计算机网络技术在高校档案管理中的应用研究

朱明

摘 要：随着我国社会的快速发展，网络技术得到了空前发展，并被广泛应用到各个领域，信息技术和网络技术作为当今时代的主要发展趋势，高校档案管理工作只有积极地应用信息技术和网络技术，才能不断完善和创新档案管理工作，最终促进高校档案管理工作的进一步发展。本文主要讲述了高校档案管理的基本概述，计算机网络技术应用到高校档案管理中的优点，计算机网络技术的特点，我国高校档案管理中存在的主要问题以及计算机网络技术应用的主要措施。

关键词：计算机；网络技术；档案管理

一、引言

高校在进行档案管理时必须积极地应用信息技术和网络技术，才能够从根本上提高档案管理工作的水平，最终提高档案管理工作的质量。

二、高校档案管理概述

高校档案管理工作的本身特性就是文化性、信息性、教育性和知识性等诸多特性的有机融合，档案主要由文件在一定条件下经过转化而得，在广义上来讲包括照片、图表、文字等诸多类型。从哲学角度来讲，档案是对文件的不断扬弃，是保证文件完整性和原始性的基础条件，对于了解历史具有十分重要的意义，档案集中了分散状态下的文件，并且根据逻辑规律整合信息。档案能够有效地记录历史信息，充分发挥出档案管理工作的作用和价值，并且以直接的形式记录了历史，保证历史文献的完整性和真实性。

三、计算机网络技术应用于高校学籍档案管理的优点

（一）一次录入多次应用

高校利用计算机系统能够有效地将高校档案录入软件系统中，进而便于日后的管理工作，能够及时补充档案管理工作中所需要的各項数据信息。虽然选择一次录入会增加工作量，但是在录入完成之后便于后期使用，并且能够多次应用。

（二）档案检索高效便捷

相关管理人员能够实现自主查询，并且保证个性化的制定才能够有效的查到条件信息，最终通过网络技术和信息技术实现对档案管理中信息的获取，最终将数据信息显示到本地计算机中，同时还能够及时的做到打印和查询服务。

四、高校的档案管理的特点

（一）丰富性

高校的档案管理内容本身包括了诸多内容，如教学管理、课堂管理、科研管理等内容，在管理的过程中往往会出现大量文献，这些档案能够及时记录不同部门之间的业务范围，如制度、批示、报告等诸多文献，其本身具有较高的价值和作用。尤其对于科研档案管理来讲，其本身的研究手稿、项目成果以及著论等档案都是高校日常工作的主要资源库，覆盖范围比较广，所以高校档案管理具有丰富性的特点。

（二）复杂性

高校档案本身的来源比较广，不仅包括了高校内部的各个职能部门的日常工作内容，还包括了上级主管部门、国内外同类院校、科研院校的文件，所以，这些档案的来源决定了高校档案管理具有复杂性。同时，高校档案管理类型可以分为一级档案和二级档案等诸多级别，其中一级档案主要包括了党群管理中的党群档案，其能够有效反映党群工作管理的现状，行政档案主要是高校行政管理过程中的真实记载。此外，高校档案还包括了教学活动的教学档案和设备档案等诸多内容，并且结合高校档案管理工作中的具体划分，还可以划分为不同类别，决定了高校档案管理工作具有复杂性。

（三）周期性、专业性

高校主要的教学阶段以学期为主，原始档案产生具有一定的周期性，高校档案管理工作大部分都是根据学期进行归纳和整理的，所以档案管理工作具有较强的周期性。高校学生逐渐形成了一定的共性，每个高校之间不同院系都具有十分强的专业性，从而使高校档案管理也具有专业性。另外，由于教学活动的不同也会造成高校档案管理工作具有专业性和科学性。

（四）多样性

高校档案信息载体种类有很多，如纸质载体和数字载体等，随着信息时代和网络时代的来临，纸质载体的主导地位逐渐降低。为了能够提高高校档案管理的效率和水平，光盘、磁盘、胶片等取代了传统的纸质载体，档案相关内容和传递都与传统载体具有较大的差异，所以高校档案管理工作具有多样性。

五、高校档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视

目前，我国一部分高校在档案管理的过程中依然选择纸质档案，由于档案数量比较多、种类比较复杂，进而给档案管理工作带来了很多困难。一部分高校没有给予档案管理工作充分重视，从而投入力度也比较小，再加上相关档案管理人员比较少，导致每个档案管理人员都要承担大量的档案管理任务，没有太多精力进行档案资源挖掘，造成高校档案出现浪费现象。

（二）档案管理手段滞后

目前，我国一部分高校虽然为档案管理部门配置了现代化的管理设备，实现了计算机网络管理工作，但是从实际管理角度来讲，存在档案管理手段滞后的问题，存在很多漏洞。例如，档案数据库主要以条目数据库为主，而全文数据库和多媒体数据库不足，最终造成相应的录音和光盘等载体的档案数量比较少，都是由档案管理方式不当造成的。随着网络技术的快速发展，传统的管理方式已经远远无法满足用户的多种需求，不利于顺利开展各项工作。

（三）档案管理人员素质不高

高校档案管理工作的专业性和系统性较强，要求档案管理人员具有相应的专业知识和实践管理经验，但由于一部分高校并没有重视档案管理工作，导致人员配置不足，甚至很多档案管理人员并没有专业的知识和技能，不能及时掌握现代化的网络技术和信息技术，不能掌握熟练的操作技能，无法充分发挥出高校档案的作用和价值，最终造成档案资源出现严重浪费的现象，不利于高校档案管理工作的可持续发展。

六、计算机网络技术在高校档案管理中的应用

（一）树立现代化的档案管理观念

随着我国社会逐渐进入信息时代和网络时代，为了能够有效加强高校档案管理与网络技术之间的联系。高校要树立科学的网络信息化档案管理理念，不断加强计算机网络技术在档案管理工作中的应用，提高网络技术档案管理工作的责任意识，最终逐渐实现高校档案管理工作的网络化和信息化。endprint

（二）提高管理者的素质

高校档案管理工作的主体就是管理人员，档案管理人员的素质会直接影响到档案管理工作的质量和水平，必须要保证管理队伍的综合素质和专业技术水平，才能够不断的挖掘管理人员的潜力。专业的档案管理人才队伍是实现高校档案管理科学化以及规范化的基础条件。高校主要就是创造和传承的机构，其主要任务就是为社会发展培养高素质的专业人才，能够适应新时代发展的需求，不断的推动高校档案管理工作的顺利发展。所以，必须要对高校档案管理人员进行培训工作，不仅需要提高档案管理人员的综合素质和专业技术水平，还必须要提高档案管理人员的职业道德水平。

（三）利用计算机网络技术实现档案信息网络化

高校档案管理工作必须要积极地应用计算机网络技术，逐渐实现档案信息检索的智能化和网络化，并不断提高资源的共享程度。随着信息技术和网络技术的快速发展，高校对于档案的需求量不断增加，并且提出了更高的要求，档案管理工作必须要积极地应用网络技术对档案资源进行收集、加工等处理工作，从根本上提高档案资源的利用效率，调动管理人员的积极性和工作热情。

（四）高校档案管理应构建档案的管理机制

高校档案管理要想与信息技术进行有机结合，高校必须要制定科学、合理的规章制度才能保证档案管理工作的顺利开展。档案管理人员必须要在档案管理规律的基础上不断完善和创新高校档案管理规章制度，对高校档案管理工作做好預测规划和控制监督等工作，才能够调动档案管理人员的工作热情和积极性，提高档案管理工作的质量和水平。同时，高校档案管理必须要结合我国相关法律法规完善相关管理机制，将竞争激励机制逐渐引用档案管理过程中，并不断完善责任制度，将责任落实到每个管理人员身上，才能有效避免管理人员出现懈怠的现象，最终保证档案管理工作的高效性。

（五）提高档案的案卷质量

为了能够提高高校档案管理工作的质量和效率，高校必须要充分利用信息技术和网络技术，不断提高档案案卷本身的质量，并且对其进行科学、合理的加工处理，才能够更好地保存档案。另外，高校必须要保证档案本身的实效性，让档案管理工作为高校创造出更多的经济效益和社会效益。高校档案的信息资源能够通过网络化以及数字化建立标准并且共享的数据库。目录数据库能够储存较多的数据信息，并且对其组合进行深层次排列，保证其分类的科学性和合理性。高校档案管理工作能够直接体现出高校本身的管理水平和精神风貌，所以，在进行档案管理的时候必须要将质量放到首要位置。高校在进行档案管理的时候，应积极应用信息技术和网络技术对不同资料进行分类和划分，从而提高档案管理工作的水平和效率。

七、结语

随着信息技术和网络技术的普及，为了能够从根本上提高档案管理工作的水平和质量，高校必须要积极地应用网络技术和信息技术，不断完善和创新高校档案管理工作模式，最终才能够提高高校档案管理工作的水平，有助于我国高校的可持续性发展。

参考文献：

[1]王慧乐.网络环境下创新高校档案管理[J].档案管理，2014（2）.

[2]赵春苗.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].科技创新与应用，2014（7）.

[3]刘燕江.计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J].信息与电脑：理论版，2013（4）.endprint