基于信息化建设的公证档案管理问题

朱玉笙

摘 要：当下，信息化时代的带来让社会信息的传播方式也放生了重大的变革，人们的生活方式、工作方式和思维习惯都受到了科技信息发展的影响，社会各行各业都在加强信息化建设。本文就公证行业中基于信息化建设的公证档案管理相关问题进行探讨，旨在适应社会信息化发展的趋势，以信息技术为基础建立功能齐全的数字化档案馆，优化公证档案的管理工作。

关键词：公证档案；信息化建设；管理

档案管理与人们的生活息息相关，与整个社会的发展和经济建设也有着密不可分的关系，尤其是很多重要的历史档案能为社会经济发展的研究提供参考资料。随着公证事业的发展，人们提高了对公证档案管理工作的重视，通过对公证档案的信息化建设加强管理工作，有利于法制的建设和公证事业的健康发展。

1 公证档案信息化建设的必要性

近年来，随着社会经济的快速发展，社会各界对公证档案的利用率和查询率不断提高，而传统的纸质档案管理方式已经满足不了当下人们对公证档案管理服务的需求了。为了环节档案管理服务和需求之间的矛盾，降低公证档案的受损度，最大程度的提高公证档案的使用价值，公证机构必须顺应时代的发展，通过对现代信息化网络技术的应用，加强公证档案管理工作，对重要的公证档案实行数字化管理，重新整合档案资源，建立具有一定安全系数的公共网络平台，提供网络查询服务。

2 公证档案信息化建设中的问题

2.1 信息化建设中的标准规范针对性不强

为了满足档案信息化建设发展的需要，我国曾制定了关于档案信息化建设的标准规范，并给出了实施意见，比如2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中就档案信息化电子文件的各个管理环节多给出了相关规定，尤其是档案网络化服务、传统载体档案的数字化、电子档案的保管以及档案管理系统软件的应用环节，这些规定都为公证档案的信息化建设管理工作提供了有效的依据。但公证档案不同于其它档案，管理有自己的特殊要求，借阅档案也非常严格，国家层面制定的标准都过于笼统，缺乏对行业特征的针对性[1]。

2.2 公证档案信息化建设缺乏建设设备和专业人才

就目前情况而言，有些公证机构迟迟未实现公证档案的信息化管理，还在沿用手工操作的管理方式，尤其是对档案进行检索和查阅这两个相对繁琐的环节，造成这种现象的主要原因就是公证单位缺乏现代化的信息管理设备和熟练掌握信息技术运用技能的专业人才，这让公证档案管理的效率和水平始终无法提高，对公证档案的查找和使用的频率不高，导致无法充分发挥档案文件的价值和作用，与信息化时代下的公证业务发展要求不符。

2.3 数据库建设质量达不到档案信息化建设的要求

对电子文件进行有效管理的基础是建立不同类型的数据库，比如多媒体数据库、全文数据库、元数据库和目录数据库等。尽管目前大部分公证行业在公证档案信息化建设的过程中建立了不同类型的数据库，但以电子档案数据库建立的标准来看，在兼容性和统一性上不符合要求。加之很多已形成数字信息化的公证电子档案因为格式、识别方式和分辨率参数的不同，在使用和管理过程中受到很多限制，导致公证行业的电子档案中的信息资源共享度不高，除此以外，公证行业信息化建设中落后的硬件设备让数据化技术得不到充分发挥，管理方式上也相对落后，时常出现数据不完整、图像分辨率低的情况，大大降低了数据检索的准确性和数据库的质量。

3 公证档案信息化建设与档案管理的措施

3.1 更新观念，增强档案管理现代化意识

实行档案管理现代化的基础是工作人员拥有现代化的管理观念，这也是实现档案管理现代化的首先内容。档案管理工作人员缺乏现代化的信息意识，就算有再完美的档案管理设施和技术，也难以实现信息化的档案管理。在信息化建设的公证档案管理过程中，档案管理人员要坚持用科学的管理手段进行工作，树立牢固的依靠科技进步的观念，建立合拍于时代的信息化档案管理意识，改变传统时代背景中封闭保守的档案管理思想，将档案管理工作的被动式服务向主动式服务转变，由粗矿式的管理向精细化的管理转变，有封闭式的服务想开放式的服务转变[2]。

3.2 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

公证机构要及时为公证档案管理的信息化建设配备必要的硬件设备，让现代科技和缩微技术在档案管理中充分发挥其作用，加快档案管理信息化建设的步伐，同时促进对这方面使用软件的研制。一方面，这需要各地方政府加大对公证机构的财政投入，而档案部门要在提高自身管理水平的基础上积极争取经费的支持。公证机构的档案管理部门要将自身拥有大量档案资源的优势充分利用起来，挖掘档案资料的利用价值，以社会各方正当的需求为基础整理档案信息，当公證档案的潜在价值转化为实际效益。随着硬件设施的建设，现代化技术和手段在公证档案管理中的应用，成为了档案工作中的活力点，这对提高档案管理工作，实现公证档案价值的充分体现有着积极的促进作用。

3.3 提高公证档案信息化建设数据库的质量

出于对公证档案长期利益和短期利益的综合性考虑，在公证机构档案管理信息化建设的过程中，要对不同类型数据库的建立进行全方位的考虑，保证建立起来的公证档案信息数据库具有可共享、可迁移、可修复和标准化的特征。提高公证档案信息化建设数据库的质量要从多个方面入手，从一开始优化对数据库的设计、加强各环节管理控制度、针对数据库制定质量考核体系等等，更详细的掌握公证档案信息收集、录入和备份的情况，保证信息资源的准确性和完整度，提高数据库的质量。

3.4 创新档案信息服务手段

对公证档案管理实行信息化建设的最终目的是提高档案利用率，发挥档案信息的价值，而这一切离不开对信息化档案管理服务手段的创新，在信息化建设过程中，强化对档案信息进行远程查阅和调取的服务能力[3]。公证机构可以根据我国相关法律的规定和公证档案的特殊性，对档案制定科学的公开级别设定，以网络平台为基础，建立公证档案信息资源公开评估体系，相关部门定期以固定形式向指定的网站上传需要公开的信息，其他部门利用网络链接的功能对有联系的资源进行完善与整合，提高档案信息资源网内容的完整性，针对具有保密性的公证档案，在查询和取阅流程中，要反复对使用者的身份信息进行确认，对这种类型的材料提供查询服务时要借助网络加密的检索方式，在既保证公证档案信息安全的同时又能让相关人员便捷的查阅档案。

3.5 大力培养公证档案信息化建设的复合型人才

公证部门应加强档案管理知识和信息技术的培训活动，定期组织相关工作人员参与，并将信息化档案管理知识较为系统地传授给工作人员，使其能对信息化管理方式更好地适应、更熟练的掌握，以此将现代信息技术充分融入传统档案管理知识中，进而培养出与信息化要求相适应的公证档案管理队伍。另一方面，公正单位也必须建立健全人才引进机制，将引进目标投向信息知识、业务能力兼具的复合型人才，进一步推动公证档案信息化建设。

4 结语

总而言之，为了顺应时代的发展，对公证档案进行信息化建设是势在必行的，为了公证档案进行更好的利用，不断开发档案资源的价值，加强基于信息化建设的公证档案管理工作更是重中之重，这不仅需要公证机构大量引进或培养具有信息技能的专业人才，还要将档案进行信息化和数字化的转化，实现以公证档案信息化建设带动与档案相关的基础业务，促进档案事业各项工作迈上新的台阶，更好的为当事人提供优质的服务。

参考文献

[1]石桂华.公证档案信息化管理[J].才智， 2010（34）：352.

[2]吴展文.公证处强化公证档案规范化管理[J].中文信息， 2017（3）.

[3]金红.加强公证档案信息化建设的有效途径[J].黑龙江档案， 2013（5）.endprint