探析秘书工作的地位和职责

覃 伟

探析秘书工作的地位和职责

覃 伟

秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说：“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。秘书的主要职能作用是助手、参谋。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

秘书职能 谋事 参谋工作

一、秘书工作的地位

秘书既是指秘书部门，又是指秘书工作人员。秘书部门是领导机关中的一个综合性的办事机构；秘书工作人员是领导机关或者领导人的助手、参谋，辅佐领导人处理各项具体工作。秘书部门（秘书处、办公室）在领导机关中处于中枢地位，它协调机关各部门之间的工作，沟通各部门之间的信息，调整和解决各部门之间发生的矛盾。同时，它要处理机关内部的各种具体事务和领导人员的各种日常事务工作。行政秘书专指国家行政机关的秘书或者秘书部门。负责政府机关秘书工作的，一般为所在机关的秘书长或办公厅（室），比如国务院秘书长，省、市、县人民政府的秘书长、办公厅（室），国家各部委的办公厅，省府各厅局的办公室等等。秘书、秘书部门在行政管理系统中尤其特别重要的地位。它一方面是领导机关、领导人的助手、参谋，协助领导掌握情况、获取信息、进行决策、处理问题，分担领导人大量的事务性工作，可以使领导机关和领导人更能集中精力和时间去研究、处理更重大的问题，进行重大问题的决策，有利于行政领导更正确、更有效地进行工作。另一方面，它协调行政管理系统内部关系，在不同层级的行政机关之间，在同一层级行政机关各部门之间气纽带作用，沟通情况、协调关系，有利于发挥行政机关的整体作用，提高行政效率。

二、秘书工作的主要职责

行政秘书作为领导的参谋和助手，担负着重要的责任，他的职责是多方面的，主要有：

（一）协调领导收集、掌握信息

领导机关的基本任务就是决策，决策的正确与否，直接影响到行政效率，是行政管理成败的关键因素之一。决策的基础是信息，信息的获取是否及时、正确，信息反馈是否灵敏，都关系到决策是否正确，从而关系到管理是否有效。收集、掌握信息的方法有以下几种：通过文件掌握信息；有目的的进行调查研究；做好有关材料的信息统计工作；听取下属部门和人员的 情况汇报；通过群众来信来访和接待有关单位和人员来联系工作；有计划地阅读各种报刊杂志。

（二）协调领导进行决策，下达指令，检查执行情况

秘书或秘书部门在决策和下达指令工作中发挥重要的作用，他的主要任务是：协助有关职能部门，根据掌握的情况，研究并提出几种可行的决策方案；在领导研究并确定决策后，要把计划、规定、制度、措施以及决议等文件形成文字资料；通过会议或文件等形式，把领导的决策下达给所属部门单位，责成他们研究执行；检查决策贯彻、执行情况。

（三）做好文件、档案的管理工作

文书事务是秘书工作中的经常性的重要任务。文书包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、通告、通知、通报、请示报告、批示批复、函电等等，它们是传达、贯彻国家政策、法令和行政领导各种决策的书面材料，也是沟通情况、交流经验、知道工作的重要渠道。秘书的文书事务包括了起草文书、整理文书、大字、印刷、保管等具体工作。另外，档案工作也是秘书的经常性工作。

（四）管理和处理群众的来信来访和接待工作

做好群众的来信来访工作，是密切行政领导机关与群众的联系，听取群众的意见和呼声，改进机关工作的重要环节。同时，群众的来信来访，又为我们带来了大量信息，有利于国家的政策方针、领导决策的贯彻执行；有利于了解下属部门工作中取得的经验和出现的问题。秘书部门和秘书还要积极协助领导接待各地来本单位洽谈工作人员。

（五）做好会议的准备工作和组织工作

主要是：提供会议有关的各种情况和资料，对会议如何召开提出相应的方案建议；撰写会议文件初稿，处理各种会议文件；做好会务安排；认真做好会议记录，掌握会议情况；正确控制会议进程，交流会议情况，向领导汇报并贯彻他们的意见；组织好会议的宣布和贯彻好会议精神等内容。

三、秘书工作的特点

秘书部门和秘书人员在行政管理中的地位及职责，决定了秘书工作有以下特点：

（一）辅助性

秘书是领导的参谋和助手，秘书工作是行政管理工作的一个重要环节，它对行政领导起着辅助性的作用。秘书部门和秘书人员在处理任何问题时，应根据领导的决定和意图来进行，不能代替领导做出任何决定；提出各种方案、建议，必须经过领导的研究、讨论，认定后才能贯彻执行；秘书工作本身的业务一般来说都可以自行决定和办理，但一些重大问题同样应当经过领导的审核后才能实施。

（二）服务性

秘书工作的基本出发点是为领导在进行工作时创造方便条件，以提高工作效率和工作质量。秘书部门和秘书应当树立“三服务”的思想，即为领导服务、为本机关各部门服务以及为基层单位服务的思想。其中主要是为行政机关的领导进行管理服务。为此，提供优质服务，是秘书工作的又一个重要特点。为了实现优质的服务，秘书工作人员首先要努力做到准确地领会领导的工作计划和意图；其次，要了解、掌握服务对象的情况，即领导班子的工作分工、工作制度，每个领导人员的工作特点和规律等；其三，要熟悉本机关各职能部门的职责范围及主要负责人；最后，要努力做好各项事务性的工作。

（三）复杂性

秘书工作处于枢纽地位，它的工作对象、内容、方式都涉及到各方面。领导要抓的任何一项工作，都离不开秘书的协助。因而，秘书部门或秘书对每一方面的情况、问题都应了解，都要研究，并提出自己的意见供领导参考。秘书要处理和协调许多复杂机关、部门之间的矛盾、人际之间的矛盾，要与各种不同性格、不同要求的人打交道，无论工作性质和工作对象都是复杂多样的。有时领导还会交办一些特殊而紧迫的其他工作，秘书也应该认真对待。还要处理群众的来信来访和兄弟单位、下属部门来机关联系或者汇报的有关事宜。总之，秘书真如“万金油”，什么病都得治。这说明秘书应当是“通才”，善于应付各种局面，与各种不同的部门、人群接触并处理好他们中的矛盾，解决他们的问题。

（四）政策性

从秘书工作的性质和职责来看，秘书工作的全部内容都和政策紧密联系起来，秘书人员要经常检查本单位在实施管理中贯彻落实国家的方针、政策、法规、法令等情况，并及时向领导汇报，在制定决策处理文件过程中，必须和国家的政策、法令、上一级行政组织的决策保持一致；处理群众的来信来访大都是政策方面的问题。因此，秘书人员必须认真学习，理解党和国家的方针、政策，加强政策观念。

（作者单位：铜仁职业技术学院）

覃伟（1980-），男，贵州德江人，铜仁职业技术学院教师，研究方向：汉语言文学。