高校二级学院教学档案管理的问题与对策

2017-12-05淡珊

长江丛刊 2017年11期

淡珊

高校二级学院教学档案管理的问题与对策

淡珊

随着高校二级学院办学规模不断扩大，各类教学档案也逐年增加，教学档案管理工作显得尤为重要。教学档案管理是对教学情况的保存与记录,是教学和管理水平的重要标志；但在教学档案管理意识、管理队伍以及管理手段上，都存在一些不足之处。本文针对以上问题，提出改进意见，旨在提高二级学院教学档案管理水平,从而全面提升二级学院教学管理工作。

二级学院教学档案管理问题对策

教学档案是在教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件和资料的总称[1]。教学档案真实地记录了二级学院所有的教学实践和教学管理过程，是学院成长与发展的真实记录，具有历史查证的效用与价值，同时也是高校档案的有机组成部分。教学档案管理工作是二级学院管理工作的重要组成部分，教学档案管理的好坏是衡量二级学院教学管理水平的重要标志。

我院因历史原因及学校整体规划，经历了数学与数量经济学院、数学与统计学院、数学与经济学院三次大的调整，专业、师资队伍、学生等相关教学档案都有较大的变动，教学档案管理工作受到了一定的影响，以致给学院的教学考核、专业评估造成了一定影响。为提升二级学院教学管理水平、有效地发挥教学档案的价值，实施科学合理的教学档案管理工作显得尤为重要。本文基于对二级学院教学档案管理工作的意义、现状及问题的分析，探讨了二级学院教学档案管理的策略及发展方向。

一、高校二级学院教学档案管理工作的意义

（一）教学档案是教学管理工作的重要环节

高校二级学院的教学档案是在工作中形成的具有保存价值的材料，它是学院教职工在教学、科研、服务等工作过程中积累的原始资料，不仅是二级学院发展变化的见证，而且体现二级学院各个层面的工作及发展壮大的历程[2]。教学档案中记载着教学活动的经验和教训，对其进行分析研究，对于提高教学管理水平、制订教学计划和师资队伍建设无疑是非常有益的。

学院要维护日常正常的教学秩序，就离不开日常教学档案的收集和整理。每学期初的教材订购、课程安排表、授课计划及开学教学检查等，都需要教学档案的支撑，才能高效合理的运行；每学期期中的教学质量检查，也需要课程开设情况统计表、教师任课情况统计表、教师调课停课统计表、问题收集处理及反馈情况表、教研活动统计表、教师听课表、教师多媒体课件使用情况统计表、课程教学计划执行进度与教学实施情况、教师自查登记表等各类教学档案，来体现本学期的教学工作痕迹；而每学期期末考试、每届毕业生的毕业论文等教学档案的整理归档，又是一个学期，乃至几年师生教学活动的记录和凭证。

整个学期的教学档案，是学院教学管理人员和全体老师的教学、科研、服务等各项工作的真实体现，对提高学校教学质量都具有重要作用。

（二）教学档案是教学评估工作的重要材料

高校评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，是对高校进行监督和考核的主要形式。二级学院的教学档案是高校整体教学档案建设的重要组成部分，教学档案管理的规范化建设，体现着学校的教育教学质量和办学水平，它是评估的重要参考依据，是评估汇报材料的原始数据，教学档案管理的优劣很大程度上直接关系到评估的好坏。

2012年，在教育部对我校开展合格教学评估期间，学校及各二级学院对近年来各项教学档案进行了全面清理，特别是期末试卷、毕业论文等必查材料，我院也组织全体老师和部分学生，对期末试卷和毕业论文逐份检查，对发现的问题和不规范的细节一一整改，在最终的评估中，获得了较好的成绩。学院也以教学评估为契机,，加强了教学档案的规范化建设，使之更好地为教学、科研、管理服务，也将为2018年的审核式评估打下良好的基础。

新思想指引新征程，新时代需要新气象，新部署呼唤新作为。习近平总书记多次强调，培养什么样的人、如何培养人以及为谁培养人，这一命题是高等学校的根本问题。因此，要做好高校学生思想政治工作，必须全面落实立德树人的根本任务，将思想政治工作贯穿于教学科研和学生管理中，增强吸引力、感染力和说服力。

（三）教学档案为教学管理提供帮助

教学档案真实客观地反映了教学情况，凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、各种类型的教学会议等，这些档案可以为领导进行科学决策、开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。

二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，它可以帮助人们了解学院的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求二级学院，乃至学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的开展。

二、我院教学档案管理工作的现状及问题

（一）意识淡薄，对教学档案重视不够

从领导到普通教职员工往往只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是专兼职人员的配置和培训方面，都没有引起足够的重视。

档案材料的归档等必须由管理人员再三督促，教师往往为应付差事临时突击、草率整理，有的档案材料无落款、无日期、无单位盖章，没有说服力，造成档案材料不齐全、不完整、质量不高。还有的老师错误地认为档案工作与我无关，没有认识到自己的工作对学院及学校知识积累和开发利用的作用[3]。他们只是认为档案工作就是把自己工作中积累的材料简单地整理，也是自己的额外工作，而没有认识到这是自己工作中所积累的经验，平时整理完整对自己的科研项目和教学改革有很大的帮助。只有到了学院进行评估检查时才临时突击，应付了事。有些教师对档案的归档有抵触心理，认为教案、科研成果、听课记录等是属于自己的东西，应该自己保管，不应该交到学院保管。还有的人为了查阅方便，常把经手的材料据为己有，这样给档案的收集增加了难度。

（二）队伍不稳定，分工不明确

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业的知识培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。有的兼职档案员工作积极性不高，工作中敷衍了事，思想上认为该工作可有可无，所以没能真正履行其职责。这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响。

（三）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

如今是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还很低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷的检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件及目录文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、教学档案管理工作的对策及发展方向

（一）提高认识，完善制度

提高领导、教师和档案管理员的档案管理意识。首先，二级学院的领导要高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专业的专职人员负责，并保持管理人员的相对稳定，即使在人员调整时也要做好人员更换时的衔接工作，确保教学档案的完整性和延续性[4]。其次，强化教学档案管理人员的服务意识，要求专任教师积极配合和支持档案管理人员的工作，从根本上改变教学档案管理的不利局面。

与此同时，学校还可依据《普通高等学校档案管理办法》，结合二级学院实际情况，建立完善教学档案规章制度，明确教学档案的内容和各教师的责任，由各二级学院分管教学的副院长主管教学档案管理工作，配备工作认真、并有奉献精神的专兼职档案员。同时，还应当落实二级学院的档案管理人员或者兼职档案管理人员的待遇、并形成制度，从制度上支予以保证，从而为更好地进行教学档案建设和管理服务。

（二）加大投入，优化队伍

各高校对学校的发展和教学管理改革投入大量的资金，而对各二级学院教学档案管理的资金投入非常之少。为规范教学档案管理，加强档案管理的标准化、现代化，充分发挥教学档案的作用，更好地为二级学院的建设和发展服务，学校应加大对教学档案管理的基础设施的资金投入。

同时，为提高档案管理人员的服务意识，使其端正思想认识和提高专业水平，二级学院应加大力度提高教学档案管理人员的专业素养。如通过对档案管理人员进行档案知识的业务培训，或安排到省、市举办的档案培训班学习，或到其他高校参观学习等方式，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体档案进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类、归档管理利用等环节有更直观的认识，使档案管理人员的素养尽快达标，从而更好地服务于二级学院的教学与管理。

（三）利用信息化手段开展教学档案管理工作

随着网络和科技的快速发展，高校的教学档案也应跟上时代发展的步伐，传统的档案管理方式信息共享程度较低，信息处理的灵活性、时效性、准确性已经不能满足当前教学档案管理的需求。随着学校信息化水平的不断提高，高校二级学院也应引进先进的信息技术，在教学档案管理工作中加强信息化建设，提高信息化水平，不断创新教学档案管理模式，提高二级学院教学档案管理水平[5]。依托计算机网络技术，将现代信息技术与教学档案管理相结合，变革传统的教学档案管理模式，实现教学档案的电子化、网络化管理。

目前，各高校的数字化信息网络平台，加强并推动了教学档案和资料管理的现代化进程。例如，现在高校实行的数字化校园信息平台，全校师生可以随时进入学分制系统查询成绩、课表、课程安排和考试安排等信息，而且这些信息都是永久的保存。因此我们应加大力度建设校园信息平台，将更多地教学档案录入校园网的数据库，利用网络技术来实现良好的、快速的档案管理，并为教师和学生提高资源共享服务。