案管理系统，落实高校档案管理信息化建设工作等等，从而切实提高高校教学档案管理水平，为学校发展贡献更大的力量。

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