“互联网+”环境下电子文件利用方式研究

摘 要：“互联网+”的不断深入发展，使得电子文件的利用越来越广泛，并已经成为我国信息化实践的一种基本凭证。在检索、传输、利用等方面，电子文件以简单、高校、快捷、可足不出户的在电脑终端可以看到并利用的特点，使得人们对其信赖有加，并使用越来越频繁。但是，电子文件在利用的过程中也存在一定的安全和管理问题。因此，本文通过对电子文件在互联网+的环境下利用的方式及其存在的问题进行探讨，并针对性的提出改进策略，为互联网背景下，电子文件利用的安全性提供保障。

关键词：电子文件；“互联网+”；电子文件利用方式

在现代化的企事业单位管理中或者个人的生活中，文件是主要的信息交流的重要载体，同时，文件作为“凭证”“信息资源”等的定位，这对于企业、政府和社会的发展具有非常重要的意义。随着信息化技术的不断发展，电子文件这种自动化的信息载体已经取代之前的纸质文件被广泛的运用，但是从传统的纸质文件向互联网+技术的电子文件的传化虽然推动了社会的发展，并给企事业单位、政府和社会的管理创造了便利，但是在电子文件的利用和管理方面还是存在一定的问题，这些问题有一部分是技术的原因导致的，但是也有一些是因为现用的文件管理不足造成的。因此，研究互联网+环境下电子文件的利用方式具有非常重要的意义。

1 电子文件利用的方式分类

（一）作为文件载体利用

电子文件作为文件载体利用，主要是指企事业单位或者政府的文件保管的部门给文件使用者直接提供所需的电子文件的文件载体的一种方式。这个利用方式要求文件保管的部门必须具备输出、处理和实现电子文件的软硬件的平台。这种利用方式，减少了通信传输过程中的管理工作，但是这种利用，很大程度上局限于文件保管部门的计算机信息系统中文件信息资源的量。

（二）作为载体复制利用

载体复制，是指用户利用移动硬盘或者光盘等将档案部门载体上的电子文件信息复制过来，并带回去使用的一种电子文件利用方式。这种方式可以达到同一个电子文件被多次的重复使用，更加的提升了信息资源的利用率，但是，这样的利用方式，在一定程度上加大了电子文件的信息安全隐患，在处理不当的时候，也容易造成电子文件中的信息的缺失。因此，在使用这种电子文件利用方式的时候，一定需要设置一定的复制和使用的权限，确保电子文件中信息资源的安全性、完整性和保密性。

（三）在网络浏览的利用

随着互联网+的不断深入发展，网络给予了电子文件提供了更大、更便捷的传递平台，网络浏览成为了电子文件的信息资源的一个重要的交流方式，网络流程也就成为了电子文件利用的一个重要方式。这种利用方式对于企业之间、单位之间、馆际之间等信息资源的互相交流是非常有利的。这种利用方式解决了之前的电子文件存储载体或者复制等要求，直接通过现代化的网络进行电子文件的传递，这样更加的便捷、安全、保密性强，而且只需要利用双方都有浏览器和相应的电子文件信息资源输出设备就可以完成的。

2 互联网+环境下电子文件利用方式存在的问题

（一）电子文件信息安全存储问题

在互联网+的环境下，电子文件的利用方式有以上三种，但是在这个利用的过程中，容易造成电子文件信息的存储的安全和内容的安全。这种安全问题主要是由电子文件的存储载体造成的。电子文件的存储载体可能会因为使用太久或者自身的质量等问题造成的存储载体的损毁，导致电子文件载体的信息数据不具可读性。

（二）电子文件流转中的信息安全问题

对于电子文件的信息安全来说，信息安全技术主要是应用在电子文件的流转中和存储过程中，这表明了，电子文件的信息安全是一个连续不可间断的过程，虽然对电子文件存储过程中的安全很重要，但是电子文件流转过程中的安全也不可忽视。在现在的电子文件流传过程中的信息安全技术有一种应用比较广泛的就是加密技术，这是一种对电子文件进行加密后形成一段不可读的代码，需要输入相应的密钥才可以看到真实的电子文件信息的一种方式，防止电子文件在流传的过程中出现安全问题，但是现实生活和工作中，很少有单位对该情况给予高度重视，加密技术也很少运用到电子文件的流传中，造成了电子文件信息安全问题的频发。

（三）电子文件信息安全管理问题

电子文件信息安全的管理，是电子文件管理的重要部分，也是信息安全保障的前提，但是很多的信息安全管理问题都是因为管理人员的安全意识淡薄或者信息安全管理制度的不完善等引起的。例如2010年的维基解密事件，该事件的发生和形成虽然有非法人员的窃取行为造成的，但是更重要的是內部电子文件信息管理人员安全管理意识淡薄引起的。当电子文件信息管理人员缺乏信息安全管理意识的时候，他们对于电子文件的管理能力是不够的，对于电子文件信息安全的问题没有处理能力，也无法做到绝对维护，那样对于电子文件信息的安全构成了严重的威胁。因此，为了更好的确保电子文件信息安全，建立适合的电子文件信息管理机构，制定科学合理的电子文件信息安全管理制度是十分必要的。

目前，我国的很多企事业单位在进行档案管理的过程中，主要采用的是电子文件和纸质文件并存的一种管理方式，这种方式对于电子文件信息的安全是十分不利的，在进行电子文件的信息管理的制度的制定的时候，因为局限于部分传统纸质文件档案管理的存在，使得电子文件信息化管理与现代化信息发展存在一定的差距，无法做到完全的电子文件信息的安全管理。而一切的电子文件信息安全的管理是需要依靠档案管理人员来完成的，这就需要管理人员具备一定的电子文件信息资源的收集、整理、归纳和利用电子文件的能力，并且这些能力需要得到电子文件信息管理机构的认可，通过一定的管理手段来实现。

3 基于联网+环境下电子文件的利用方式的建议

（一）建立电子文件信息检索数据库

建立电子文件信息检索的数据库，是指按照一定的程序，将电子文件的信息资源进行筛选、整合、编排、存储、管理等的一个过程。这种方式可以有效的对各类的电子文件信息进行分类存储，后期人们在利用电子文件信息检索数据库的时候，可以根据自己的需求选择不同的数据库进行分类检索，减少了检索的时间，确保了信息的完整性和有效性，这是在最大程度上利用了现代化的互联网+的优势，加强对电子文件的利用。

（二）实现电子文件网上聚合共享

实现电子文件网上的聚合共享，可以促进电子文件信息资源的有效聚合，达到最大程度的信息资源的共享和交流。在现代化信息科技飞速发展的今天，通过互联网进行电子文件的信息资源的获取是一种适合现代社会发展的重要方式，这种方式提高了档案开放服务的水平，同时也给予了不同需求的人们选择不同档案信息的机会，这种聚合共享在一定程度上讲电子文件的信息资源进行了整合，在达到共享的同时，降低了分散查找资料的难度。

（三）对电子文件实施标准化管理

在互联网+的环境下，电子文件资源信息的网络利用，关键是对单子文件实施标准化管理。对电子文件实施标准化管理，首先需要将电子文件利用过程中的各个环节进行标准化管理，确保电子文件的有效利用。但是现代社会中，虽然很多企事业单位对电子文件实施了管理，但是其标准不一，具有自身的特色，使得相互交流出现了障碍，只有在全国范围内实施电子文件的标准化管理，才能有效的推动互联网+环境下电子文件的利用，现实电子文件的交流和共享。

参考文献

[1]殷菲.电子文件信息安全问题与策略研究[D].安徽大学，2016.

[2]陈珲夏.机构电子文件管理能力评估与实证研究[D].浙江大学，2014.

作者简介

罗茜（1984-），女，汉，湖南长沙市人，本科，助理馆员。endprint